In diesem Artikel finden Sie folgende Informationen:
- Informationen zum Zeitmanagement.
- Zeitaufwand für eine Aufgabe protokollieren.
- Zugriffszeitprotokolle.
- Die verschiedenen Zeitarten.
- Zeit über einen Zeitraum (Tag, Woche, Monat) protokollieren.
- Wählen Sie die Zeiteinheit: Stunden oder Tage.
- Visuelle Darstellung von Zeitprotokollen.
- Beispiel für Zeitmanagement.
- Zeitaufwand für mehrere Aufgaben/Mitglieder protokollieren.
Informationen zum Zeitmanagement
Um zu verstehen, wie Zeiterfassung im Allgemeinen und in Beesbusy im Besonderen funktioniert, können Sie den Artikel „Zeitmanagement verstehen“ lesen: https://www.beesbusy.com/resources/features/time-management/time-management-beesbusy/
Zeitaufwand für eine Aufgabe protokollieren
Für die Zeiterfassung einer Aufgabe ist es zwingend erforderlich, dass ihr mindestens ein Mitglied zugewiesen wird, außer bei der globalen Zeiterfassung.
Zugriffszeitprotokolle
Um die Arbeitszeit für eine Aufgabe zu erfassen, klicken Sie darauf, um das Aufgabendetailfenster anzuzeigen. Anschließend gibt es zwei Möglichkeiten:
- Aufgabe > Registerkarte „Wer“ in den Aufgabendetails: Klicken Sie auf „Zeiterfassung“ neben dem Namen des jeweiligen Benutzers, um die Zeiten pro Mitglied anzuzeigen.
- Aufgabe > Aufgabendetailbereich: Klicken Sie rechts auf „Zeiterfassung“, um den Aufgabenzeitverwaltungsbereich anzuzeigen. Im unteren Bereich dieses Bereichs werden die Zeiten für jedes Mitglied nach Zeitkategorie angezeigt. Der obere Bereich bietet eine Übersicht der für die Aufgabe erfassten Zeiten.
Die verschiedenen Zeitarten
Sie können die folgenden Informationen hinzufügen und bearbeiten:
- Globale Anfangszeit: geschätzte Zeit bis zum Abschluss der Aufgabe.
- Anfangszeit: geschätzte Zeit für die Erledigung der Aufgabe, die einem Mitglied zugewiesen wurde.
- Erreichte Zeit: Zeit, die für die Aufgabe aufgewendet wurde.
- Verbleibende Zeit: Die verbleibende Zeit, die benötigt wird, um die Aufgabe zu erledigen (bzw. bis das Mitglied seine Arbeit abgeschlossen hat).
Diese unterschiedlichen Zeiten können geändert werden. Die übrigen Informationen werden jedoch automatisch entsprechend den vorgenommenen Änderungen angepasst.
- Zuzuweisende Zeit: anfängliche globale Zeit, die noch nicht den Mitgliedern der Aufgabe zugewiesen wurde.
- Gesamtzeit: Die bereits absolvierte Zeit wird zur verbleibenden Zeit addiert (falls angegeben), ansonsten ergibt sich die Summe der Anfangszeiten.
- Planungszeit: Die benötigte Zeit berechnet sich aus der Differenz zwischen der ursprünglichen Zeit einerseits und der geplanten und/oder realisierten Zeit andererseits.
- Geplante Zeit: Zeit, die über einen bestimmten Zeitraum (Tag, Woche, Monat) eingeplant wurde.
- Fortschritt: Prozentualer Fortschritt der Aufgabe, berechnet aus dem Verhältnis zwischen Anfangszeit, abgeschlossener Zeit und verbleibender Zeit.
Sie können eine erreichte Zeit eingeben, ohne unbedingt eine Startzeit angeben zu müssen.
Die Restzeit und die Gesamtzeit können nur dann berechnet und angepasst werden, wenn die erreichte Zeit angegeben ist.
Zeit über einen Zeitraum (Tag, Woche, Monat) protokollieren
Sie können die Arbeitszeit jedes Mitglieds (in Stunden oder Tagen) pro Tag, Woche oder Monat erfassen, je nachdem, wie Sie die Arbeitszeit erfassen und verfolgen möchten.
