Créer une réunion Outlook à partir d'une tâche Beesbusy
Mise en garde: cette fonctionnalité ne fonctionne que si vous avez connecté Beesbusy à votre compte Office 365. Pour plus d'informations, voir l'article consacré à la configuration de la connexion avec Office 365.
Pour créer une réunion, cliquez à droite de la tâche sur l'icône « Réunion » :
Vous pouvez créer une réunion à partir d'une tâche uniquement si cette tâche est planifiée.
Configurer la réunion
Vous avez alors la possibilité de inviter des membres Même s'ils ne sont pas affectés à cette tâche, vous pouvez inviter des personnes à cette réunion. Grâce au menu déroulant, vous pouvez sélectionner des membres dans votre liste. Vous pouvez également inviter n'importe qui en indiquant son adresse e-mail dans le champ prévu à cet effet.
Vous pouvez ajouter une description à cette réunion ainsi que le lieu où elle se tiendra. La date et l'heure de la réunion sont définies en fonction de la planification des tâches (dates et heures de début et de fin).
Gardez à l'esprit que Il est impossible de programmer la réunion à un moment différent de celui de la tâche. La tâche et la réunion ne font qu'un.
Si vous souhaitez que la réunion se déroule en vidéoconférence Teams, cochez simplement la case « Ajouter une réunion Teams ».
Cliquer sur "Envoyer l'invitation« pour valider la réunion. Un courriel de confirmation sera automatiquement envoyé aux membres invités. »
Réponses des membres
En fonction des réponses des membres à cette invitation, la réunion sera programmée dans leur calendrier de messagerie. De plus, vous pouvez consulter la réponse de chaque personne en utilisant l'icône à côté de leur nom dans la réunion (en attente, accepté, refusé).
Modifier la réunion
Si vous souhaitez modifier des éléments de la réunion, effectuez vos modifications puis cliquez sur «Envoyer une mise à jour« Les invités recevront la mise à jour. »
Si vous souhaitez annuler la réunion, cliquez sur «Annuler la réunion" .