Des fonctionnalités essentielles pour organiser, planifier et gérer vos travaux
Beesbusy a été conçu pour les utilisateurs occasionnels et les experts.
La gestion de projets
Kanban
Affichez toutes vos tâches dans des listes personnalisées :
- Organisez votre travail comme vous le souhaitez.
- Une fois la tâche terminée, marquez-la comme telle.
- Déplacez une tâche d'une liste à une autre en un seul clic.
Diagramme de Gantt
Avec la vue « Quand », la planification de vos projets devient facile :
- Planifiez, puis déplacez et replanifiez vos tâches par glisser-déposer.
- Structurez votre planning avec des liens et des jalons.
- Comparez le planning actuel avec sa version initiale.
Tableaux de bord
Gérez vos tâches et vos projets de manière visuelle et globale :
- Individuel : toutes vos tâches par catégorie (en cours, en retard, etc.).
- Personnalisation : créez des indicateurs spécifiques pour vous et votre équipe.
- Global : des portefeuilles de projets personnalisables pour suivre l'avancement de tous vos projets.
La planification des ressources
Calendriers multi-projets
Planifiez la charge de travail en temps réel et sur plusieurs projets simultanément :
- Consultez les interventions des membres sur les différents projets.
- Bénéficiez d'une vue d'ensemble de la charge de travail de vos équipes.
- Accédez aux détails du planning et ajustez la charge de travail de vos ressources si nécessaire.
- Optimisez la productivité de vos équipes.
Agenda individuel
Personnalisez, planifiez et suivez vos heures de travail :
• Ajustez vos heures de travail.
• Affichez vos tâches affectées.
• Saisissez du temps de travail planifié et/ou réalisé.
• Gérez vos périodes d’indisponibilité (congés, arrêts maladie, etc.).
• Consultez vos taux d'occupation.
Agenda de l'équipe
Prenez des décisions stratégiques à long terme en vous basant sur une vision consolidée de la charge de travail de vos équipes :
• Filtrez par équipe, département ou type de compétence pour afficher les disponibilités.
• Zoomez sur une vue mensuelle, semestrielle ou annuelle, selon vos besoins de prévision.
• Trouvez les réponses à vos questions : l’équipe peut-elle prendre en charge un nouveau projet ? Dans quel délai ? Est-il nécessaire d’embaucher ?
La gestion du temps
Planification de la charge de travail
Dans l'onglet « Qui » de la tâche, différentes options s'offrent à vous, selon vos besoins :
- Visualisez la disponibilité du membre avant de planifier sa charge de travail.
- Choisissez l'unité de temps qui vous convient le mieux : heure ou jour.
- Utilisez la fonction de planification intelligente pour tenir compte des plages horaires quotidiennes configurées : heure de début, pauses, fin de journée…
Configurateur de temps
Répartissez automatiquement votre temps estimé sur des périodes de durées variables :
- Sélectionnez la période de planification : la durée de la tâche ou des dates personnalisées.
- Estimez la charge de travail que vous devez répartir sur la période.
- Précisez si la ressource doit rester disponible pour d'autres tâches certains jours.
Reporting
Créez vos propres rapports par projet ou portefeuille de projets :
- Sélectionnez les éléments à afficher en lignes et en colonnes.
- Suivez votre temps par projet, tâche, ressource, etc.
- Comparez les prévisions avec les résultats réels.
Des fonctionnalités pour adapter Beesbusy à votre organisation et à vos besoins
Portail
Configurez des portails de création de demandes adaptés à vos besoins :
- Offrez à vos utilisateurs une interface simple pour la création de demandes.
- Traitez les demandes directement dans Beesbusy.
- Utilisez les portails à des fins internes (gestion des tickets informatiques, demandes RH, etc.) ou pour les activités orientées client (tests d'acceptation, support opérationnel, etc.).
Champs personnalisés
Créez vos propres champs pour gérer les informations dont vous avez besoin :
- Choisissez le type de champ souhaité : liste de valeurs, case à cocher, champ texte, etc.
- Appliquez vos champs aux éléments concernés : projets, tâches, saisies de temps, etc.
