Die individuelle Agenda
Die Agenda bietet einen Überblick über alle Aufgaben, die einem Benutzer zugewiesen sind. Sie wird in monatlicher Form dargestellt, wobei die Aufgaben den einzelnen Tagen zugeordnet sind.
Um Ihre Agenda einzusehen, klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Agenda“:
So sieht Ihr Terminkalender aus:
Die Farbe der Aufgabe im Terminkalender entspricht der Farbe des zugehörigen Projekts.
Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen einer Aufgabe, um zu sehen, zu welchem Projekt und welcher Aufgabenliste sie gehört, ihren Fertigstellungsgrad in Prozent, ihr Startdatum, ihr Enddatum, ihre Dauer, ihre eindeutige Referenznummer für Ihre Projekte und Aufgaben sowie gegebenenfalls ihre Sonderfelder.
Bearbeiten einer Aufgabe
Klicken Sie in Ihrem Kalender auf eine Aufgabe, um sie zu öffnen und auf die Details der Aufgabe zuzugreifen: Sie können sie bearbeiten und Inhalte hinzufügen.
Einstellungen der Agendaansicht
- Sie können in der Agenda von Monat zu Monat wechseln, indem Sie die Pfeile um das Kalendersymbol oben links verwenden:
- Oben rechts im Kalender befindet sich ein weiteres Kalendersymbol, mit dem Sie Wochenenden mit einem einzigen Klick ein- oder ausblenden können:
- Oben rechts im Kalender befindet sich ein Dropdown-Menü, mit dem Sie die Anzeige der Aufgaben verwalten können: Zeit ausblenden, Geplant, Erledigt, Geplant + Erledigt:
Der Inhalt dieser Ansichten wird im Abschnitt „Zeiten zum Ansehen und Bearbeiten“ weiter unten detailliert beschrieben.
- In der oberen rechten Ecke befindet sich eine Schaltfläche, mit der Sie das Synchronisierungsverwaltungspanel für Kalender, Exporte oder Importe öffnen können:
Um mehr über mögliche Synchronisierungsoptionen zu erfahren, lesen Sie bitte den folgenden Artikel:
Abschließend können Sie zwei Kästchen in der oberen rechten Ecke an- oder abwählen:
- Zugewiesene Aufgaben anzeigen: Wenn das Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, werden nur Aufgaben mit geplanten oder erreichten Zeiten angezeigt.
- Aufgabenzeiten anzeigen: Wenn das Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, können Sie nicht mehr sehen, ob die Aufgabe für den gesamten Tag oder für einen bestimmten Zeitraum geplant ist:
Zeiten ansehen und bearbeiten
Die Ansichten
Die verschiedenen Möglichkeiten, die Daten auf der Tagesordnung darzustellen:
- Geplante Zeit
Diese Ansicht zeigt die geplanten Zeiten mit den entsprechenden Auslastungsraten.
Wenn das Kontrollkästchen „Zugewiesene Aufgaben anzeigen“ nicht aktiviert ist, werden Aufgaben ohne geplante Zeiten nicht angezeigt.
- Erreichte Zeit
Diese Ansicht zeigt die erreichten Zeiten mit den entsprechenden Auslastungsraten.
Wenn das Kontrollkästchen „Zugewiesene Aufgaben anzeigen“ nicht aktiviert ist, werden Aufgaben ohne erreichte Zeit nicht angezeigt.
- Ansicht der geplanten und erreichten Zeiten
Hier werden alle Zeiten angezeigt, sowohl die geplanten als auch die tatsächlichen, zusammen mit den entsprechenden Auslastungsraten.
Wenn das Kontrollkästchen „Zugewiesene Aufgaben anzeigen“ nicht aktiviert ist, werden Aufgaben ohne Zeitangabe nicht angezeigt.
Die Zeitangabe auf der linken Seite ist die geplante Zeit, die Zeitangabe auf der rechten Seite die tatsächlich erreichte Zeit.
Gut zu wissen: Wenn Sie eine erreichte Zeit eingeben, ist das Eingabefeld von einem blauen Rahmen umgeben.
Auslastung
Die Auslastungsraten sind auf Tages-, Wochen- und Monatsebene einsehbar.
Betrachtet man die geplanten und die tatsächlichen Zeiten, ergeben sich zwei Belegungsraten: eine für die geplanten Zeiten (links) und eine für die tatsächlichen Zeiten (rechts).
Ein Piktogramm zeigt die belegte Zeit in Grün und die verfügbare Zeit in Grau an. Dieses Piktogramm zeigt den prozentualen Anteil der zugewiesenen Zeit (z. B. 1 Tag = 100 %).
Dadurch lässt sich erkennen, ob die betreffende Person noch Zeit hat oder ob sie an einem bestimmten Tag überlastet ist. Das Piktogramm ist rot, um Ihre Aufmerksamkeit zu erregen.
Anzahl der pro Tag geleisteten Arbeitsstunden
Bei der Berechnung der Auslastungsrate wird die Anzahl der täglich geleisteten Arbeitsstunden berücksichtigt, also Ihre tägliche Verfügbarkeit zur Erledigung von Aufgaben.
Die geleisteten Arbeitsstunden müssen oben in Ihrem Terminkalender angegeben werden; jeder Wochentag entspricht einer bestimmten Stundenzahl.
