Spezielle Felder: Definition
Dank der speziellen Felder können Sie einige der Elemente mit Ihren Werten qualifizieren.
Zu den Elementen, die ein eigenes Feld haben können, gehören Projekte, Aufgaben, Zeit, Mitglieder und Dritte.
Um Abfragen in diesen Feldern durchzuführen (Suchfunktion, Filter), dienen die von Ihnen erstellten Spezialfelder als gemeinsame Referenz, die für den Geltungsbereich Ihres Abonnements gilt.
Sie werden daher von dem für die Lizenzverwaltung zuständigen Konto verwaltet.
Wie man spezielle Felder verwaltet
Erstellen Sie ein spezielles Feld
Gehen Sie zum Dropdown-Menü oben rechts > Profil > Abonnementparameter > Spezielle Felder > und klicken Sie auf das Symbol „Neues spezielles Feld“: 
Um ein spezielles Feld zu erstellen, 1. benennen Sie das Feld, 2. ordnen Sie ihm einen Typ zu, 3. geben Sie an, auf welches/welche Element(e) es sich bezieht, und klicken Sie dann auf „Erstellen“:
Für die Feldtypen stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
Bei Auswahllisten mit einfacher oder mehrfacher Wahl werden Sie gebeten, anzugeben, welche Optionen Sie Ihren Abonnenten anbieten möchten:
Löschen von Sonderfeldern
Es ist möglich, Felder aus dem vom Administrator erstellten Repository über die Abonnementeinstellungen seines Profils zu löschen.
Klicken Sie einfach auf das Feldmenü und wählen Sie „Archiv“ aus:
Sie werden um eine Bestätigung gebeten, um Ihr Spezialfeld zu archivieren. Nach der Archivierung können Sie es unter Menü > Archiv > Spezialfelder wieder aufrufen.
Wenn Sie ein Feld erstellen möchten, das mit einem bereits archivierten Feld identisch ist, erscheint tatsächlich die Fehlermeldung: „Ein spezielles Feld mit dieser Bezeichnung existiert bereits.“
Anschließend müssen Sie ins Archiv gehen, um die Datei wiederherzustellen oder zu löschen und eine neue Datei mit demselben Namen zu erstellen.
Verwendung spezieller Felder
Hinzufügen eines speziellen Feldes
Wenn Sie Administratorrechte für ein Projekt besitzen, können Sie die im Abschnitt „Spezielle Felder“ der Projekteinstellungen zu verwendenden Sonderfelder verwalten.
Gehen Sie zu dem Projekt, dem Sie ein Feld hinzufügen möchten, öffnen Sie die Projekteinstellungen und scrollen Sie zum Abschnitt „Spezielle Felder“. Klicken Sie im gewünschten Abschnitt (Projekt, Aufgaben oder Zeiterfassung) auf das Dropdown-Menü „Spezielles Feld hinzufügen“. Es erscheint eine Liste mit den zuvor vom Administratorkonto erstellten speziellen Feldern.
Das Hinzufügen eines speziellen Feldes für ein Mitglied kann nur vom Mitglied selbst vorgenommen werden.
Dies erfolgt im Profil im Abschnitt „Spezielle Felder“:
Die speziellen Felder der Drittanbieter werden automatisch zu den Drittanbietern hinzugefügt:
Um mehr über Drittanbieter zu erfahren, lesen Sie bitte diesen Online-Hilfeartikel:
Anzeige spezieller Felder
Die Darstellung der Sonderfelder variiert je nach Artikel:
- Mitglieder: Spezielle Felder für Mitglieder können direkt über Ihr Profil > Informationen > Spezielle Felder aufgerufen werden:
- Projekte: Die Projektfelder sind in den Projekteinstellungen zugänglich.
- Aufgaben: Die Felder der Aufgaben sind in der Seitenleiste der Projektaufgaben zugänglich. Klicken Sie auf eine Aufgabe und anschließend auf das Symbol „Spezielle Felder“.
- Zeit: Die Zeitfelder sind bei den Projektaufgaben auf der Registerkarte „Wer“ zugänglich, sofern Sie die Zeit für einen bestimmten Zeitraum eingegeben haben:
Gut zu wissen: Wenn Sie ein Projekt teilen, können nur Mitglieder, die das gleiche Abonnement wie Sie haben, Ihre Felder sehen.
- Drittanbieter: Ein Drittanbieter, der einem Projekt oder einer Aufgabe hinzugefügt wird, wird automatisch mit den zugehörigen speziellen Feldern angezeigt:
Entfernen eines Sonderfelds
Nachdem Sie einem Projekt, einer Aufgabe oder einem Zeitpunkt ein spezielles Feld hinzugefügt haben, können Sie es folgendermaßen entfernen: Rufen Sie die Projekteinstellungen auf, gehen Sie zum Abschnitt „Spezielle Felder“, platzieren Sie den Cursor auf dem Feld, das Sie entfernen möchten. Dieses Symbol erscheint neben dem Feldnamen. Klicken Sie darauf, und Sie werden um eine Bestätigung der Entfernung gebeten.
Ein spezielles Feld kann nur dann entfernt werden, wenn Sie der Ersteller oder Administrator des betreffenden Projekts sind.
Um noch weiter zu gehen:
- Sie können den Wert spezieller Felder in den Excel-Exporten von Projekten erhöhen: https://www.beesbusy.com/resources/features/time-management/time-display/
- Sie können das Suchtool nutzen, indem Sie spezielle Felder abfragen: http://beesbusy.com/resources/features/display/the-beesbusy-search-tool/
- Sie können in Projektansichten oder in Multi-Projekten nach Feldern filtern: https://www.beesbusy.com/resources/features/display/filters/