Der Arbeitsablauf
Sie können einen oder mehrere Workflows für ein Projekt konfigurieren.
Das Ziel eines Workflows besteht im Wesentlichen darin, einen Prozess in Form von Schritten darzustellen und den Ablauf der Aufgaben vom Startschritt bis zum Endschritt durch die Erfüllung bestimmter Bedingungen zu beschränken.
Mit der Workflow-Funktion können Sie die Prozessschritte, die Übergänge zwischen den Schritten sowie die mit den Schritten und/oder Übergängen verbundenen Einschränkungen definieren.
Nur Mitglieder mit Projektadministratorrechten können einen Workflow erstellen und/oder ändern.
In diesem Artikel erfahren Sie zunächst, wie Workflows für den Benutzer sichtbar sind, und anschließend, wie Sie einen Workflow konfigurieren.
Workflow-Präsentation im Beesbusy-Projekt
Workflow-Auswahl in der Aufgabe
Für ein Projekt können mehrere Workflows aktiv sein. Daher muss für jede Aufgabe der zugehörige Workflow angegeben werden.
Im Workflow-Tab der Aufgabe können Sie über ein Dropdown-Menü den Workflow für diese Aufgabe auswählen oder auch gar keinen Workflow festlegen:
Gut zu wissen: Es gibt eine Konfigurationsoption, mit der Sie einen Workflow auswählen können, der standardmäßig allen neuen Aufgaben im Projekt zugewiesen wird. So müssen Sie nicht für jede Aufgabe einen Workflow auswählen, wenn ein einziger Workflow für das gesamte Projekt gilt. Um diese Option zu aktivieren, müssen Sie Ihren Workflow zuvor konfiguriert und gespeichert haben.
Lesen der Arbeitsablaufschritte in der Aufgabe
Sobald Sie den Workflow ausgewählt haben, zeigt Ihnen das Seitenfeld der Aufgabe den aktuellen Workflow-Schritt sowie den nächsten Schritt an:
Schritte, die ausgeführt werden müssen, um zum nächsten Schritt zu gelangen
Wenn Aktionen für den Übergang zum nächsten Schritt konfiguriert wurden, werden diese unter dem Namen des nächsten Schritts aufgelistet:
Diese Aktionen sind mit einem roten Stern rechts neben ihrem Namen gekennzeichnet, wenn sie obligatorisch sind. Bei obligatorischen Aktionen ist die Schaltfläche „Bestätigen“ erst anklickbar, nachdem die Aktionen abgeschlossen wurden.
Im aktuellen Workflow-Schritt auszuführende Aktionen
Wenn der Workflow Sie auffordert, im aktuellen Schritt Aktionen auszuführen, werden die auszuführenden Aktionen unterhalb des Namens des aktuellen Schritts und oberhalb des Namens des nächsten Schritts angezeigt:
Nachdem Sie nun diese wichtigsten Elemente der Benutzeroberfläche kennengelernt haben, erfahren Sie im Folgenden, wie Sie einen Workflow erstellen und anschließend konfigurieren.
Erstellen und Konfigurieren des Workflows
Workflow erstellen
Wie erstellt man einen Workflow?
Gehen Sie zu den Projekteinstellungen, Abschnitt „Workflow“.
Falls bereits Workflows erstellt wurden, werden diese in diesem Abschnitt angezeigt.
Wenn Sie einen neuen Workflow erstellen und konfigurieren möchten, klicken Sie auf „Workflow hinzufügen“.
Anschließend erscheint ein Fenster mit der Bezeichnung „Neuer Workflow“, in dem mehrere Felder auszufüllen sind:
Lediglich die Felder „Name“ und „Beschreibung“ sind Pflichtfelder.
Wenn Ihr Projekt Rollen verwendet, können Sie hier eine oder mehrere „Privilegierte Rollen“ festlegen. Mitglieder mit einer Standardrolle im Projekt können Workflow-Beschränkungen außer Kraft setzen, wenn ihre Standardrolle hier als privilegierte Rolle definiert ist. Weitere Informationen zu Rollen finden Sie im Artikel unter folgendem Link: https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/roles/
Sie können eine Bezeichnung auswählen, um innerhalb des Projekts schneller zu erkennen, welcher Workflow welcher Aufgabe zugeordnet ist. Dies ist besonders hilfreich, wenn im Projekt mehrere Workflows aktiv sind und daher nicht alle Aufgaben demselben Workflow folgen.
Das Kontrollkästchen „Standard-Workflow für das Projekt“ weist, wie der Name schon sagt, automatisch allen neuen Aufgaben im Projekt den entsprechenden Workflow zu.
Klicken Sie auf „Erstellen“, um diese Elemente zu bestätigen und mit der Konfiguration des Workflows zu beginnen.