Die oben im Kalender angegebenen Uhrzeiten, beispielsweise für Montag, gelten kaskadenartig für alle Montage in Ihrem Terminkalender:
Sie können jedoch für einen bestimmten Tag den Standardwert anpassen, um einer Ausnahme Rechnung zu tragen. Im Folgenden wurde beispielsweise die Anzahl der am Mittwoch, dem 3. September, geleisteten Arbeitsstunden angepasst:
Direkter Zugriff auf die Spezialfelder
Um spezielle Felder anzuzeigen, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke der Aufgabe:
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die speziellen Felder anzeigen und bearbeiten können.
Erstellen einer Aufgabe in der Agenda
Es ist möglich, eine Aufgabe aus der Agenda zu erstellen.
Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Aufzeichnen“ und anschließend auf „Neue Aufgabe“.
Folgende Elemente müssen ausgefüllt werden:
Eine Aufgabe in einem Projekt kann nur dann aus der Agenda erstellt werden, wenn man über die entsprechenden Berechtigungen für das Projekt verfügt.
Sie können die Aufgabenerstellung auch über die Schaltfläche „+“ rechts neben jedem Tag des aktuellen Monats aufrufen.
Zeitprotokoll und Nichtverfügbarkeitszeitraum aufzeichnen
Verschiebung geplanter Zeiten
Sie können geplante Zeiten per Drag & Drop vor oder nach dem Tag, an dem die Zeit eingegeben wurde, verschieben. Ein blaues Feld zeigt an, dass es möglich ist, die ausgewählte Zeit auf den gewünschten Tag zu verschieben.
Eine geplante Zeitverschiebung ist nur unter bestimmten Bedingungen möglich:
- Sie müssen über den Status als Ersteller/Administrator oder das Änderungsrecht des Projekts verfügen, zu dem die Aufgabe gehört.
- Sie müssen sich in der Ansicht „Geplante Zeiten“ der Tagesordnung befinden.
Beachten Sie, dass Terminbeschränkungen (Verknüpfung + Meilenstein) eine Verschiebung des Zeitpunkts verhindern können.
Notieren Sie Ihre Zeiten
Sie können für eine Aufgabe in einem Ihrer Projekte geplante oder bereits erledigte Zeiten eingeben, auch wenn die Aufgabe nicht in Ihrem Kalender angezeigt wird (die Aufgabe wird in Ihrem Kalender angezeigt, wenn sie für den Zeitraum, den Sie gerade ansehen, geplant ist und wenn Sie ihr zugewiesen sind).
Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Aufzeichnen“ über Ihrem Tagebuch und anschließend auf „Zeit“.
Füllen Sie das sich öffnende Stundenblatt aus:
Die von Ihnen eingegebene Zeit wird automatisch im Reiter „Wer“ der Aufgabe und in der Zeitübersicht in den verschiedenen Ansichten angezeigt.
Sie können den Stundenzettel auch über die Schaltfläche „+“ rechts neben dem Namen und Datum des jeweiligen Tages aufrufen.
Füge eine Pause hinzu.
Sie können Ihre Nichtverfügbarkeit zu Ihrem Kalender hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche „Aufzeichnen“ und anschließend auf „Freier Tag“ klicken.
Füllen Sie das sich öffnende Nichtverfügbarkeitsblatt aus:
Ihre Abwesenheitszeiten generieren automatisch eine Auslastungsrate, die in Ihrem Kalender zusammen mit der Dauer und dem Zeitraum der Nichtverfügbarkeit angezeigt wird.
Gut zu wissen: Um die Agenda eines anderen Mitglieds einzusehen, gehen Sie zu Ihrer Mitgliederliste und klicken Sie auf das gewünschte Mitglied. Dessen Agenda erreichen Sie über das Agenda-Symbol unter seinen Initialen oder seinem Profilbild. (Siehe Artikel „Mitgliederprofil“) https://www.beesbusy.com/resources/features/members/member-profile/).
Sie können auch auf die Agenden anderer Mitglieder über die Teamagenda zugreifen, indem Sie auf das Agenda-Symbol rechts neben den Namen der Mitglieder klicken, wie in dem hier verfügbaren Artikel zu diesem Thema beschrieben: https://www.beesbusy.com/resources/features/agenda/how-can-i-easily-view-my-teams-workload-plan/
Sie sehen hier nicht zugängliche Aufgaben, also Aufgaben eines Projekts, auf die Sie keinen Zugriff haben. Diese Aufgaben sind grau dargestellt.
Wenn Sie an einem Projekt teilnehmen, für das Sie nicht der Administrator sind, und das Mitglied, dessen Kalender Sie einsehen, vertrauliche Aufgaben hat, denen Sie nicht zugewiesen sind, werden diese vertraulichen Aufgaben ebenfalls unter dem Namen „Aufgabe nicht zugänglich“ angezeigt, jedoch in der Farbe des Projekts.
Wenn Sie in einem Projekt nur Lese- oder Bearbeitungsrechte haben, werden die Aufgaben dieses Mitglieds als „Aufgabe nicht zugänglich“ bezeichnet. Diese Aufgaben haben die Farbe des jeweiligen Projekts.
In Rosa: Die Aufgabe ist Teil eines Projekts, an dem Sie mitarbeiten und bei dem Ihre Berechtigung zum Bearbeiten oder Lesen eingeschränkt ist. Es könnte sich auch um eine vertrauliche Aufgabe handeln.
Grau markiert: Die Aufgabe ist Teil eines Projekts, an dem Sie nicht beteiligt sind.