Was ist ein Portal?
Ein Portal ist eine Webseite, die vom Administrator eines Beesbusy-Abonnements generiert wird.
Auf dieser Seite können sich Nutzer anmelden, um Anfragen über eine vereinfachte Beesbusy-Oberfläche einzureichen. Nutzer können außerdem den Status ihrer bereits eingereichten Anfragen verfolgen.
Bei Beesbusy werden Anfragen in Aufgaben innerhalb von Projekten umgewandelt, die genau dafür ausgelegt sind, diese Anfragen zu empfangen.
Die Verknüpfung zwischen der Anfrage und der Projektaufgabe ermöglicht die Kommunikation zwischen den Anfragenden und denjenigen, die die Anfragen bearbeiten, sowie die Synchronisierung von Informationen in Echtzeit.
In diesem Artikel lernen Sie zunächst die Portal-Oberfläche kennen und erfahren anschließend, wie der Administrator ein Portal erstellt und konfiguriert.
Zugang zum Portal
Wenn Benutzer über ihren Webbrowser mithilfe der angegebenen URL auf das Portal zugreifen, gelangen sie zu einer Anmeldeseite.
Falls sie noch kein Beesbusy-Konto besitzen, können sie hier eines erstellen, entweder mit einem Benutzernamen und einem Passwort oder mithilfe eines SSO-Connectors.
Für die Nutzung des Portals ist jedenfalls keine Beesbusy-Lizenz erforderlich: Der Zugang ist kostenlos.
Eine Anfrage stellen
Um im Portal eine Anfrage einzureichen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Aufgabe“.
Je nach den Einstellungen des Administrators können Sie das Ziel der Anfrage möglicherweise im Dropdown-Menü „Projekt“ auswählen.
Klicken Sie auf „Aufgabe erstellen“, um die Anfrage abzusenden.
Eine Anfrage ändern
Wenn Sie eine Anfrage ändern, Informationen hinzufügen, einen Anhang beifügen usw. möchten, klicken Sie auf das Stiftsymbol links neben dem Aufgabennamen.
Die Aufgabe wird geöffnet, sodass Sie sie gemäß den vom Administrator für das Zielprojekt erteilten Berechtigungen bearbeiten können.
Wenn das Zielprojekt einen Workflow, Rollen und/oder spezielle Felder enthält, werden diese Informationen in der Aufgabe angezeigt.
Anpassen der Anzeige von Portaldaten
Innerhalb eines Portals können Sie die Anzeige auf verschiedene Weise anpassen.
Sortierung
Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Aufgaben nach diesem Kriterium zu sortieren.
Wenn Sie beispielsweise alle Aufgaben nach Erstellungsdatum sortiert anzeigen möchten, klicken Sie auf „Erstellungsdatum“.
Anschließend werden die Aufgaben nach Erstellungsdatum sortiert angezeigt, wobei die älteste Aufgabe am Ende der Liste steht. Klicken Sie erneut auf die Spaltenüberschrift „Erstellungsdatum“, um die Reihenfolge umzukehren.
Gruppierung
Über das Dropdown-Menü „Gruppierung“ können Sie Aufgaben gruppiert anzeigen lassen nach:
- Gründer
- Aufgabenliste
- Projekt
- Workflow-Schritt
Hier sind die Aufgaben beispielsweise nach Workflow-Schritten gruppiert:
Filter
Sie können die Filter in dieser Ansicht auch nutzen, indem Sie auf das Trichtersymbol in der oberen rechten Ecke klicken. 
Um mehr über Filter zu erfahren, können Sie den entsprechenden Online-Hilfeartikel hier aufrufen: https://www.beesbusy.com/resources/features/display/filters/
Spaltenbreite
Sie können die Spaltenbreiten ändern, indem Sie die vertikalen Linien, die die Überschriften trennen, per Drag & Drop verschieben.
Dies ermöglicht es Ihnen, die Spaltenanzeige an die Anzahl der Spalten anzupassen oder bestimmte Informationen je nach Bedarf besser lesbar zu machen.
Hinzufügen/Entfernen von Spalten
Wenn der Portaladministrator dies genehmigt hat, können Sie Spalten hinzufügen, um zusätzliche Informationen anzuzeigen, wie z. B. spezielle Felder und/oder Rollen.
Woran erkennt man, ob man Spalten hinzufügen kann? Ganz einfach: Wenn ein Zahnradsymbol angezeigt wird, über das man auf die Portaleinstellungen zugreifen kann, hat der Administrator diese Funktion aktiviert. 
Wenn kein Zahnradsymbol angezeigt wird, können keine Spalten hinzugefügt werden.
