Vous trouverez dans cet article les informations suivantes :
- Informations sur la gestion du temps.
- Enregistrez le temps passé sur une tâche.
- Accédez aux saisies de temps.
- Les différents types de temps.
- Enregistrez le temps sur une période (jour, semaine, mois).
- Choisissez l'unité de temps : heures ou jours.
- Représentation visuelle des temps saisis.
- Exemple de gestion du temps.
- Enregistrez les temps passés sur plusieurs tâches/membres.
Informations sur la gestion du temps
Pour comprendre le fonctionnement du suivi du temps en général et dans Beesbusy en particulier, vous pouvez lire l'article « Comprendre la gestion du temps » : https://www.beesbusy.com/resources/features/time-management/time-management-beesbusy/
Saisir du temps sur une tâche
Pour enregistrer le temps passé sur une tâche, il est obligatoire qu'au moins un membre y soit affecté, sauf pour la saisie globale du temps.
Accès aux saisies de temps
Pour saisir du temps sur une tâche, cliquez dessus pour afficher le panneau de détails. Vous avez ensuite deux options :
- Dans l'onglet « Qui » des détails de la tâche, cliquez sur «Temps » à côté du nom de l'utilisateur concerné pour indiquer le temps par membre.
- Tâche > Panneau de détails de la tâche : à droite, cliquez sur « Temps » pour afficher le panneau de gestion du temps de la tâche. En bas de ce panneau, vous pouvez consulter le temps de chaque membre par catégorie. La partie supérieure du panneau affiche un récapitulatif des temps de la tâche.
Les différents types de temps
Vous pouvez ajouter et modifier les informations suivantes :
- Temps initial global : temps estimé pour accomplir la tâche.
- Temps initial : temps estimé pour accomplir la tâche, attribué à un membre.
- Temps réalisé : temps passé sur la tâche.
- Temps restant : temps restant nécessaire pour accomplir la tâche (ou pour que le membre termine son travail).
Ces différents horaires peuvent être modifiés. Cependant, les autres informations sont automatiquement ajustées en fonction des modifications apportées.
- Temps à attribuer : temps global initial qui n’a pas encore été attribué aux membres de l’équipe.
- Temps total : temps réalisé ajouté au temps restant (le cas échéant), sinon total des temps initiaux.
- Temps à planifier : temps calculé en faisant la différence entre le temps initial d’une part, et le temps planifié et/ou réalisé d’autre part.
- Temps planifié : temps programmé sur une période spécifique (jour, semaine, mois).
- Progression : pourcentage d'avancement de la tâche calculé selon le rapport entre le temps initial, le temps réalisé et le temps restant.
Vous pouvez saisir un temps réalisé sans nécessairement indiquer de temps initial.
Le temps restant et le temps total ne peuvent être calculés et modifiés que si le temps réalisé est indiqué.
Enregistrez le temps sur une période (jour, semaine, mois)
Vous pouvez enregistrer le temps de chaque membre (en heures ou en jours) par jour, par semaine ou par mois, selon la manière dont vous souhaitez enregistrer et suivre leur temps.
Dans l'onglet « Qui » des détails de la tâche, cliquez sur «Temps » à côté du nom de l'utilisateur concerné pour indiquer le temps par membre.
Cliquez sur « Planifier une période », puis sélectionnez la période (mois, semaine ou jour). Choisissez ensuite une date ou une période dans le calendrier. La disponibilité du membre s’affiche en temps réel grâce au cercle coloré qui se remplit proportionnellement aux heures déjà saisies.
Vous pouvez planifier plusieurs périodes. La durée planifiée influe sur la durée de la tâche, le cas échéant.
Vous trouverez le total des temps prévus sur la ligne récapitulative.
Remarque : n'oubliez pas de comparer le temps total et le temps prévu pour vous assurer d'avoir prévu le temps nécessaire à chaque membre pour accomplir la tâche.
Choisissez l'unité de temps : jours ou heures, et inversez-la si nécessaire.
- Si la tâche n'est pas planifiée (aucune durée dans l'onglet « Quand » de la tâche) mais que vous saisissez tout de même une charge de travail pour un membre, cette charge de travail sera exprimée en jours par défaut.
- Si la tâche est planifiée en jours dans l'onglet « Quand » et que vous saisissez un temps pour un membre, ce temps sera exprimé en jours par défaut.
- Si la tâche est planifiée en heures dans l'onglet « Quand » et que vous saisissez un temps pour un membre, ce temps sera exprimé en heures par défaut.
Dans tous les cas, vous pouvez modifier l'unité de saisie du temps à l'aide du bouton situé à gauche du champ de saisie du temps initial dans l'onglet « Qui » de la tâche.
Ce bouton vous permet de saisir des temps en heures pour une tâche dont la durée est exprimée en jours, et inversement.
Vous avez également la possibilité de choisir l'unité de temps qui s'appliquera à toutes les tâches de votre projet.
Pour ce faire, accédez aux paramètres du projet, à la section « Paramètres par défaut de l'enregistrement du temps » et choisissez l'unité qui vous convient :
Pour plus d'informations sur la durée d'une tâche, consultez cet article intitulé « Planifier une tâche » : https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/how-to-schedule-a-task/
Représentation visuelle des saisies de temps
Dans la vue « Quoi » d’un projet, si du temps est enregistré pour une tâche, un symbole de montre s’affiche : 
Lorsque vous enregistrez du temps sur une tâche, l'indicateur de progression (onglet « Quoi » du détail de la tâche) s'ajuste automatiquement au pourcentage d'avancement de la saisie du temps.
Dans les vues de planification (vues Quand et Qui d'un projet, vues multi-projets), vous visualisez les temps prévus pour la tâche avec une zone de couleur plus vive.
Si les délais sont dépassés, des hachures sont ajoutées en dehors de la tâche.
Dans les vues Qui, Calendriers et Agenda, si vous affichez les horaires, vous verrez le temps planifié pour les tâches par membre, ainsi que le taux d'occupation de chaque membre :
Comment répartir automatiquement le temps entre les tâches ?
Utilisez le configurateur si vous souhaitez allouer du temps en masse.
Pour en savoir plus sur le configurateur de temps : https://www.beesbusy.com/resources/features/time-management/the-time-configurator/