- Exploitez ces informations personnalisées dans le tableau de bord global, le portail et toutes les vues en utilisant des filtres basés sur ces champs personnalisés.
Workflow
Intégrez les contraintes de votre workflow dans vos tableaux Kanban :
- Définissez visuellement les étapes de votre workflow.
- Sélectionnez les actions nécessaires pour passer d'une étape à l'autre.
- Garantissez la conformité des processus en rendant ces actions obligatoires.
Questions fréquemment posées
Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?
Le diagramme de Gantt permet de visualiser la planification des tâches, de suivre leur achèvement et l'avancement global du projet.
Le diagramme de Gantt permet également de visualiser les liens entre les tâches, notamment celles qui dépendent de la réalisation d'autres tâches. Il permet aussi de repérer facilement les principales échéances sous forme de jalons.
La coordination du projet et des tâches associées repose sur l'élaboration et la mise à jour de ce calendrier du projet en fonction de la réalisation opérationnelle des travaux.
Le calendrier du projet sera d'autant plus pertinent qu'il intégrera les contraintes de charge de travail des différentes ressources impliquées dans le projet.
Quelle est la définition de la charge de travail ?
La charge de travail correspond au temps nécessaire pour accomplir une tâche. Elle est différente de la durée de la tâche.
En effet, un membre d'équipe peut avoir une charge de travail de 2 jours pour accomplir une tâche dont la durée est de 5 jours.
Par exemple, un peintre travaillera une journée pour appliquer la première couche de peinture, puis attendra trois jours avant de revenir travailler une journée pour appliquer la deuxième couche. La durée de la tâche « Peindre la façade » est bien de cinq jours, mais la charge de travail correspondante est de deux jours.
La distinction entre la charge de travail et la durée de la tâche permet alors au membre de se positionner sur d'autres tâches jusqu'à 3 jours (charge de travail), de paralléliser les tâches du membre et d'optimiser son temps de travail.
Inversement, un membre de l'équipe ne peut pas travailler 7 jours sur une tâche qui dure 5 jours. Par conséquent, si la charge de travail d'un membre de l'équipe est de 7 jours sur une tâche qui dure 5 jours, la durée de cette tâche dans le planning doit être modifiée afin qu'elle soit au moins égale à la durée de travail du membre, garantissant ainsi la cohérence du planning. Dans cet exemple, il est également possible de répartir la charge de travail entre plusieurs ressources.
La charge de travail est un élément essentiel de la gestion du temps pour garantir la cohérence du planning, optimiser la parallélisation et l'ordonnancement des tâches en fonction de la disponibilité des ressources du projet.
Qu'est-ce que la gestion du temps ?
La gestion du temps intègre la notion de charge de travail sous différentes formes afin de parvenir à une planification précise et cohérente :
- Le temps initial correspond à la charge de travail prévue (le peintre disposera de 2 jours de travail pour appliquer les 2 couches de peinture, ou le cabinet de conseil a vendu une mission de 2 jours pour un consultant).
- Le temps réalisé correspond au travail effectué (le peintre ou le consultant a travaillé 1 jour).
- Le temps restant correspond au temps nécessaire pour finaliser les travaux. Il est généralement obtenu en soustrayant le temps de travail effectué du temps de travail initial, mais ce temps peut varier en cas de mauvaise évaluation initiale ou d'événements opérationnels imprévus (le peintre ou le consultant constate après le premier jour qu'il aura besoin d'un jour supplémentaire). Temps initial = 2 ; Temps effectué = 1 ; Temps restant = 2.
- Le temps total correspond à la somme du temps réalisé et du temps restant. Il peut différer du temps initial en cas d'évaluation initiale erronée ou d'imprévus opérationnels (Temps initial = 2 ; Temps réalisé = 1 ; Temps restant = 2 ; Temps total = 3). Ce temps total doit ensuite être planifié (Temps planifié) pour une planification complète et le bon déroulement du projet.
Rares sont les solutions de gestion de projet qui proposent des fonctionnalités avancées de gestion du temps, permettant de distinguer ces notions. La plupart des applications de gestion de projet se contentent de saisir le temps passé, ce qui est insuffisant pour avoir une vision globale de la charge de travail restante, la planifier et identifier les impacts sur le calendrier du projet.
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