Le flux de travail
Vous pouvez configurer un ou plusieurs flux de travail pour un projet.
En résumé, l'objectif d'un flux de travail est de représenter un processus sous forme d'étapes et de limiter la progression des tâches de l'étape de départ à l'étape d'arrivée en respectant certaines conditions.
La fonctionnalité de flux de travail vous permet de définir les étapes du processus, les transitions entre les étapes, ainsi que les contraintes associées aux étapes et/ou aux transitions.
Seuls les membres disposant des droits d'administrateur de projet peuvent créer et/ou modifier un flux de travail.
Dans cet article, vous apprendrez d'abord comment les flux de travail sont visibles par l'utilisateur, puis comment configurer un flux de travail.
Présentation du flux de travail dans le cadre du projet Beesbusy
Sélection du flux de travail dans la tâche
Plusieurs flux de travail peuvent être actifs sur un projet. Par conséquent, pour chaque tâche, vous devez spécifier le flux de travail qui lui est attribué.
Dans l'onglet Flux de travail de la tâche, un menu déroulant vous permet de choisir le flux de travail pour cette tâche, ou de n'en définir aucun :
Bon à savoir : une option de configuration permet de choisir un flux de travail qui sera attribué par défaut à toutes les nouvelles tâches créées dans le projet. Cela évite de devoir sélectionner un flux de travail pour chaque tâche si un seul flux de travail s’applique à l’ensemble du projet.
Lire les étapes du flux de travail dans la tâche
Une fois le flux de travail choisi, le panneau latéral de la tâche affiche l'étape du flux de travail dans laquelle se trouve la tâche, ainsi que l'étape suivante :
Actions à entreprendre pour passer à l'étape suivante
Si des actions permettant de passer à l'étape suivante ont été configurées, elles sont répertoriées sous le nom de l'étape suivante :
Ces actions obligatoires sont signalées par une étoile rouge à droite de leur nom.Dans ce cas, le bouton « Confirmer » n’est cliquable qu’une fois les actions terminées.
Actions à effectuer dans l'étape de flux de travail actuelle
Si le flux de travail vous demande d'effectuer des actions à l'étape actuelle, ces actions s'affichent sous le nom de l'étape actuelle et au-dessus du nom de l'étape suivante :
Maintenant que vous avez vu ces principaux éléments de l'interface utilisateur, vous allez découvrir comment créer puis configurer un flux de travail.
Création et configuration du flux de travail
Création du flux de travail
Comment créer un flux de travail ?
Accédez aux paramètres du projet, section « Flux de travail ».
Si des flux de travail ont déjà été créés, ils apparaîtront dans cette section.
Pour créer et configurer un nouveau flux de travail, cliquez sur « Ajouter un flux de travail ».
Une fenêtre « Nouveau flux de travail » apparaîtra alors, avec plusieurs champs à remplir :
Seuls les champs « Nom » et « Description » sont obligatoires.
Si votre projet comporte des rôles, vous pouvez désigner un ou plusieurs « Rôles privilégiés » ici. Les membres ayant un rôle par défaut dans le projet (voir l'article sur les rôles en cliquant ici) peuvent également en bénéficier. ici) pourront passer outre les contraintes de flux de travail si leur rôle par défaut est désigné ici comme un rôle privilégié.
Vous pouvez choisir une étiquette pour visualiser plus rapidement, au sein du projet, quel flux de travail est associé à quelle tâche. Ceci est particulièrement utile lorsqu'il existe plusieurs flux de travail actifs dans le projet et que, par conséquent, toutes les tâches ne suivent pas le même flux de travail.
La case à cocher « Flux de travail par défaut du projet », comme son nom l'indique, attribue automatiquement le flux de travail approprié à toute nouvelle tâche créée dans le projet.
Cliquez sur « Créer » pour valider ces éléments et commencer à configurer le flux de travail.
Tous ces éléments peuvent être modifiés ultérieurement en cliquant sur les 3 petits points à droite du nom du flux de travail, puis sur « Modifier ».
Comme vous pouvez le constater, il est également possible de dupliquer ou de supprimer un flux de travail via ce menu.
Structurer le flux de travail
Voici les éléments qui constituent un flux de travail :
- Une étape de départ et une étape d'arrivée.
- Une ou plusieurs étapes intermédiaires.
- Transitions entre ces étapes.
Voici les trois éléments qui vous sont présentés par défaut lors de la création du flux de travail :
Cliquez sur le bouton « Ajouter une étape » situé en haut à gauche si vous souhaitez ajouter une étape :
Vous pouvez glisser-déposer les étapes pour les positionner dans l'ordre souhaité.
Lorsque vous reliez une étape à une autre en faisant glisser le cercle situé à droite du nom de l'étape, la transition apparaît automatiquement.
Voici un exemple de flux de travail avec quelques étapes supplémentaires :
Comme vous pouvez le constater dans cet exemple, une étape peut être suivie de plusieurs étapes de votre choix. Dans la tâche, vous devrez ensuite choisir l'étape suivante à laquelle la tâche doit se diriger une fois l'étape actuelle terminée.
N'oubliez pas de cliquer régulièrement sur le bouton « Enregistrer » en haut à droite afin de ne pas perdre votre travail de configuration de votre flux de travail :
Configuration des transitions
Lorsque vous cliquez sur une transition, la fenêtre des paramètres de transition s'ouvre :
Les 3 premiers éléments des transitions seront visibles pour l'utilisateur, dans le panneau latéral « Flux de travail » de la tâche :
Le champ « Étiquette »
L'étiquette de transition correspond au nom de l'étape suivante qui apparaît dans le panneau latéral de la tâche.
Le champ « Message »
Le message de transition s'affiche dans la zone de message du panneau latéral. Il est essentiel pour aider les utilisateurs à comprendre les actions à effectuer.