Aufgabe > Registerkarte „Wer“ in den Aufgabendetails: Klicken Sie auf „Zeiterfassung“ neben dem Namen des jeweiligen Benutzers, um die Zeiten pro Mitglied anzuzeigen.
Klicken Sie auf „Zeitraum planen“ und wählen Sie dann einen Zeitraum (Monat, Woche oder Tag) aus. Wählen Sie anschließend ein Datum oder einen Zeitraum im Kalender aus. Die Verfügbarkeit des Mitglieds wird in Echtzeit durch einen farbigen Kreis visualisiert, der sich proportional zu den bereits eingegebenen Stunden füllt.
Sie können mehrere Zeiträume planen. Die geplante Zeit beeinflusst gegebenenfalls die Dauer der Aufgabe.
Die Summe der geplanten Zeiten finden Sie in der Zusammenfassungszeile.
Hinweis: Vergessen Sie nicht, die Gesamtzeit mit der geplanten Zeit zu vergleichen, um sicherzustellen, dass Sie für jedes Teammitglied genügend Zeit zur Erledigung der Aufgabe eingeplant haben.
Wählen Sie die Zeiteinheit: Tage oder Stunden, und wechseln Sie gegebenenfalls.
- Wenn die Aufgabe nicht terminiert ist (d. h. keine Dauer auf der Registerkarte „Wann“ der Aufgabe angegeben ist), Sie aber trotzdem eine Arbeitslast für ein Mitglied eingeben, wird diese Arbeitslast standardmäßig in Tagen angegeben.
- Wenn die Aufgabe im Reiter „Wann“ in Tagen geplant ist und Sie die Zeit für ein Mitglied eingeben, wird diese Zeit standardmäßig in Tagen angegeben.
- Wenn die Aufgabe im Reiter „Wann“ in Stunden geplant ist und Sie die Zeit für ein Mitglied eingeben, wird diese Zeit standardmäßig in Stunden angegeben.
Sie können die Zeiteinheit für die Eingabe jederzeit mit der Schaltfläche links neben dem Feld für die ursprüngliche Zeiteingabe auf der Registerkarte „Wer“ der Aufgabe ändern.
Mit dieser Schaltfläche können Sie Zeiten in Stunden für eine Aufgabe eingeben, deren Dauer in Tagen angegeben wird, und umgekehrt.
Sie haben außerdem die Möglichkeit, die Zeiteinheit auszuwählen, die für alle Aufgaben in Ihrem Projekt gelten soll.
Gehen Sie dazu in die Projekteinstellungen, Abschnitt „Timelog-Standardparameter“, und wählen Sie die für Sie passende Einheit aus:
Weitere Informationen zur Dauer einer Aufgabe finden Sie in diesem Artikel „Eine Aufgabe planen“: https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/how-to-schedule-a-task/
Visuelle Darstellung von Zeitprotokollen
In der „Was“-Ansicht eines Projekts wird ein Uhrensymbol angezeigt, wenn für eine Aufgabe Zeit erfasst wurde: 
Wenn Sie Zeiten für eine Aufgabe erfassen, passt sich die Fortschrittsanzeige (Registerkarte „Was“ in den Aufgabendetails) automatisch dem prozentualen Fortschritt der Zeiterfassung an.
In den Planungsansichten (Wann- und Wer-Ansichten eines Projekts, Mehrprojektansichten) visualisieren Sie die für die Aufgabe geplanten Zeiten mit einem helleren farbigen Bereich.
Wenn die Zeitvorgaben überschritten werden, wird die Schraffur außerhalb der Aufgabe hinzugefügt.
In der Ansicht „Wer“, der Kalenderansicht und der Agenda sehen Sie bei Anzeige der Zeiten die für die Aufgaben der einzelnen Mitglieder geplante Zeit sowie die Auslastung jedes Mitglieds:
Wie kann man Aufgaben automatisch Zeit zuweisen?
Nutzen Sie den Konfigurator, wenn Sie massenhaft Zeit zuweisen möchten.
Um mehr über den Zeitkonfigurator zu erfahren: https://www.beesbusy.com/resources/features/time-management/the-time-configurator/