Durch Klicken auf das Zahnradsymbol gelangen Sie zu den Portaleinstellungen:
Klicken Sie auf „Spalte hinzufügen“, um Ihrem Portal eine Spalte hinzuzufügen:
Sie können eine Spalte auch entfernen, indem Sie auf die Schaltfläche „–“ klicken, die beim Überfahren des Spaltennamens mit der Maus erscheint:
Ändern der Spaltenreihenfolge
Wenn Sie die Entfernung und/oder Hinzufügung von Spalten zu Ihrem Portal konfigurieren können, können Sie auch die Anzeigereihenfolge der Spalten ändern, indem Sie sie im Einstellungsbereich per Drag & Drop in die für Sie optimale Reihenfolge bringen.
Weitere Portal-Schnittstellenelemente
Das Suchwerkzeug
Ein Suchtool ermöglicht die Suche innerhalb der Aufgabennamen und ihrer Kommentare:
Zugriff auf die empfangene und gesendete Nachricht
Im Portal können Sie empfangene und gesendete Benachrichtigungen abrufen, indem Sie auf das Glockensymbol oben rechts klicken:
Klicken Sie auf das Beesbusy-Logo in der oberen linken Ecke, um zum Portal zurückzukehren.
Das Profil
Sie können auf Ihr Profil zugreifen, um Ihren Vor- und Nachnamen, die verwendete Sprache und Ihre Benachrichtigungseinstellungen zu ändern.
Wie erstellt man ein Portal?
Um ein Portal zu erstellen, müssen Sie Administrator eines Beesbusy-Abonnements sein.
Gehen Sie in Ihrem Beesbusy-Administratorkonto zu Ihrem Profil (1), das Sie über das Dropdown-Menü in der oberen rechten Ecke erreichen, und dann zur Registerkarte „Abonnementeinstellungen“ (2) Ihres Profils.
Klicken Sie im Abschnitt „Portal“ (3) auf „Neues Portal erstellen“ (4):
Es öffnet sich ein Einstellungsfenster mit den unten beschriebenen Optionen.
Portalname
Dies ist der Name, den Sie Ihrem Portal geben. So können Sie die Portale unterscheiden, falls Sie mehrere haben.
Name, der im Portal sichtbar ist
Wenn Sie das Kästchen ankreuzen, wird der Portalname im Portal, d. h. auf der Benutzeroberfläche der Bewerber, sichtbar sein.
Im Portal verwaltete Projekte
Wählen Sie im Dropdown-Menü die Projekte aus, die die im Portal erstellten Aufgaben erhalten sollen, oder die Projektaufgaben, auf die im Portal zugegriffen werden kann.
Sie können mithilfe des Feldes „Im Portal sichtbare Bezeichnung“ (1) festlegen, wie diese Projekte im Portal benannt werden sollen.
Wenn Sie verschiedene Projekte zugänglich gemacht haben, können Sie ein standardmäßig im Portal ausgewähltes Projekt auswählen (2).
Es wird nur das standardmäßig ausgewählte Projekt angezeigt.
Wenn Sie diese Option aktivieren, können die Benutzer des Portals Aufgaben nur im ausgewählten Projekt erstellen.
Sie werden aber weiterhin in der Lage sein, die Aufgaben aller im Portal verwalteten Projekte anzuzeigen.
Die Bearbeitung oder Löschung eines Kommentars genehmigen
Ist das Kästchen nicht markiert, kann der Benutzer des Portals seine Kommentare weder bearbeiten noch löschen, selbst wenn er über Änderungsrechte verfügt.
Wenn das Kästchen angekreuzt ist, kann der Benutzer des Portals seine Kommentare bearbeiten oder löschen, auch wenn er nur Leserechte hat.
Die Löschung eines Anhangs autorisieren
Ist das Kontrollkästchen nicht markiert, kann der Portalnutzer einen Anhang nicht löschen, selbst wenn er über Änderungsrechte verfügt.
Wenn das Kästchen angekreuzt ist, kann der Benutzer des Portals einen Anhang löschen, selbst wenn er nur Leserechte hat.
Aufgabennummer anzeigen
Hier können Sie auswählen, ob die Aufgabennummer im Projekt oder die eindeutige Referenznummer angezeigt werden soll.
Um mehr darüber zu erfahren:
https://www.beesbusy.com/resources/features/project/unique-task-and-project-numbers/
Portalelemente
Wählen Sie die im Portal verwendeten Sonderfelder und Rollen aus. Sie können die Positionierung dieser Elemente in der Liste sowie in den Erstellungs- und Aktualisierungsfenstern anpassen, wie nachfolgend erläutert.