Alle diese Elemente können später geändert werden, indem Sie auf die drei kleinen Punkte rechts neben dem Workflow-Namen und anschließend auf „Bearbeiten“ klicken.
Wie Sie sehen, ist es über dieses Menü auch möglich, einen Workflow zu duplizieren oder zu löschen.
Strukturierung des Arbeitsablaufs
Folgende Elemente bestehen aus einem Workflow:
- Ein Startschritt und ein Endschritt.
- Ein oder mehrere Zwischenschritte.
- Übergänge zwischen diesen Schritten.
Dies sind die drei Elemente, die Ihnen beim Erstellen des Workflows standardmäßig angezeigt werden:
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Schritt hinzufügen“ oben links, wenn Sie einen Schritt hinzufügen möchten:
Sie können die Schritte per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge bringen.
Wenn Sie einen Schritt mit einem anderen verknüpfen, indem Sie den Kreis rechts neben dem Schrittnamen ziehen, erscheint der Übergang automatisch.
Hier ist ein Beispiel-Workflow mit einigen zusätzlichen Schritten:
Wie Sie diesem Beispiel entnehmen können, können auf einen Schritt mehrere Schritte Ihrer Wahl folgen. In der Aufgabe müssen Sie dann auswählen, zu welchem Schritt die Aufgabe beim Verlassen des aktuellen Schritts übergehen soll:
Denken Sie daran, regelmäßig auf die Schaltfläche „Speichern“ oben rechts zu klicken, damit Ihre Arbeit beim Einrichten Ihres Workflows nicht verloren geht:
Übergänge konfigurieren
Wenn Sie auf einen Übergang klicken, öffnet sich das Fenster mit den Übergangseinstellungen:
Die ersten drei Elemente der Übergänge sind für den Benutzer im Seitenbereich „Workflow“ der Aufgabe sichtbar:
Das Feld „Bezeichnung“
Die Übergangsbezeichnung ist das, was im Aufgabenseitenbereich als Name des nächsten Schritts angezeigt wird.
Das Feld „Nachricht“
Die Übergangsmeldung wird im Meldungsfeld der Seitenleiste angezeigt. Sie spielt eine grundlegende Rolle dabei, Benutzern die auszuführenden Aktionen zu verdeutlichen.
Das Feld „Aktionen“
Die auszuführenden Aktionen, ob optional oder obligatorisch, werden unterhalb der Nachricht angezeigt.
Welche Aktionen sind möglich? Ein Dropdown-Menü bietet folgende Optionen: einen Kommentar eingeben, erreichte Zeit eingeben, Startzeit eingeben, geplante Zeit eingeben, einen Anhang hinzufügen, ein Sonderfeld eingeben, eine Benachrichtigung senden und die den Aufgabenmitgliedern zugewiesenen Rollen überprüfen:
Sie können eine oder mehrere Aktionen auswählen.
Sobald Sie eine Aktion ausgewählt haben, können Sie diese mithilfe des Kontrollkästchens als obligatorisch festlegen.
Die obligatorische Natur der Maßnahme verhindert, dass der Prozess zum nächsten Schritt übergeht, bis sie abgeschlossen ist. Daher sind nicht obligatorische Maßnahmen nicht blockierend; sie werden lediglich empfohlen.
Bitte beachten Sie, dass bei Pflichtaktionen kein Einfluss darauf besteht, wer die Aktion ausführt oder wann dies geschieht. Wenn Sie beispielsweise einen Kommentar anfordern, um zum nächsten Schritt zu gelangen, und bereits ein Kommentar von Ihnen oder einer anderen Person abgegeben wurde, gilt die Pflichtaktion als abgeschlossen. Dies gilt auch für Rollen, Zeiteinträge usw. Es liegt daher in der Verantwortung des Nutzers, die angeforderten Aktionen ordnungsgemäß auszuführen. Aus diesem Grund ist es wichtig, diese in der obenstehenden Nachricht klar zu erläutern.
Das Beschreibungsfeld dient zur Dokumentation der im Workflow ausgewählten Aktion. Es ist für den Benutzer im Seitenbereich der Aufgabe nicht sichtbar.
Das Feld „Rolle(n), die zur Durchführung der Übergangsmaßnahme erforderlich sind“
Sie können eine oder mehrere Rollen auswählen, die von dem Mitglied benötigt werden, das die Übergangsaktion durchführen möchte, d. h. die Aufgabe zum nächsten Schritt im Arbeitsablauf verschieben möchte.
