Comment créer un membre
Il existe trois façons de créer un membre :
1/ À partir de la liste des membres
Saisissez son nom dans le champ « Rechercher ou créer un membre » situé en haut de la fenêtre. Cliquez sur « Créer un membre » ou appuyez sur la touche « Entrée » de votre clavier.
2/ À partir de l'onglet « Qui » d'une tâche
Dans l'onglet « Qui » du détail de la tâche : saisissez le nom du membre que vous souhaitez créer dans le champ « Rechercher ou créer un membre », puis cliquez sur « Créer… » ou appuyez sur la touche « Entrée » de votre clavier.
3/ À partir des paramètres du projet
Cliquez sur l'icône d'engrenage en haut à droite de la fenêtre du projet (sous le menu déroulant Utilisateur). Vous accédez ainsi aux paramètres du projet. Rendez-vous dans la section « Collaboration sur le projet ». Saisissez son nom dans le champ « Rechercher ou créer un membre », puis cliquez sur « Créer » ou appuyez sur la touche « Entrée » de votre clavier.
Une fois le membre créé, vous pouvez cliquer dessus pour accéder à son profil. Seuls le prénom et le nom sont obligatoires. Les autres informations sont facultatives. Pour en savoir plus, consultez l'article suivant : https://www.beesbusy.com/resources/features/members/member-profile/
Comment inviter un membre à collaborer
Le bouton « Inviter » n'est disponible que lorsque l'adresse électronique du membre que vous souhaitez inviter est renseignée.
Lorsque vous invitez un membre, celui-ci reçoit une notification à l'adresse électronique que vous avez indiquée. Tant que l'invitation est en attente, l'hexagone entourant les initiales du contact apparaît en pointillés ; une fois l'invitation acceptée, l'hexagone devient un trait plein.
Vous pouvez gérer les membres sans les inviter au préalable et décider de les inviter ultérieurement.
Remarque : les informations relatives au prénom, au nom, à l'organisation et à la fonction seront modifiées par les données réelles du membre lorsque celui-ci confirmera votre invitation.
Comment créer une ressource
Vous pouvez également créer un membre, ne pas indiquer d'adresse électronique et ne pas l'inviter, par exemple lorsque vous devez intégrer une ressource à votre organisation sans qu'elle soit nécessairement liée à un véritable compte Beesbusy (et à une personne réelle).
Par exemple :
- Un membre peut être une personne lambda (client, fournisseur…) qui n’a pas nécessairement accès à Beesbusy.
- Un membre peut être une personne qui ne possède pas encore de compte (par exemple un stagiaire qui arrivera plus tard).
- Un membre peut être une salle de réunion, un véhicule d'entreprise ou une machine. En affectant la ressource à certaines tâches, vous pouvez consulter sa disponibilité.
Vous pouvez créer autant de membres que vous le souhaitez.