Der Zeitkonfigurator
Mit dem Zeitkonfigurator können Sie die Zeit automatisch über einen Zeitraum Ihrer Wahl verteilen.
Man kann darauf zugreifen, indem man im Zeitfenster eines Mitglieds auf der Registerkarte „Wer“ einer Aufgabe den Zeitbereich öffnet:
Der Konfigurator besteht aus 3 Teilen, die im Folgenden detailliert beschrieben werden.
Teil Eins: Elemente der Aufgabenplanung
Wenn Sie den Konfigurator öffnen, werden Ihnen im ersten Teil die Elemente der Aufgabenplanung angezeigt, die für Sie bei der Verwendung des Konfigurators nützlich sind: Startdatum, Enddatum, Dauer.
Teil Zwei: Mitgliedszeiten und Belüftungszeitraum
Im zweiten Teil wird der im Reiter „Wer“ der Aufgabe eingegebene Anfangswert für das Mitglied standardmäßig im Konfigurator verwendet. Dort finden Sie gegebenenfalls weitere Zeitangaben: Gesamt, Geplant, Erreicht, Verbleibend. Diese Informationen sind hilfreich, um im dritten Teil des Konfigurators die zuzuweisenden Zeitwerte auszuwählen.
Direkt darunter können Sie den Zeitraum für die Zeiteinteilung auswählen. Beesbusy bietet standardmäßig den Zeitraum vom Startdatum bis zum Enddatum der Aufgabe an.
Dieser Zeitraum kann über das Dropdown-Menü angepasst werden: Sie können einen beliebigen Zeitraum auswählen, in dem Sie Zeit einteilen möchten.
Sie können Beesbusy auch das End- oder Startdatum Ihrer Zeiteinteilung mithilfe der Option „Automatisch generiertes Datum“ ermitteln lassen. Wie funktioniert das?
1/ Geben Sie ein Datum für den Beginn des Zeitraums ein.
2/ Wählen Sie für das Enddatum „Automatisch generiertes Datum“.
3/ Geben Sie im dritten Abschnitt des Konfigurators die anfängliche Zeitmenge an, die zugewiesen werden soll.
Beesbusy ermittelt dann das Enddatum unter Berücksichtigung der im dritten Abschnitt angegebenen Parameter. Die Vorgehensweise ist dieselbe wie bei der Ermittlung eines Startdatums, nur dass Sie anschließend das Enddatum angeben müssen.
Dritter Abschnitt: Zeitaufwand und prozentuale Verteilung pro Tag
Im dritten Abschnitt können Sie zunächst den Zeitaufwand auswählen, entweder die geplante Zeit (erste Zeile) und/oder die tatsächlich geleistete Zeit (zweite Zeile).
Falls im zweiten Teil ein Anfangszeitwert angegeben war, wird dieser Wert standardmäßig als geplante Zeiteinheit verwendet und kann geändert werden.
Rechts neben den Zeitwerten können Sie in Beesbusy die für die einzelnen Wochentage vorgesehene Zeit anpassen, indem Sie den prozentualen Anteil pro Tag auswählen. Es werden Standardprozentsätze vorgeschlagen, die von den in Ihrem Projekt festgelegten Arbeitstagen abgezogen werden (siehe dazu den Artikel unter folgendem Link): https://www.beesbusy.com/resources/features/project/set-up-working-hours-off-days/).
Diese Zuteilungsprozentsätze sind anpassbar. Wenn das betreffende Teammitglied beispielsweise jeden Donnerstag einen halben Tag mit anderen Aufgaben (Besprechungen, Kundensupport usw.) beschäftigt ist, können Sie 50 % der geplanten Zeit für Donnerstage einplanen, um dieser festen Einschränkung Rechnung zu tragen.
Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Validieren“. Die eingegebenen Plan- und/oder Ist-Zeitwerte werden unter Berücksichtigung der vorgegebenen Aufteilungsprozentsätze auf den im zweiten Teil der Aufgabe ausgewählten Zeitraum verteilt.