In diesem Fall können selbst dann, wenn alle obligatorischen (oder optionalen) Aktionen abgeschlossen sind, nur Mitglieder, bei denen eine dieser Rollen als Standardrolle für das Projekt festgelegt ist, die Aufgabe zum nächsten Schritt verschieben, indem sie im Workflow-Seitenbereich der Aufgabe auf die Schaltfläche „Bestätigen“ klicken.
Diese Information ist im Workflow-Seitenbereich der Aufgabe nicht sichtbar.
Validierung der Übergangseinstellungen
Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie unten im Fenster auf die Schaltfläche „Bestätigen“, um Ihre Übergangseinstellungen zu speichern.
Die Schritte konfigurieren
Wenn Sie auf einen Schritt klicken, erscheint das folgende Einstellungsfenster:
Das Feld „Bezeichnung“
Die Bezeichnung ist der Name Ihres Schrittes.
Das Feld „Aufgabenliste“
Das Feld „Aufgabenliste“ ermöglicht es Ihnen, den betreffenden Schritt mit einer Aufgabenliste in Ihrem Projekt zu verknüpfen. Dies ist optional. Diese Option ist besonders in einem Kanban-Prozess nützlich, in dem jede Aufgabenliste im Projekt einen Prozessschritt darstellt. Im folgenden Projektbeispiel werden Aufgaben im Laufe des Prozesses von einer Aufgabenliste in eine andere verschoben:
Eine Aufgabe wird im Backlog qualifiziert, dann in die Kategorie „Zu entwickeln“ verschoben, dann in die Kategorie „Zu testen“ usw.
Wenn die Workflow-Schritte mit den Aufgabenlisten übereinstimmen und die Bedingungen erfüllt sind, werden die Aufgaben bei jeder Übergangsvalidierung automatisch von einer Aufgabenliste in eine andere verschoben.
Hier ist beispielsweise der Schritt „Zu testen“ der Aufgabenliste „Zu testen“ zugeordnet:
Daher wird jede Aufgabe, die von einem vorherigen Schritt zum Schritt „Zu testen“ verschoben wird, automatisch in die Aufgabenliste „Zu testen“ eingefügt.
Das Feld „Typ“
Als Nächstes können Sie den Übergangstyp zwischen „Standardzustand“ und „Bidirektionalem Zustand“ auswählen. Der Schritt „Standard“ dient als einfacher Übergang zwischen einem vorherigen und einem nächsten Schritt. Der Schritt „Bidirektional“ ist ein Endlosschritt im Workflow: Es gibt keinen Folgeschritt. Die Aufgabe kehrt nach Abschluss der erforderlichen Aktionen im vorherigen Schritt zum vorherigen zurück.
Der Schritt „Zu beheben“ ist beispielsweise ein bidirektionaler Schritt:
Eine abgeschlossene Aufgabe (z. B. eine IT-Entwicklung) muss im Schritt „Zu testen“ geprüft werden. Fällt der Test negativ aus, geht die Aufgabe in den Schritt „Zu beheben“ über. Nach der Korrektur wird die Aufgabe erneut getestet. Bei erfolgreichem Test erreicht die Aufgabe das Ende des Workflows und damit den Status „Abgeschlossen“.
Die Wahl des bidirektionalen Typs hat Auswirkungen auf den Übergang: Auch dieser wird bidirektional, mit möglichen Konfigurationen sowohl für die Hin- als auch für die Rückreise:
Das Feld „Aktionen“
Abschließend können Sie für diesen Schritt eine oder mehrere Aktionen auswählen. Diese entsprechen den im Übergang vorgeschlagenen Aktionen, mit Ausnahme der Aktionen „Benachrichtigung“ und „Rollen den Aufgabenmitgliedern zuweisen“ (diese beiden Aktionen dienen der Vorbereitung des Übergangs zum nächsten Schritt und werden daher nur bei Übergängen verwendet). Sie können diese Aktionen als obligatorisch oder optional festlegen.
Aktivierung des Workflows
Wenn Sie die Strukturierung und Konfiguration Ihres Workflows abgeschlossen haben, vergessen Sie nicht, auf die Schaltfläche „Speichern“ in der oberen rechten Ecke zu klicken.
Wenn Sie den Workflow dann im Projekt nutzen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktivieren“:
Falls gewünscht, können Sie den Workflow jederzeit durch Klicken auf dieselbe Schaltfläche deaktivieren.
Konfigurieren mehrerer Workflow-Versionen
Über die Schaltfläche „Neue Version“ in der oberen rechten Ecke können Sie eine neue Version des Workflows starten.
Dies ermöglicht es Ihnen, Änderungen an einem bereits in einer anderen Version konfigurierten Workflow zu testen und anschließend die beste Version auszuwählen.
Um zwischen den Versionen zu wechseln, wählen Sie die gewünschte Version im Dropdown-Menü mit den Versionsnummern aus:
