Qu'est-ce qu'un portail ?
Un portail est une page web générée par l'administrateur d'un abonnement Beesbusy.
Sur cette page, les utilisateurs peuvent se connecter pour soumettre des demandes via une interface Beesbusy simplifiée. Ils peuvent également suivre les demandes qu'ils ont déjà soumises.
Du côté de Beesbusy, les demandes sont transformées en tâches au sein de projets conçus pour les recevoir.
Le lien entre la demande et la tâche du projet permet la communication entre les demandeurs et ceux qui traitent les demandes, ainsi que la synchronisation des informations en temps réel.
Dans cet article, vous découvrirez d'abord l'interface du portail, puis vous apprendrez comment l'administrateur crée et configure un portail.
Accès au portail
Lorsque les utilisateurs accèdent au portail via leur navigateur web en utilisant l'URL fournie, ils arrivent sur une page de connexion.
S’ils ne possèdent pas de compte Beesbusy, ils peuvent en créer un ici, soit avec un nom d’utilisateur et un mot de passe, soit en utilisant un connecteur SSO.
Dans tous les cas, aucune licence Beesbusy n'est requise pour utiliser le portail : l'accès est gratuit.
Faire une demande
Sur le portail, pour soumettre une demande, cliquez sur le bouton « Nouvelle tâche ».
Selon les paramètres de l'administrateur, vous pourrez peut-être choisir la destination de la requête dans le menu déroulant « Projet ».
Cliquez sur « Créer une tâche » pour soumettre la demande.
Modifier une demande
Si vous souhaitez modifier une demande, ajouter des informations, inclure une pièce jointe, etc., cliquez sur l'icône en forme de crayon à gauche du nom de la tâche.
La tâche s'ouvrira, vous permettant de la modifier en fonction des autorisations accordées par l'administrateur sur le projet cible.
Si le projet cible comprend un workflow, des rôles et/ou des champs spéciaux, ces informations seront affichées sur la tâche.
Personnaliser l'affichage des données du portail
Au sein d'un portail, vous pouvez personnaliser l'affichage de différentes manières.
Tri
Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier les tâches selon ce critère.
Par exemple, si vous souhaitez afficher toutes les tâches triées par date de création, cliquez sur « Date de création ».
Vous verrez alors les tâches triées par date de création, les plus anciennes en bas de la liste. Cliquez à nouveau sur l'en-tête de la colonne « Date de création » pour inverser l'ordre.
Regroupement
Le menu déroulant « Regrouper par » permet d’afficher les tâches regroupées par :
- Créateur
- Liste de tâches
- Projet
- Étape du workflow
Ici par exemple, les tâches sont regroupées par étape du workflow :
Filtres
Vous pouvez également utiliser les filtres dans cette vue en cliquant sur l'icône en forme d'entonnoir située dans le coin supérieur droit. 
Pour en savoir plus sur les filtres, vous pouvez consulter l'article d'aide en ligne sur le sujet en cliquant ici : https://www.beesbusy.com/resources/features/display/filters/
Largeur de colonne
Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en faisant glisser et en déposant les lignes verticales qui séparent les en-têtes.
Cela vous permet d'adapter l'affichage des colonnes au nombre de colonnes, ou de rendre certaines informations plus lisibles selon vos besoins.
Ajout/suppression de colonnes
Si l'administrateur du portail l'a autorisé, vous pouvez ajouter des colonnes pour afficher des informations supplémentaires, telles que des champs spéciaux et/ou des rôles.
Comment savoir si vous pouvez ajouter des colonnes ? C’est simple : si vous voyez une icône d’engrenage vous donnant accès aux paramètres du portail, l’administrateur a activé cette fonctionnalité. 
Si vous ne voyez pas d'icône d'engrenage, vous ne pouvez pas ajouter de colonnes.
Lorsque vous cliquez sur l'icône d'engrenage, vous accédez aux paramètres du portail :
Cliquez sur « Ajouter une colonne » pour ajouter une colonne à votre portail :
Vous pouvez également supprimer une colonne grâce au bouton – qui apparaît sur le nom de la colonne lorsque vous survolez celui-ci avec votre souris :
Modifier l'ordre des colonnes
Si vous pouvez configurer la suppression et/ou l'ajout de colonnes à votre portail, vous pouvez également modifier l'ordre d'affichage des colonnes en les faisant glisser et en les déposant dans la section des paramètres pour les placer dans l'ordre qui vous convient le mieux.
Autres éléments d'interface du portail
L'outil de recherche
Un outil de recherche vous permet de rechercher dans les noms des tâches et leurs commentaires :
Accès aux notifications reçues et envoyées
Sur le portail, vous pouvez accéder aux notifications reçues et envoyées en cliquant sur l'icône de cloche en haut à droite :
Cliquez sur le logo Beesbusy en haut à gauche pour retourner au portail.
Le profil
Vous pouvez accéder à votre profil pour modifier votre prénom et votre nom, la langue d'utilisation et vos préférences de notification.
Comment créer un portail ?
Pour créer un portail, vous devez être administrateur d'un abonnement Beesbusy.
Dans votre compte d'administrateur Beesbusy, accédez à votre Profil (1), accessible depuis le menu déroulant dans le coin supérieur droit, puis à l'onglet « Paramètres d'abonnement » (2) de votre profil.
Dans la section « Portail » (3), cliquez sur « Créer un nouveau portail » (4) :
Une fenêtre de paramètres s'ouvrira, avec les options décrites ci-dessous.
Nom du portail
C'est le nom que vous donnerez à votre portail. Cela vous permettra de les distinguer si vous en avez plusieurs.
Nom visible sur le portail
Si vous cochez la case, le nom du portail sera visible sur le portail, c'est-à-dire sur l'interface des candidats.
Projets gérés dans le portail
Dans le menu déroulant, choisissez les projets qui recevront les tâches créées à partir du portail, ou les projets dont les tâches seront accessibles depuis le portail.
Vous pouvez choisir comment ces projets seront nommés dans le portail, grâce au champ « Libellé visible sur le portail » (1).
Si vous avez rendu accessibles divers projets, vous pouvez choisir un projet sélectionné par défaut dans le portail (2).
Afficher uniquement le projet sélectionné par défaut
Si vous cochez cette option, les utilisateurs du portail pourront créer des tâches uniquement dans le projet sélectionné.
Mais ils pourront toujours afficher les tâches de tous les projets gérés sur le portail.
Autoriser la modification ou la suppression d'un commentaire
Si la case n'est pas cochée, l'utilisateur du portail ne peut ni modifier ni supprimer ses commentaires, même s'il dispose des droits de modification.
Si la case est cochée, l'utilisateur du portail peut modifier ou supprimer ses commentaires, même s'il dispose de droits de lecture seule.
Autoriser la suppression d'une pièce jointe
Si la case n'est pas cochée, l'utilisateur du portail ne peut pas supprimer une pièce jointe, même s'il dispose des droits de modification.
Si la case est cochée, l'utilisateur du portail peut supprimer une pièce jointe, même s'il ne dispose que de droits de lecture.
Afficher le numéro de tâche
Ici, vous pouvez choisir d'afficher le numéro de tâche dans le projet ou le numéro de référence unique.
Pour en savoir plus :
https://www.beesbusy.com/resources/features/project/unique-task-and-project-numbers/
Éléments du portail
Sélectionnez les champs et rôles spécifiques utilisés dans le portail. Vous pouvez personnaliser le positionnement de ces éléments dans la liste et dans les fenêtres de création et de mise à jour, comme expliqué ci-dessous.
Pour en savoir plus sur les domaines spécifiques :
https://www.beesbusy.com/resources/features/user-account-profile/special-fields/
Pour en savoir plus sur les rôles :
https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/roles/
Liste
Cochez la case « Autoriser la configuration des colonnes accessibles dans le portail » pour permettre à l’utilisateur d’organiser les colonnes de son portail en fonction des éléments que vous avez rendus visibles. Il pourra alors ajouter ou supprimer des colonnes et modifier leur ordre.
Choisissez les éléments visibles sur le portail pour ses utilisateurs : vous pouvez ajouter des colonnes, comme des champs spécifiques ou des rôles. Vous pouvez également supprimer certaines colonnes présentes par défaut lors de la création du portail, par exemple le nom du créateur de la tâche. Enfin, vous pouvez modifier l’ordre des colonnes par glisser-déposer.
Fenêtres
Vous pouvez configurer ici les fenêtres suivantes :
- Création de la tâche
- Mise à jour/modification de la tâche
Basculez entre les deux configurations de fenêtres grâce au menu déroulant :
Voici comment ça fonctionne :
À droite, dans l'aperçu du générateur, vous voyez les éléments qui seront affichés dans la tâche de l'utilisateur sur le portail.
Vous pouvez supprimer certains éléments de la fenêtre utilisateur en cliquant sur la croix située à droite de l'élément.
À gauche, vous trouverez la liste des éléments disponibles. Cliquez sur le signe plus à droite de l'élément pour l'afficher dans l'aperçu du générateur ; il apparaîtra ainsi dans la tâche de l'utilisateur du portail.
Dans la configuration de la fenêtre de mise à jour, vous constaterez que certains éléments sont affichés dans l'en-tête de la fenêtre, et d'autres en dessous de l'en-tête, dans une zone décrite comme « contenu principal » :
Vous pouvez également voir si les éléments que vous choisissez d'afficher dans la fenêtre sont en lecture seule (en blanc) ou modifiables (en orange). Par exemple, l'utilisateur du portail ne peut pas modifier la date de création ni la référence de la tâche.
Par défaut, les éléments sont affichés sur une seule colonne, mais si vous cliquez sur le bouton « Deux colonnes », un éditeur à deux colonnes est créé :
Utilisez les boutons situés à droite des éléments pour choisir leur disposition dans les colonnes :
- Placer dans la colonne de gauche :
- Placer dans la colonne de droite :
- Utiliser toute la largeur :
- Inversez l'ordre des lignes si vous avez déjà un élément à gauche et un autre à droite sur la même ligne :
Enfin, n’oubliez pas de cliquer sur « Sauvegarder » pour sauvegarder vos modifications. Ou cliquez sur « Version active » pour rétablir l’ordre initial des éléments.
Autorisation par défaut associée aux membres créés via le portail
Choisissez les droits dont disposeront les membres sur les projets gérés dans le portail.
Pour en savoir plus sur les droits des membres sur les projets, veuillez lire l'article suivant :
https://www.beesbusy.com/resources/features/project/share-project-with-members-manage-access-rights/
Abonnements automatiques par défaut à Buzz pour les nouveaux utilisateurs du portail
Configurez les notifications automatiques que l'utilisateur recevra.
En savoir plus:
https://www.beesbusy.com/resources/features/project/automatic-notifications-in-a-project/
Gestion des utilisateurs du nouveau portail
Lorsqu'une personne se connecte à un portail, elle est automatiquement ajoutée :
- À la liste des membres du gestionnaire de l'abonnement (et du gestionnaire du portail).
- Aux projets gérés dans le portail, avec les droits que vous avez configurés dans la section « Autorisations par défaut associées aux membres créés via le portail ».
Génération et régénération de liens
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Créer un portail », une page web est générée. Le lien est alors accessible et vous pouvez le communiquer à toute personne ayant besoin d'utiliser le portail.
En cliquant sur le bouton « Régénérer le lien », l’URL de la page web sera modifiée. Cela n’aura aucun effet sur les paramètres du portail, mais le lien précédent ne fonctionnera plus.
Comment modifier ou supprimer un portail ?
Dans la section portail des paramètres d'abonnement, vous accédez à tous vos portails.
Cliquez sur le menu à trois points à droite pour modifier ou supprimer un portail.
