L'agenda individuel
L'agenda présente un aperçu de toutes les tâches assignées à un utilisateur. Il est organisé par mois, les tâches étant positionnées par jour.
Pour consulter votre agenda, cliquez sur Agenda dans la barre latérale gauche :
Voici à quoi ressemble votre agenda :
La couleur de la tâche dans l'agenda correspond à la couleur de son projet.
Placez votre curseur sur le nom d'une tâche pour voir à quel projet et à quelle liste de tâches elle appartient, son pourcentage d'achèvement, sa date de début, sa date de fin, sa durée, son numéro de référence unique pour vos projets et tâches, et ses champs spéciaux, le cas échéant.
Modifier une tâche
Cliquez sur une tâche dans votre agenda pour l'ouvrir et accéder à ses détails : vous pourrez la modifier et y ajouter du contenu.
Paramètres d'affichage de l'agenda
- Vous pouvez passer d'un mois à l'autre dans l'agenda en utilisant les flèches autour de l'icône du calendrier en haut à gauche :
- En haut à droite de l'agenda se trouve une autre icône de calendrier qui vous permet d'afficher ou de masquer les week-ends en un seul clic :
- En haut à droite de l'agenda, un menu déroulant vous permet de gérer l'affichage des tâches : Masquer le temps, Planifié, Réalisé, Planifié + Réalisé :
Le contenu de ces vues est détaillé ci-dessous dans la section « Voir et modifier les temps ».
- Dans le coin supérieur droit, un bouton permet d'ouvrir le panneau de gestion de la synchronisation de l'agenda, des exportations ou des importations :
Pour en savoir plus sur les options de synchronisation possibles, consultez l'article :
Enfin, vous pouvez cocher ou décocher deux cases dans le coin supérieur droit :
- Afficher les tâches assignées : si la case n’est pas cochée, seules les tâches avec des temps planifiées ou réalisés sont visibles.
- Afficher les horaires des tâches : si la case n’est pas cochée, vous ne pourrez plus voir si la tâche est planifiée pour toute la journée ou pour une période spécifique.
Voir et modifier les temps
Les vues
Les différentes manières de présenter les données sur l'agenda :
- Temps planifié
Cette vue présente les temps planifiés avec les taux d'occupation correspondants.
Si la case « Afficher les tâches assignées » n'est pas cochée, les tâches sans temps planifiés ne sont pas visibles.
- Temps réalisé
Cette vue présente les temps réalisés avec les taux d'occupation correspondants.
Si la case « Afficher les tâches assignées » n'est pas cochée, les tâches sans temps réalisés ne sont pas visibles.
- Vue des temps planifiés et réalisés
Tous les temps sont indiqués ici, prévus et réalisés, avec les taux d'occupation correspondants.
Si la case « Afficher les tâches assignées » n'est pas cochée, les tâches sans temps ne sont pas visibles.
Les données de temps à gauche correspondent au temps planifié, et celles à droite au temps réalisé.
Bon à savoir : lors de la saisie d’un temps réalisé, le champ de saisie est entouré d’une bordure bleue.
Taux d'occupation
Les taux d'occupation sont visibles par jour, par semaine et par mois.
Au regard des temps planifiés et réalisés, il existe 2 taux d'occupation, un pour les temps planifiés (à gauche) et un pour les temps réalisés (à droite).
Un pictogramme indique le temps occupé en vert et le temps disponible en gris. Ce pictogramme représente le pourcentage de temps alloué (par exemple, 1 jour = 100 %).
Cela permet de savoir si la personne concernée a encore du temps libre ou, au contraire, si elle est surchargée de travail ce jour-là. Le pictogramme est rouge pour attirer l'attention.
Nombre d'heures travaillées par jour
Le calcul du taux d'occupation tient compte du nombre d'heures travaillées par jour, autrement dit, de votre disponibilité quotidienne pour accomplir les tâches.
Les heures travaillées doivent être précisées en haut de votre agenda ; chaque jour de la semaine correspond à un certain nombre d’heures.