Le champ « Actions »
Les actions à effectuer, qu'elles soient facultatives ou obligatoires, sont affichées sous le message.
Quelles actions sont possibles ? Un menu déroulant propose les options suivantes : saisir un commentaire, saisir le temps réalisé, saisir le temps initial, saisir le temps prévu, ajouter une pièce jointe, saisir une information dans un champ spécial, envoyer une notification et consulter les rôles attribués aux membres de la tâche.
Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs actions.
Une fois l'action sélectionnée, vous pouvez la rendre obligatoire à l'aide de la case à cocher.
Le caractère obligatoire d'une action empêche le processus de passer à l'étape suivante tant qu'elle n'est pas terminée. Par conséquent, les actions non obligatoires ne sont pas bloquantes ; elles sont simplement recommandées.
Veuillez noter que concernant les actions obligatoires, il n'existe aucun contrôle sur la personne qui effectue l'action ni sur le moment où elle a été effectuée. Par exemple, si vous demandez un commentaire pour passer à l'étape suivante et qu'un commentaire a déjà été saisi par vous ou quelqu'un d'autre, l'action obligatoire est considérée comme effectuée. Ceci s'applique également aux rôles, aux saisies de temps, etc. Il est donc de la responsabilité de l'utilisateur de réaliser correctement les actions demandées, d'où l'importance de les expliquer clairement dans le message présenté ci-dessus.
Le champ de description permet de documenter l'action choisie dans le flux de travail. Il ne sera pas visible pour l'utilisateur dans le panneau latéral de la tâche.
Le champ « Rôle(s) requis pour effectuer l’action de transition »
Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs rôles qui seront nécessaires au membre souhaitant effectuer l'action de transition, c'est-à-dire faire passer la tâche à l'étape suivante du flux de travail.
Dans ce cas, même si toutes les actions obligatoires (ou facultatives) sont terminées, seuls les membres ayant l'un de ces rôles défini comme rôle par défaut sur le projet pourront faire passer la tâche à l'étape suivante en cliquant sur le bouton « Confirmer » dans le panneau latéral du flux de travail de la tâche.
Ces informations ne sont pas visibles dans le panneau latéral du flux de travail de la tâche.
Validation des paramètres de transition
Une fois vos choix effectués, cliquez sur le bouton « Confirmer » en bas de la fenêtre pour enregistrer vos paramètres de transition.
Configuration des étapes
Lorsque vous cliquez sur une étape, la fenêtre de paramètres suivante apparaît :
Le champ « Étiquette »
L'étiquette correspond au nom de votre étape.
Le champ « Liste des tâches »
Le champ « Liste des tâches » vous permet d'associer l'étape concernée à une liste de tâches de votre projet. Cette étape est facultative. Cette option est particulièrement utile dans un processus Kanban, où chaque liste de tâches du projet représente une étape du processus. Par exemple, dans le projet ci-dessous, les tâches sont déplacées d'une liste de tâches à l'autre au fur et à mesure de l'avancement du processus :
Une tâche sera qualifiée dans le backlog, puis déplacée vers « À développer », puis vers « À tester », et ainsi de suite.
Si les étapes du flux de travail correspondent aux listes de tâches et que les conditions sont remplies, les tâches passeront automatiquement d'une liste de tâches à l'autre à chaque validation de transition.
Ici, par exemple, l'étape « À tester » est rattachée à la liste de tâches « À tester » :
Par conséquent, toute tâche passant d'une étape précédente à l'étape « À tester » sera automatiquement placée dans la liste des tâches, également appelée « À tester ».
Le champ « Type »
Ensuite, vous pouvez choisir le type de transition entre « État par défaut » et « État bidirectionnel ». L’étape « Par défaut » assure une simple transition entre une étape précédente et la suivante. L’étape « Bidirectionnelle » est une étape sans issue : il n’y a pas d’étape suivante. La tâche retourne à l’étape précédente une fois les actions requises terminées.
Par exemple, l’étape « Réparer » est une étape bidirectionnelle :
En effet, une tâche terminée (par exemple, un développement informatique) doit être testée à l'étape « À tester ». Si le test est négatif, la tâche passe à l'étape « À corriger ». Une fois la correction effectuée, la tâche retourne à l'étape de test. Si le test est concluant, la tâche peut atteindre la fin du flux de travail, c'est-à-dire l'étape « Résolu ».
Le choix du type bidirectionnel a un impact sur la transition : celle-ci devient également bidirectionnelle, avec des configurations possibles pour les trajets aller et retour :
Le champ « Actions »
Enfin, vous pouvez également choisir une ou plusieurs actions à effectuer à cette étape. Il s'agit des mêmes actions que celles proposées dans la transition, à l'exception de l'action « Notification » et de l'action « Attribuer des rôles aux membres de la tâche » (Ces deux actions visent à préparer la transition vers l'étape suivante, d'où leur placement uniquement sur les transitions.Vous pouvez également les rendre obligatoires ou les laisser facultatives.
Activation du flux de travail
Une fois que vous avez terminé de structurer et de configurer votre flux de travail, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton « Enregistrer » en haut à droite.
Ensuite, lorsque vous souhaitez rendre le flux de travail utilisable dans le projet, cliquez sur le bouton « Activer » :
Si vous le souhaitez, vous pouvez ensuite désactiver le flux de travail à tout moment en cliquant sur le même bouton.
Configuration de plusieurs versions de flux de travail
Le bouton « Nouvelle version » situé en haut à droite vous permet de lancer une nouvelle version du flux de travail.
Cela vous permet de tester les modifications apportées à un flux de travail déjà configuré sur une version distincte, puis de choisir la meilleure version.
Pour changer de version, choisissez-la dans le menu déroulant contenant les numéros de version :
