Planner est une application de planification de Microsoft 365.
Beesbusy a mis en place l'importation Planner pour faciliter l'importation des données de votre projet depuis Planner.
Importer un plan
Pour importer un plan, vous devez d'abord l'« Exporter vers Excel » depuis Microsoft Planner.
Ensuite, dans Beesbusy, accédez au menu en haut à droite de votre écran et cliquez sur « Connecteurs » :
Lorsque vous vous trouvez sur la page des connecteurs, faites défiler vers le bas et ouvrez la section Planner :
Avant de procéder à l'importation du fichier Excel généré par Planner, vous devez choisir entre deux types d'importation :
- Cette importation permettra de faire correspondre les ressources du projet du fichier Excel avec celles de Beesbusy, en fonction de leurs noms (attribution automatique). Ainsi, les tâches importées seront directement attribuées à vos collaborateurs existants dans Beesbusy.
- Cette importation générera une ressource virtuelle dans Beesbusy pour chaque ressource présente dans le fichier Excel. Dans ce cas, les tâches importées seront attribuées à des membres virtuels créés dans votre liste de membres et nommés « Planificateur ».
Attribuez des tâches à vos membres existants dans Beesbusy
Pour que Beesbusy puisse établir le lien entre vos membres et ceux importés depuis Planner, cochez simplement cette case :
Avertissement : Veuillez noter que le critère utilisé pour associer un membre de Planner à un membre de Beesbusy est son nom complet. Vous pourriez donc obtenir des résultats indésirables si le membre ne porte pas exactement le même nom dans les deux applications, ou s’il existe des homonymes.
Lorsque vous importez un plan, un projet est créé dans Beesbusy. Par conséquent, si vos membres sont déjà enregistrés dans Beesbusy, vous devrez leur attribuer des droits sur ce projet.
Pour plus d'informations sur les droits d'accès, consultez le aide en ligne.
Attribuer des tâches aux membres virtuels générés lors de l'importation
Si vous ne cochez pas la case ci-dessus, les membres présents sur les tâches du Plan seront générés en tant que membres virtuels dans Beesbusy.
Voici comment sont représentés les membres virtuels générés lors de l'importation :
Par défaut, les droits attribués à ces membres sur le projet généré dans Beesbusy seront « Aucun accès ».
Importer le fichier sélectionné
Une fois vos options d'importation définies, il vous suffit de cliquer sur le bouton Importer :
Choisissez le fichier Excel que vous avez exporté depuis Planner. Dès qu'il est prêt, un buzz vous sera envoyé.
Voici les éléments du fichier Excel et leur correspondance dans Beesbusy :
- L'identifiant de tâche (A) n'est pas inclus dans Beesbusy. Beesbusy génère ses propres numéros uniques.
- Nom de la tâche (B) : est inclus dans Beesbusy.
- Le nom du compartiment (C) est repris par Beesbusy. Il devient le nom d'une liste de tâches.
- Progression (D) : est partiellement prise en charge dans Beesbusy : les tâches terminées sont marquées comme terminées dans Beesbusy.
- PrioritéPriorité (E) : n'est pas inclus dans Beesbusy.
- Affecté à (F) : est inclus dans Beesbusy : il s'agit de l'attribution de tâches aux membres.
- Créé par (G) : est inclus dans Beesbusy : il s'agit du nom du créateur de la tâche, visible dans l'onglet Quoi de la tâche.
- Date de création (H) : elle est indiquée dans Beesbusy. Elle est visible dans l’onglet « Quoi » de la tâche, avec le nom du créateur.
- Date de début (I) : cette date est enregistrée dans Beesbusy. Il s’agit de la date de début de la tâche, visible dans l’onglet « Quand » de la tâche.
- Date d'échéance (D) : cette date est indiquée dans Beesbusy. Il s'agit de la date de fin de la tâche, visible dans l'onglet « Quand » de la tâche.
- Est périodique (K) : n'est pas inclus dans Beesbusy.
- En retard (L) : le statut est recalculé dans Beesbusy. Si la date de fin est dépassée alors que la tâche n’est pas terminée, elle sera considérée comme « en retard » dans Beesbusy.
- La date de fin (M) est reprise dans Beesbusy. Il s'agit de la date indiquée dans l'onglet « Quoi » de la tâche lorsqu'elle passe au statut « Terminée ».
- Exécuté par (N) : cette information figure dans Beesbusy. Il s’agit du nom du membre qui a marqué la tâche comme « Terminée », visible dans l’onglet « Quoi » de la tâche.
- Éléments de la liste de contrôle effectués (O) : non inclus dans Beesbusy.
- Éléments de la liste de contrôle (P) : inclus dans Beesbusy en tant qu'actions.
- Remarque : les éléments de la liste de contrôle remplie ne permettent pas de savoir lesquels ont été réalisés. Par conséquent, Beesbusy crée les actions correspondantes, mais aucune de ces actions ne sera considérée comme terminée.
- Étiquettes (Q) : sont incluses dans Beesbusy.
- Description (S) : est inclus dans Beesbusy en tant que commentaire épinglé.