Reporting
Die Berichtsfunktion ermöglicht die Erstellung individueller Dashboards. Sie ist besonders nützlich für die Zeiterfassung.
Die Berichte werden in Tabellenform präsentiert, und ihr Aufbau ähnelt dem von Pivot-Tabellen in Excel.
Um Ihren Bericht zu erstellen, gehen Sie zu „Dashboard“, dann zum Tab „Berichte“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuer Bericht“:
Anschließend öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie Ihren Bericht erstellen können:
Wie Sie sehen können, dient der linke Abschnitt der Konfiguration der Berichtsfunktion, und der rechte Abschnitt zeigt die Berichtsdaten nach der Konfiguration an.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Berichtsfunktion konfigurieren und anschließend die Daten anzeigen.
Berichtsparameter
Auswahl eines oder mehrerer Projekte
Wenn Sie auf die Schaltfläche „Projekte auswählen“ klicken, öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie Projekte im einfachen oder erweiterten Modus auswählen können.
Im einfachen Modus können Sie Projekte einzeln oder alle Ihre Projekte mit einem Klick auswählen:
Im erweiterten Modus können Sie den Umfang Ihrer Berichte dynamisch definieren, indem Sie ein oder mehrere spezielle Felder auswählen:
Formatauswahl
Über dieses Menü können Sie verschiedene Formate für Ihre zukünftigen Berichte auswählen, wobei die ersten beiden am häufigsten verwendet werden:
- Tabelle: einfache Tabelle in Zeilen und Spalten:
- Tabellen-Heatmap: Die Kästchen in der Tabelle sind je nach enthaltenem Wert mehr oder weniger intensiv eingefärbt: Je höher der Wert, desto intensiver ist die Farbe des Kästchens.
- Heatmap der Tabellenspalten.
- Heatmap der Tabellenzeilen.
Berechnungstyp
Dieses Menü bietet verschiedene Möglichkeiten zur Berechnung der in Ihrem Bericht angezeigten Werte:
- Summe: Die Werte werden addiert.
- Anzahl
- Anzahl der eindeutigen Werte.
- Summe geteilt durch Summe.
- Summe versus Summe: Vergleichen Sie verschiedene Zeittypen miteinander.
- Summe als Bruchteil Gesamt.
- Summe als Bruchteilzeilen.
Eine Option auswählen
Je nach gewählter Berechnungsmethode haben Sie möglicherweise die Möglichkeit, eine der folgenden Optionen auszuwählen, oder auch nicht:
Dies ist die Art von Zeit, die Sie in Ihren Berichten erfassen möchten.
Für die Berechnungen „Summe über Summe“ und „Summe gegen Summe“ müssen Sie zwei Optionen auswählen, zum Beispiel „Geplante Zeit“ und „Gesamtzeit“.
Wenn eine Zeitoption angegeben ist, müssen Sie anschließend festlegen, ob Sie in Tagen oder Stunden berichten möchten:
Auswahl von Zeilen- und Spaltenelementen
Nachdem Sie den Umfang und die Methoden zur Berechnung und Darstellung der Daten definiert haben, können Sie nun Ihren Bericht erstellen, indem Sie die in Zeilen und Spalten anzuzeigenden Elemente auswählen:
Wenn Sie die Aufgabenlisten in einer Zeile anzeigen möchten, klicken Sie auf das Pluszeichen (+) rechts neben „Aufgabenliste“ und wählen Sie den Eintrag „Name der Aufgabenliste“ aus. Dieser wird dann unterhalb der Auswahltabelle angezeigt:
Ob in Zeilen oder Spalten, Sie können mehrere anzuzeigende Elemente auswählen. Wenn Sie beispielsweise mehrere Projekte in einem Bericht verfolgen, können Sie in Zeilen sowohl Projektnamen als auch Aufgabenlistennamen anzeigen lassen:
Sie können die Reihenfolge dieser Elemente ändern, indem Sie sie per Drag & Drop übereinander verschieben. Dadurch ändert sich die Reihenfolge, in der diese Elemente in der Berichtstabelle angezeigt werden.
Anzeige der Berichtsdaten
Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, können Sie auf der rechten Seite auf die Berichtsfunktion zugreifen.
Sie müssen:
- Benennen Sie die Meldestelle.
- Wähle eine Farbe.
- Wählen Sie einen Zeitraum.
- Speichern.
Wenn Sie in den Zeilen- oder Spalteneinstellungen die Option „Datum und Uhrzeit“ ausgewählt haben, müssen Sie auch eine Periodizität (Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr) auswählen.
Hier ist beispielsweise ein monatlicher Bericht, der auf Basis von Daten aus einem viermonatigen Zeitraum berechnet wurde:
In jedem Fall können Sie erst dann auf die Schaltfläche „Daten aktualisieren“ klicken, nachdem Sie Ihren Bericht zum ersten Mal gespeichert haben. Dadurch erhalten Sie die aktualisierten Daten für Ihren Bericht:
Nachdem Sie auf „Daten aktualisieren“ geklickt haben, präsentiert Ihnen Beesbusy Ihre Berichte:
Falls die Berichtsfunktion nicht ganz Ihren Anforderungen entspricht, können Sie die Einstellungen anpassen. Anschließend müssen Sie die Daten erneut aktualisieren, um die Auswirkungen Ihrer neuen Einstellungen zu sehen.
Sie können es später auch ändern, wenn Sie möchten.
Alle Ihre gespeicherten Berichte werden dann als Karten auf der Registerkarte „Berichte“ im Dashboard angezeigt:
Über das Drei-Punkte-Menü in der oberen rechten Ecke können Sie sie löschen oder bearbeiten.
Durch Anklicken eines Berichts wird dieser geöffnet, sodass Sie ihn anzeigen, die Daten aktualisieren und ihn auch als PDF ausdrucken oder nach Excel exportieren können:
