Qu’est-ce que la base documentaire ?
La base documentaire d'un projet permet de :
- Consultez toutes les pièces jointes qui ont été attribuées à ce projet ou aux tâches de ce projet.
- Gérer les pièces jointes (ajouter, supprimer, prévisualiser).
Visionnage de la base documentaire
Pour accéder à toutes les pièces jointes aux tâches d'un projet, rendez-vous sur le projet de votre choix et cliquez sur le trombone en haut à droite de votre écran.
Vous pouvez faire la distinction entre :
- Les pièces jointes associées aux tâches dont le nom figure dans la colonne « tâche » du tableau.
- Les pièces jointes ont été ajoutées directement au projet sans nom dans la colonne « tâche ».
Il est possible de prévisualiser certaines pièces jointes en cliquant sur l'icône en forme d'œil située à droite de leur ligne. Seuls certains formats permettent la prévisualisation.
- Image/bmp.
- Texte/htm.
- Texte/html.
- Image/jpg.
- Image/jpeg.
- Application/pdf.
- Image/png.
- Image/tiff.
- Texte brut.
Les pièces jointes peuvent être téléchargées en cliquant sur l'icône de flèche vers le bas.
Si vous ne trouvez pas une pièce jointe, vous pouvez la rechercher par mots ou par chiffres à l'aide de la barre de recherche située en haut de la base documentaire :
Gestion de la base documentaire
Ajouter des documents à un projet
Vous pouvez ajouter des pièces jointes au projet à partir de la base documentaire.
Pour ce faire, accédez à la base documentaire du projet et cliquez sur le bouton « Ajouter une pièce jointe », en positionnant le sélecteur sur « Projet ».
Vous avez ainsi le choix entre :
- Ajouter un fichier.
- Ajouter un lien.
Ajouter un fichier
Pour ajouter un fichier, il suffit de cliquer sur « un fichier » et une fenêtre apparaîtra pour vous permettre de sélectionner le fichier enregistré sur votre ordinateur.
Une fois sélectionnée, la pièce jointe s'affichera dans la base de documents avec une icône de téléchargement permettant d'ouvrir le fichier.
Ajouter un lien
Pour ajouter un lien, cliquez sur « Ajouter un lien ». La fenêtre suivante s’affichera :
Remplissez les champs « Nom » et « Lien », puis cliquez sur « Confirmer ».
Comme pour l'ajout d'un fichier, le lien s'affichera dans la base de données de documents avec une icône de flèche pointant vers la droite pour ouvrir le lien.
Ajout de documents aux tâches à partir de la base documentaire
Vous pouvez également ajouter des documents aux tâches à partir de la base documentaire.
Pour ce faire, accédez à la base de données documentaires du projet et cliquez sur le bouton « Ajouter une pièce jointe », en positionnant le sélecteur sur « Tâche ».
Vous pouvez ensuite sélectionner la tâche à laquelle vous souhaitez ajouter la pièce jointe.
Pour gérer les pièces jointes directement dans les tâches du projet, veuillez cliquer sur le lien suivant : https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/attachment-task/
Suppression d'un document de la base documentaire
Pour supprimer des documents d'un projet, accédez à la base documentaire de ce projet et cliquez sur la corbeille située à droite du document souhaité.
Bon à savoir : la suppression d’un document est définitive.
Affichage des pièces jointes en fonction des droits de l'utilisateur
- Accès limité en lecture seule : les membres ayant le statut « accès limité en lecture seule » sur le projet peuvent uniquement voir les pièces jointes des tâches qui leur sont assignées.
- Modification limitée : les membres disposant du statut « modification limitée » sur le projet peuvent uniquement lire et ajouter des pièces jointes aux tâches qui leur sont assignées. Ils peuvent uniquement supprimer les pièces jointes qu’ils ont ajoutées.
- Lecture seule : les membres ayant un accès « lecture seule » au projet peuvent consulter toutes les pièces jointes, mais ne peuvent ni les supprimer ni en ajouter.