Les heures que vous indiquez en haut du calendrier, par exemple pour le lundi, s'appliquent automatiquement à tous les lundis de votre agenda :
Toutefois, rien ne vous empêche, pour une journée donnée, de modifier la valeur par défaut afin de tenir compte d'une exception. Par exemple, ci-dessous, le nombre d'heures travaillées le mercredi 3 septembre a été ajusté :
Accès direct aux champs spéciaux
Pour afficher les champs spéciaux, cliquez sur les trois points situés dans le coin supérieur droit de la tâche :
Une fenêtre s'ouvrira vous permettant de visualiser et de modifier les champs spéciaux.
Créer une tâche dans l'agenda
Il est possible de créer une tâche à partir de l'agenda.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Enregistrer » puis sur « Nouvelle tâche ».
Les éléments suivants doivent être complétés :
Vous ne pouvez créer une tâche dans un projet à partir de l'agenda que si vous disposez des droits d'accès appropriés sur ce projet.
Vous pouvez également accéder à la création de tâches via le bouton + situé à droite de chaque jour du mois en cours.
Enregistrement du temps et de la période d'indisponibilité
Déplacer des temps planifiés
Vous pouvez déplacer un temps planifié en le faisant glisser avant ou après la date de saisie. Une case bleue indiquera qu'il est possible de déplacer le temps sélectionné à la date souhaitée.
Le report du temps planifié n'est possible que sous certaines conditions :
- Vous devez posséder le statut de créateur/administrateur ou le droit de modification du projet auquel appartient la tâche.
- Vous devez être dans la vue des temps planifiés de l'agenda.
Veuillez noter que des contraintes de planification (lien + jalon) peuvent empêcher le déplacement d'une heure.
Enregistrez vos temps
Vous pouvez saisir le temps prévu ou effectué pour une tâche dans l'un de vos projets, même si la tâche n'apparaît pas dans votre agenda (la tâche apparaît dans votre agenda si elle est prévue pour la période que vous consultez et si vous y êtes affecté).
Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Enregistrer » situé au-dessus de votre journal, puis sur « Temps ».
Remplissez la feuille de temps qui s'ouvre :
Le temps que vous avez saisi est automatiquement indiqué dans l'onglet « Qui » de la tâche et dans le récapitulatif du temps dans les différentes vues.
Vous pouvez également accéder à la feuille de temps en utilisant le bouton + situé à droite du nom et de la date de chaque jour.
Ajouter une période d'indisponibilité
Vous pouvez ajouter votre indisponibilité à votre agenda en cliquant sur le bouton « Enregistrer », puis sur « Indisponibilité ».
Remplissez la feuille d'indisponibilité qui s'ouvre :
Votre période d'indisponibilité génère automatiquement un taux d'occupation, visible dans votre agenda avec la durée et la période correspondantes.
Bon à savoir : pour consulter l’agenda d’un autre membre, rendez-vous dans votre liste de membres, puis cliquez sur le membre souhaité. Son agenda est accessible en cliquant sur l’icône correspondante située sous ses initiales ou sa photo de profil. (Voir l’article « Profil de membre »). https://www.beesbusy.com/resources/features/members/member-profile/).
Vous pouvez également accéder aux agendas des autres membres via l'agenda de l'équipe, en cliquant sur l'icône d'agenda à droite du nom des membres, comme indiqué dans l'article sur le sujet disponible ici : https://www.beesbusy.com/resources/features/agenda/how-can-i-easily-view-my-teams-workload-plan/
Vous pouvez voir les tâches inaccessibles, c'est-à-dire les tâches d'un projet auxquelles vous n'avez pas accès. Ces tâches sont colorées en gris.
Si vous participez à un projet dont vous n'êtes pas l'administrateur, et que le membre dont vous consultez le calendrier a des tâches confidentielles auxquelles vous n'êtes pas affecté, ces tâches confidentielles apparaîtront également sous le nom « Tâche non accessible », mais elles auront la couleur du projet.
De même, si vous avez un accès en lecture seule ou en modification seule à un projet, les tâches de ce membre seront nommées « Tâche non accessible ». Ces tâches auront la couleur du projet auquel elles appartiennent.
En rose : la tâche fait partie d’un projet collaboratif auquel vous participez et pour lequel votre accès est limité (modification ou lecture seule). Il peut également s’agir d’une tâche confidentielle.
En gris : la tâche fait partie d’un projet auquel vous ne participez pas.