Tiers : définition
Un tiers est une entreprise partenaire : client, fournisseur ou prestataire de services.
Dans Beesbusy, il est possible d'ajouter des tiers à des projets ou à des tâches.
Afin d'effectuer des requêtes auprès de tiers (outil de recherche, filtres), les tiers que vous créez constituent un référentiel commun s'appliquant au périmètre de votre abonnement.
Ils sont donc gérés par le compte en charge de l'administration des licences.
Comment gérer les tiers
Créer un tiers
Accédez au menu déroulant en haut à droite > Profil > Paramètres d'abonnement > Tiers.
Cliquez sur « Créer un nouveau tiers ».
Une fenêtre s'ouvre, vous permettant de renseigner diverses informations concernant ce nouveau tiers. Le nom et le type du tiers sont obligatoires pour sa création.
Vous pouvez ensuite ajouter des indications et des contacts.
Si vous créez un ou plusieurs contacts, vous pouvez choisir un contact comme contact principal en cliquant sur l'étoile en haut à gauche de la zone du contact :
Lorsque vous ajoutez un tiers à un projet ou à une tâche (voir ci-dessous), le contact principal sera affiché par défaut sur les informations affichées avec le tiers.
Personnaliser les tiers
Vous pouvez créer des champs spéciaux s'appliquant aux tiers :
Pour en savoir plus sur les champs spéciaux, veuillez consulter l'article d'aide en ligne suivant :
https://www.beesbusy.com/resources/features/user-account-profile/special-fields/
Suppression des tiers
Il est possible de supprimer des tiers du référentiel créé par l'administrateur à partir des paramètres d'abonnement de son profil.
Il suffit de cliquer sur le menu du champ et de choisir « Supprimer » :
Vous pouvez également modifier un élément tiers grâce à ce même menu.
Utilisation des tiers
L'ajout d'un tiers pour l'ensemble du projet
Si vous disposez des droits d'administrateur sur un projet, vous pouvez choisir un tiers à affecter à ce projet.
Accédez au projet auquel vous souhaitez ajouter un tiers, puis aux paramètres du projet. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Tiers ». Cliquez sur le menu déroulant « Sélectionner un tiers » et faites votre choix.
Le tiers sélectionné est affiché avec toutes ses données :
- Type
- Adresse
- Par défaut, le contact principal est sélectionné s'il existe plusieurs contacts. Vous pouvez ensuite choisir un autre contact si vous le souhaitez.
- Champs spéciaux
Le prestataire tiers que vous choisirez pour ce projet se verra confier toutes les tâches qui y sont liées :
Dans ce cas, le tiers ne peut pas être changé au niveau de la tâche.
Ajouter des tiers directement aux tâches
Si vous souhaitez pouvoir affecter un tiers à une tâche d'un projet, et un autre tiers à une autre tâche du même projet, n'affectez pas de tiers dans les paramètres du projet.
Il vous suffit de sélectionner directement le tiers souhaité dans le panneau latéral de la tâche :
Vous pouvez le faire si vous accédez au projet avec des droits d'administrateur ou de modification.
Le tiers sera affiché avec toutes ses données. Le contact principal sera affiché par défaut s'il existe plusieurs contacts associés au tiers, mais vous pouvez en afficher un autre si vous le souhaitez.
Suppression d'un tiers
Après avoir ajouté un tiers à un projet ou à une tâche, la suppression d'un tiers s'effectue de la manière suivante :
- Dans le projet : accédez aux paramètres, puis à la section « Tiers ». Choisissez un autre tiers ou cliquez sur la croix (X) dans le menu déroulant si aucun tiers n’est installé. Seuls les créateurs ou administrateurs du projet concerné peuvent supprimer un tiers.
- Pour accéder à la tâche : sélectionnez un autre tiers ou cliquez sur la croix (X) dans le menu déroulant si aucun tiers n'est associé à la tâche. Vous ne pouvez supprimer un tiers d'une tâche que si vous disposez de droits d'administrateur ou de modification sur le projet.
Pour aller plus loin :
- Vous pouvez filtrer les éléments tiers dans les vues de projet ou dans les projets multiples : https://www.beesbusy.com/resources/features/display/filters/
- Vous pouvez afficher des tiers sur les tâches grâce aux options d'affichage : https://www.beesbusy.com/resources/features/project/display-options-project/