Erstellen Sie eine Outlook-Besprechung aus einer Beesbusy-Aufgabe
Warnung: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie Beesbusy mit Ihrem Office 365-Konto verbunden haben. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zur Einrichtung der Verbindung mit Office 365. https://www.beesbusy.com/resources/features/connectors-synchronizations/connect-account-office-365-google-calendar/
Um ein Meeting zu erstellen, klicken Sie rechts neben der Aufgabe auf das Symbol „Meeting“:
Ein Meeting kann nur dann aus einer Aufgabe erstellt werden, wenn diese Aufgabe terminiert ist.
Konfigurieren Sie das Meeting
Sie haben die Möglichkeit, Mitglieder zu diesem Meeting einzuladen, auch wenn diese nicht der Aufgabe zugewiesen sind. Über das Dropdown-Menü können Sie Mitglieder aus Ihrer Mitgliederliste auswählen. Alternativ können Sie auch einfach die E-Mail-Adresse im entsprechenden Feld markieren, um jemanden einzuladen.
Sie können dieser Besprechung eine Beschreibung und den Ort hinzufügen. Datum und Uhrzeit der Besprechung werden gemäß der Aufgabenplanung (Start- und Enddatum sowie -uhrzeit) festgelegt.
Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, das Meeting zu einem anderen Zeitpunkt als die Aufgabe anzusetzen. Aufgabe und Meeting bilden eine Einheit.
Wenn Sie das Meeting als Teams-Videokonferenz abhalten möchten, aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen „Teams-Meeting hinzufügen“.
Klicken Sie auf „Einladung senden“, um das Meeting zu bestätigen. Eingeladene Mitglieder erhalten automatisch eine E-Mail mit der Bitte um Bestätigung.
Antworten der Mitglieder
Basierend auf den Antworten der Mitglieder auf diese Einladung wird das Meeting in deren E-Mail-Kalender eingetragen. Zusätzlich können Sie die Antwort jeder Person anhand des Symbols neben deren Namen im Meeting einsehen (ausstehend, angenommen, abgelehnt).
Meeting bearbeiten
Wenn Sie Änderungen an der Besprechung vornehmen möchten, klicken Sie anschließend auf „Aktualisierung senden“. Die Gäste erhalten die Aktualisierung.
Wenn Sie das Meeting absagen möchten, klicken Sie auf „Meeting absagen“.