Das globale Dashboard
Um auf das globale Dashboard zuzugreifen, klicken Sie in der linken Spalte auf „Dashboard“ und wählen Sie dann die Registerkarte „Global“ aus:
Im globalen Dashboard können Sie Projektportfolios erstellen, um einen aussagekräftigen Vergleich verschiedener Projekte zu erhalten.
In jedem Portfolio finden Sie Ihre Projekte, deren Aufgabenlisten und Aufgaben. Jede Ebene enthält verschiedene Indikatoren zur Analyse des Projektfortschritts.
Wenn Sie zum ersten Mal auf Ihr globales Dashboard zugreifen, ist es leer. Sie müssen dann zunächst Ihr erstes Projektportfolio erstellen.
Das Projektportfolio
Um ein neues Portfolio zu erstellen, klicken Sie auf „Neues Projektportfolio“ und geben Sie Ihrem Indikator einen Titel. Wählen Sie anschließend die gewünschten Projekte aus, indem Sie auf „Projekt suchen“ klicken. Sie können nun nach Mitgliedern oder Smart-Tags filtern oder die Standardeinstellung „Alle Mitglieder“ beibehalten. Klicken Sie dann auf „Erstellen“.
Um einen Indikator zu ändern oder zu löschen, klicken Sie auf die drei kleinen Punkte oben rechts neben dem bereits erstellten Indikator und anschließend auf „Ändern“ oder „Löschen“. Im Falle des Löschens werden Sie um eine Bestätigung gebeten.
Klicken Sie auf einen Indikator, um die Details anzuzeigen.
Überwachung Ihrer Projekte
Klicken Sie auf den Pfeil links neben einer Zeile (Projekt, Aufgabenliste oder Aufgabe), um die folgende Detailebene ein- oder auszublenden.
Sie können die Kennzahlen wahlweise in gerundeten Tagen, in Stunden oder in Tagen und Stunden anzeigen lassen. Um die Anzeigeeinheit zu ändern, verwenden Sie das Dropdown-Menü oben links im Dashboard.
Um die Analyse von Projekten mit vielen Aufgaben zu vereinfachen, können Sie abgeschlossene Aufgaben von der Anzeige ausschließen, indem Sie das Kästchen rechts neben dem Dropdown-Menü zur Auswahl der Anzeigeeinheit aktivieren (im Bild unten blau umrandet):
Schließlich können Sie die Aufgaben nach verschiedenen Kriterien sortieren: Name, Startdatum, Enddatum, Fortschritt, Dauer.
Klicken Sie dazu einfach auf das Kriterium, das Sie interessiert, das sich über der betreffenden Spalte befindet (Spaltenüberschriften sind unten blau umrandet):
Die Kennzahlen des globalen Dashboards
Das Metriken Wenden Sie dies auf jede Ebene (Projekt, Aufgabenliste oder Aufgaben) in der entsprechenden Zeile an.
- Datum und Dauer: Geben Sie das Start- und Enddatum sowie die Gesamtdauer an (Indikator ist mit den Planungsfunktionen verknüpft).
- Fortschritt: Der durchschnittliche Fortschritt der Aufgaben wird unter Berücksichtigung der abgeschlossenen Aufgaben, nicht aber deren Dauer berechnet. Beispiel: Bei vier Aufgaben, jeweils eine in jedem Status (einschließlich einer abgeschlossenen), beträgt der Fortschritt 25 %, auch wenn die Aufgaben unterschiedlich lange dauern.
- Größte Verzögerung: die größte Verzögerung aller Aufgaben im angezeigten Level.
- Kumulierte Aufgabendauer: Gesamtdauer der im angezeigten Level enthaltenen Aufgaben.
- Fortschritt bei der Aufgabendauer: Im Gegensatz zum allgemeinen Fortschrittsindikator berücksichtigt dieser die Dauer der Aufgaben. Wie im vorherigen Beispiel dargestellt, ist der Fortschritt bei der Aufgabendauer geringer als der Gesamtfortschritt, da die abgeschlossene Aufgabe nur einen kleinen Prozentsatz des Projekts ausmacht. Aufgaben ohne festgelegte Dauer werden in diesem Indikator nicht berücksichtigt.
Die visuellen Diagramme des globalen Dashboards
Auf Projektebene ermöglicht Ihnen ein Kreisdiagramm, den Fortschritt aller Projektaufgaben zu verfolgen.
Auf der Ebene der Aufgabenliste ermöglicht ein Balkendiagramm die Anzeige des Fortschritts der in dieser Liste enthaltenen Aufgaben. Durch Aufklappen des Listenbereichs erhalten Sie Zugriff auf eine visuelle Anzeige für jede Aufgabe (mit Angabe der jeweiligen Verzögerung).
Mithilfe eines Farbcodes können Sie den Projektfortschritt anhand dieser visuellen Diagramme visualisieren:
- Rot: Verspätung (Aufgabenende vor heute).
- Orange: pünktlich (das heutige Datum ist im Start- und Enddatum der Aufgabe enthalten).
- Gray: folgt (der Aufgabenstarttermin liegt nach heute).
- Grün: abgeschlossen.
Abgeschlossene Aufgaben werden in den Projekt- und Aufgabenlistendiagrammen aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht berücksichtigt. Je weiter ein Projekt fortschreitet, desto mehr Aufgaben werden als erledigt markiert, sodass das Projekt am Ende zu 99 % grün angezeigt werden könnte und die überfälligen Aufgaben nicht mehr ausreichend sichtbar wären.