Planner ist eine Planungsanwendung von Microsoft 365.
Beesbusy hat die Planner-Importfunktion implementiert, um den Import Ihrer Projektdaten aus Planner zu vereinfachen.
Importieren Sie einen Plan
Um einen Plan zu importieren, müssen Sie zuerst in Microsoft Planner die Option „Plan nach Excel exportieren“ auswählen.
Gehen Sie anschließend in Beesbusy zum Menü oben rechts auf Ihrem Bildschirm und klicken Sie auf „Connectors“:
Wenn Sie sich auf der Seite „Konnektoren“ befinden, scrollen Sie nach unten und öffnen Sie den Abschnitt „Planer“:
Bevor Sie mit dem Import der aus Planner generierten Excel-Datei fortfahren, müssen Sie zwischen zwei Importarten wählen:
- Ein Importvorgang gleicht die Projektressourcen der Excel-Datei anhand ihrer Namen mit denen in Beesbusy ab (automatische Zuordnung). Die importierten Aufgaben werden somit direkt Ihren bestehenden Mitgliedern in Beesbusy zugewiesen.
- Ein Import erzeugt in Beesbusy für jede in der Excel-Datei vorhandene Ressource eine virtuelle Ressource. In diesem Fall werden die importierten Aufgaben virtuellen Mitgliedern in Ihrer Mitgliederliste zugewiesen und mit „Planer“ bezeichnet.
Weisen Sie Ihren bestehenden Mitgliedern in Beesbusy Aufgaben zu.
Damit Beesbusy die Verbindung zwischen Ihren Mitgliedern und den aus Planner importierten Mitgliedern herstellen kann, aktivieren Sie einfach dieses Kontrollkästchen:
Achtung: Bitte beachten Sie, dass das Kriterium für die Verknüpfung eines Planner-Mitglieds mit einem Beesbusy-Mitglied der vollständige Name ist. Daher können unerwünschte Ergebnisse auftreten, wenn das Mitglied in beiden Apps nicht exakt denselben Namen hat oder wenn Homonyme vorkommen.
Beim Import eines Plans wird in Beesbusy ein Projekt erstellt. Falls Ihre Mitglieder bereits in Beesbusy vorhanden sind, müssen Sie ihnen daher die entsprechenden Rechte für das erstellte Projekt zuweisen.
Weitere Informationen zu Zugriffsrechten finden Sie in der Online-Hilfe: https://www.beesbusy.com/resources/features/project/share-project-with-members-manage-access-rights/
Weisen Sie den während des Imports erstellten virtuellen Mitgliedern Aufgaben zu.
Wenn Sie das oben dargestellte Kästchen nicht ankreuzen, werden die in den Planaufgaben enthaltenen Mitglieder als virtuelle Mitglieder in Beesbusy generiert.
So werden die während des Imports erzeugten virtuellen Elemente dargestellt:
Standardmäßig sind die Rechte, die diesen Mitgliedern für das in Beesbusy generierte Projekt zugewiesen werden, auf „Kein Zugriff“ gesetzt.
Importieren Sie die ausgewählte Datei
Sobald Sie Ihre Importoptionen festgelegt haben, müssen Sie nur noch auf die Schaltfläche „Importieren“ klicken:
Wählen Sie die Excel-Datei aus, die Sie aus Planner exportiert haben. Sobald der Import abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung.
Hier sind die Elemente der Excel-Datei und ihre Entsprechungen in Beesbusy:
- Aufgaben-ID (A): ist nicht in Beesbusy enthalten. Beesbusy generiert eigene, eindeutige Nummern.
- Aufgabenname (B): ist in Beesbusy enthalten.
- Der Fachname (C) wird von Beesbusy übernommen. Er wird zum Namen einer Aufgabenliste.
- Fortschritt (D): wird teilweise in Beesbusy übernommen: Abgeschlossene Aufgaben werden in Beesbusy als abgeschlossen markiert.
- Priorität (E): ist nicht in Beesbusy enthalten.
- Zugewiesen an (F): ist in Beesbusy enthalten: es handelt sich um die Zuweisung von Aufgaben an Mitglieder.
- Erstellt von (G): ist in Beesbusy enthalten: Es ist der Name des Erstellers der Aufgabe und wird auf der Registerkarte „Was“ der Aufgabe angezeigt.
- Erstellungsdatum (H): ist in Beesbusy enthalten. Es ist im Reiter „Was“ der Aufgabe zusammen mit dem Namen des Erstellers sichtbar.
- Startdatum (I): ist in Beesbusy enthalten. Es ist das Startdatum der Aufgabe und wird im Tab „Wann“ der Aufgabe angezeigt.
- Fälligkeitsdatum (T): Dieses Datum ist in Beesbusy enthalten. Es ist das Enddatum der Aufgabe und wird im Reiter „Wann“ der Aufgabe angezeigt.
- Ist periodisch (K): ist nicht in Beesbusy enthalten.
- Überfällig (L): wird in Beesbusy neu berechnet. Wenn das Enddatum überschritten wird, ohne dass die Aufgabe abgeschlossen ist, wird sie in Beesbusy als „Überfällig“ betrachtet.
- Das Enddatum (M) wird in Beesbusy übernommen. Es ist das Datum, das im Reiter „Was“ der Aufgabe angezeigt wird, wenn der Status auf „Abgeschlossen“ geändert wird.
- Ausgeführt von (N): ist in Beesbusy enthalten. Dies ist der Name des Mitglieds, das die Aufgabe auf den Status „Abgeschlossen“ gesetzt hat; sichtbar im Tab „Was“ der Aufgabe.
- Checkliste erledigt (J): nicht in Beesbusy enthalten.
- Checklistenpunkte (P): In Beesbusy als Aktionen enthalten. Hinweis: Die ausgefüllte Checkliste gibt nicht an, welche Punkte bereits erledigt wurden. Daher erstellt Beesbusy zwar die entsprechenden Aktionen, diese werden jedoch nicht als abgeschlossen betrachtet.
- Labels (Q): sind in Beesbusy enthalten.
- Beschreibung (S): ist in Beesbusy als angepinnter Kommentar enthalten.