Um mehr über die Spezialgebiete zu erfahren:
https://www.beesbusy.com/resources/features/user-account-profile/special-fields/
Um mehr über die Rollen zu erfahren:
https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/roles/
Liste
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor „Konfiguration der zugänglichen Spalten im Portal zulassen“, um dem Portalbenutzer die Möglichkeit zu geben, die Spalten seines Portals entsprechend den von Ihnen im Portal angezeigten Elementen zu organisieren. Er kann dann Spalten hinzufügen oder entfernen und deren Reihenfolge ändern.
Legen Sie fest, welche Informationen den Portalnutzern angezeigt werden sollen: Sie können Spalten wie spezielle Felder oder Rollen hinzufügen. Außerdem können Sie standardmäßig vorhandene Spalten entfernen, beispielsweise die Spalte für den Aufgabenersteller. Die Spaltenreihenfolge lässt sich per Drag & Drop ändern.
Windows
Hier können Sie die folgenden Fenster konfigurieren:
- Erstellung der Aufgabe
- Aktualisierung/Änderung der Aufgabe
Wechseln Sie mithilfe des Dropdown-Menüs zwischen den beiden Fensterkonfigurationen:
So funktioniert es:
Rechts, in der Builder-Vorschau, sehen Sie die Elemente, die im Portal in der Aufgabe des Benutzers angezeigt werden.
Sie können einige Elemente des Benutzerfensters entfernen, indem Sie auf das Kreuz rechts neben dem Element klicken.
Links sehen Sie eine Liste der verfügbaren Elemente. Klicken Sie auf das Pluszeichen rechts neben dem Element, um es in die Builder-Vorschau zu übertragen, sodass es in der Aufgabenübersicht des Portalbenutzers sichtbar ist.
In der Konfiguration des Aktualisierungsfensters sehen Sie, dass einige Elemente in der Kopfzeile des Fensters angezeigt werden und andere unterhalb der Kopfzeile in einem Bereich, der als „Hauptinhalt“ bezeichnet wird:
Sie können auch sehen, ob die im Fenster angezeigten Elemente schreibgeschützt (weiß) oder bearbeitbar (orange) sind. Beispielsweise kann der Portalbenutzer das Erstellungsdatum oder die Aufgabenreferenz nicht bearbeiten.
Standardmäßig werden die Elemente in einer Spalte angezeigt. Wenn Sie jedoch auf die Schaltfläche „Zwei Spalten“ klicken, wird ein zweispaltiger Editor erstellt:
Verwenden Sie die Schaltflächen rechts neben den Elementen, um auszuwählen, wie die Elemente in den Spalten angeordnet werden sollen:
- Platzieren Sie in der linken Spalte:
- In der rechten Spalte eintragen:
- Volle Breite nutzen:
- Tauschen Sie die Zeilenreihenfolge, falls sich bereits ein Element links und ein weiteres rechts in derselben Zeile befindet:
Vergessen Sie nicht, auf „Speichern“ zu klicken, um Ihre Änderungen zu speichern. Oder klicken Sie auf „Aktive Version“, um die Reihenfolge wiederherzustellen.
Standardberechtigungen für Mitglieder, die über das Portal erstellt wurden
Wählen Sie aus, welche Rechte die Mitglieder für die im Portal verwalteten Projekte haben sollen.
Um mehr über die Rechte der Mitglieder in Projekten zu erfahren, lesen Sie bitte den folgenden Artikel:
https://www.beesbusy.com/resources/features/project/share-project-with-members-manage-access-rights/
Standardmäßig automatische Abonnements für Buzz für neue Portalnutzer
Konfigurieren Sie, welche automatischen Benachrichtigungen der Benutzer erhalten soll.
Mehr wissen:
https://www.beesbusy.com/resources/features/project/automatic-notifications-in-a-project/
Benutzerverwaltung für das neue Portal
Wenn sich jemand in ein Portal einloggt, wird er automatisch hinzugefügt:
- An die Mitgliederliste des Abonnementverwalters (und Portalverwalters).
- Für die im Portal verwalteten Projekte, mit den Rechten, die Sie im Abschnitt „Standardberechtigungen für über das Portal erstellte Mitglieder“ konfiguriert haben.
Linkerzeugung und -regeneration
Wenn Sie auf die Schaltfläche „Portal erstellen“ klicken, wird eine Webseite generiert. Der Link ist nun zugänglich und kann an alle weitergegeben werden, die das Portal nutzen müssen.
Wenn Sie auf die Schaltfläche „Link neu generieren“ klicken, ändern Sie die URL der Webseite. Dies hat keine Auswirkungen auf die Portaleinstellungen, aber der vorherige Link funktioniert dann nicht mehr.
Wie kann ich ein Portal bearbeiten oder löschen?
Im Portalbereich der Abonnementparameter haben Sie Zugriff auf alle Ihre Portale.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü rechts, um ein Portal zu bearbeiten oder zu löschen.
