Worauf basiert die Dokumentation?
Die dokumentarische Grundlage eines Projekts ermöglicht Folgendes:
- Alle Anhänge anzeigen, die diesem Projekt oder Aufgaben in diesem Projekt zugewiesen wurden.
- Verwalten Sie die Anhänge (hinzufügen, löschen, Vorschau).
Betrachtung der Dokumentarbasis
Um auf alle den Aufgaben eines Projekts zugeordneten Anhänge zuzugreifen, gehen Sie zu dem Projekt Ihrer Wahl und klicken Sie auf die Büroklammer oben rechts auf Ihrem Bildschirm.
Man kann unterscheiden zwischen:
- Die den Aufgaben zugeordneten Anhänge, deren Namen in der Spalte „Aufgabe“ auf dem Board stehen.
- Die Anhänge wurden direkt dem Projekt hinzugefügt, ohne dass in der Spalte „Aufgabe“ ein Name eingetragen wurde.
Einige Anhänge können durch Klicken auf das Augensymbol rechts neben den Anhangszeilen in der Vorschau angezeigt werden. Die Vorschau ist nur für bestimmte Formate möglich.
- Image/bmp.
- Text/htm.
- Text/html.
- Image/jpg.
- Image/jpeg.
- Application/pdf.
- Bild/png.
- Image/tiff.
- Text/plain.
Anhänge können durch Klicken auf das Pfeilsymbol nach unten heruntergeladen werden.
Falls Sie einen Anhang nicht finden können, können Sie ihn mithilfe der Suchleiste am oberen Rand der Dokumentendatenbank anhand von Wörtern oder Zahlen suchen:
Verwaltung der Dokumentationsbasis
Hinzufügen von Dokumenten zu einem Projekt
Sie können dem Projekt Anhänge aus der Dokumentenbasis hinzufügen.
Gehen Sie dazu zur Dokumentenbasis des Projekts und klicken Sie auf die Schaltfläche „Anhang hinzufügen“, wobei der Auswahlbutton auf „Projekt“ eingestellt ist.
Sie können wählen zwischen:
- Füge eine Datei hinzu.
- Fügen Sie einen Link hinzu.
Datei hinzufügen
Um eine Datei hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf „eine Datei“. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die auf Ihrem Computer gespeicherte Datei auswählen können.
Nach der Auswahl wird der Anhang auf der Dokumentenbasis mit einem Download-Symbol zum Öffnen der Datei angezeigt.
Fügen Sie einen Link hinzu
Um einen Link hinzuzufügen, klicken Sie auf „Link hinzufügen“. Dieses Fenster wird angezeigt:
Füllen Sie die Felder „Name“ und „Link“ aus und klicken Sie anschließend auf „Bestätigen“.
Wie beim Hinzufügen einer Datei wird der Link in der Dokumentendatenbank mit einem Pfeil nach rechts als Symbol zum Öffnen des Links angezeigt.
Hinzufügen von Dokumenten zu Aufgaben aus der Dokumentenbasis
Sie können auch Dokumente aus der Dokumentendatenbank zu Aufgaben hinzufügen.
Gehen Sie dazu in die Dokumentendatenbank des Projekts und klicken Sie auf die Schaltfläche „Anhang hinzufügen“, wobei der Auswahlbutton auf „Aufgabe“ eingestellt ist.
Anschließend können Sie die Aufgabe auswählen, der Sie den Anhang hinzufügen möchten.
Um Anhänge direkt in den Projektaufgaben zu verwalten, klicken Sie bitte auf den folgenden Link: https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/attachment-task/
Löschen eines Dokuments aus der Dokumentenbasis
Um Dokumente aus einem Projekt zu löschen, gehen Sie zur Dokumentenbasis dieses Projekts und klicken Sie auf den Papierkorb rechts neben dem gewünschten Dokument.
Gut zu wissen: Das Löschen eines Dokuments ist endgültig.
Anhänge gemäß den Benutzerrechten anzeigen
- Eingeschränkter Lesezugriff: Mitglieder mit dem Status „eingeschränkter Lesezugriff“ für das Projekt können nur die Anhänge der ihnen zugewiesenen Aufgaben sehen.
- Eingeschränkte Bearbeitung: Mitglieder mit dem Status „Eingeschränkte Bearbeitung“ für das Projekt können nur die ihnen zugewiesenen Aufgaben lesen und Anhänge hinzufügen. Sie können nur die von ihnen hinzugefügten Anhänge löschen.
- Schreibgeschützt: Mitglieder mit der Berechtigung „Schreibgeschützt“ für das Projekt können alle Anhänge ansehen, aber nicht löschen oder hinzufügen.