Wesentliche Funktionen zum Organisieren, Planen und Verwalten Ihrer Arbeiten

Das Gantt-Diagramm ermöglicht es Ihnen, die Planung von Aufgaben zu visualisieren, deren Abschluss zu verfolgen und den Gesamtfortschritt des Projekts zu ermitteln.

Das Gantt-Diagramm visualisiert auch die Zusammenhänge zwischen Aufgaben, wenn einige von ihnen von der Ausführung anderer Aufgaben abhängen. Es ermöglicht zudem die einfache Darstellung der wichtigsten Fristen in Form von Meilensteinen.

Die Koordination des Projekts und der damit verbundenen Aufgaben basiert auf der Erstellung und Aktualisierung dieses Projektzeitplans entsprechend der operativen Durchführung der Arbeiten.

Der Projektzeitplan wird umso relevanter, als er die Arbeitsbelastungsbeschränkungen der verschiedenen am Projekt beteiligten Ressourcen integriert.

Der Arbeitsaufwand bezeichnet die Zeit, die zur Erledigung einer Aufgabe benötigt wird. Er unterscheidet sich von der Dauer der Aufgabe.

Tatsächlich kann es vorkommen, dass ein Projektmitglied nur 2 Tage für die Erledigung einer Aufgabe benötigt, deren Dauer 5 Tage beträgt.
Ein Maler arbeitet beispielsweise einen Tag, um die erste Farbschicht aufzutragen, wartet dann drei Tage und arbeitet anschließend einen weiteren Tag, um die zweite Schicht aufzutragen. Die Gesamtdauer der Aufgabe „Fassadenanstrich“ beträgt zwar fünf Tage, der tatsächliche Arbeitsaufwand beläuft sich jedoch auf zwei Tage.

Die Unterscheidung zwischen Arbeitsaufwand und Aufgabendauer ermöglicht es dem Mitglied, sich bis zu 3 Tage lang anderen Aufgaben zuzuwenden (Arbeitsaufwand), die Aufgaben des Mitglieds zu parallelisieren und seine Arbeitszeit zu optimieren.

Umgekehrt ist es nicht möglich, dass ein Projektmitglied 7 Tage an einer Aufgabe arbeitet, die 5 Tage dauert. Beträgt die Arbeitsbelastung eines Mitglieds 7 Tage für eine 5-tägige Aufgabe, muss die Dauer der Aufgabe im Zeitplan so angepasst werden, dass sie mindestens der Arbeitsbelastung des Mitglieds entspricht. Dadurch wird die Konsistenz des Zeitplans gewährleistet. In diesem Beispiel ist es auch möglich, die Arbeitsbelastung auf mehrere Ressourcen zu verteilen.

Die Arbeitsbelastung ist ein wesentlicher Bestandteil des Zeitmanagements, um die Konsistenz des Zeitplans zu gewährleisten und die Parallelisierung und Sequenzierung von Aufgaben entsprechend der Verfügbarkeit von Projektressourcen zu optimieren.

Zeitmanagement integriert den Begriff der Arbeitsbelastung in verschiedenen Formen, um eine präzise und kohärente Planung zu erreichen:

• Die anfängliche Zeitangabe entspricht dem geschätzten Arbeitsaufwand (der Maler hat 2 Tage Zeit, um die 2 Farbschichten aufzutragen, oder das Beratungsunternehmen hat einen 2-tägigen Einsatz für einen Berater verkauft).
• Die erreichte Zeit entspricht der geleisteten Arbeit (der Maler bzw. der Berater hat 1 Tag gearbeitet).
• Die verbleibende Zeit ist die Zeit, die zur Fertigstellung der Arbeiten benötigt wird. Sie wird normalerweise ermittelt, indem die bereits geleistete Arbeitszeit von der ursprünglichen Arbeitszeit abgezogen wird. Dies kann jedoch aufgrund einer schlechten Einschätzung zu Beginn oder unvorhergesehener betrieblicher Ereignisse variieren (z. B. wenn der Maler oder der Berater nach dem ersten Tag feststellt, dass er einen zusätzlichen Tag benötigt; ursprüngliche Arbeitszeit = 2; geleistete Arbeitszeit = 1; verbleibende Arbeitszeit = 2).
• Die Gesamtzeit ergibt sich aus der Summe der erreichten und der verbleibenden Zeit. Diese kann von der Ausgangszeit abweichen, beispielsweise bei einer ungünstigen Anfangsbewertung oder betrieblichen Unvorhergesehenheiten (Ausgangszeit = 2; erreichte Zeit = 1; verbleibende Zeit = 2; Gesamtzeit = 3). Diese Gesamtzeit muss anschließend eingeplant werden (Planzeit), um eine vollständige Planung und einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten.

Nur wenige Projektmanagementlösungen bieten differenzierte Zeitmanagementfunktionen, die diese Konzepte klar voneinander abgrenzen. Die meisten Anwendungen ermöglichen lediglich die Zeiterfassung, was jedoch nicht ausreicht, um den verbleibenden Arbeitsaufwand zu überblicken, ihn zu planen und die Auswirkungen auf den Projektplan zu erkennen.