Champs spéciaux : définition
Grâce aux champs spéciaux, vous pouvez qualifier certains éléments avec vos propres valeurs.
Les éléments pouvant comporter un champ spécial sont les projets, les tâches, le temps et les membres.
Pour effectuer des requêtes sur ces champs (outil de recherche, filtres), les champs spéciaux que vous créez constituent une référence commune s'appliquant à la portée de votre abonnement.
Elles sont donc gérées par le compte en charge de l'administration des licences.
Comment gérer les champs spéciaux
Créer un champ spécial
Accédez au menu déroulant en haut à droite > Profil > Paramètres d'abonnement > Champs spéciaux > cliquez sur l'icône « Nouveau champ spécial » : 
Pour créer un champ spécial, 1/ nommez le champ, 2/ attribuez-lui un type, 3/ spécifiez le ou les éléments auxquels il s'applique, puis cliquez sur « Créer » :
Vous avez plusieurs possibilités pour les types de champs :
Pour les listes à choix unique ou multiple, il vous est demandé de définir les options que vous proposerez à vos abonnés :
Suppression des champs spéciaux
Il est possible de supprimer des champs du référentiel créé par l'administrateur à partir des paramètres d'abonnement de son profil.
Il suffit de cliquer sur le menu du champ et de choisir « Archiver » :
Une confirmation est requise pour archiver votre champ spécial. Une fois archivé, vous pourrez le retrouver dans votre menu > Archives > Champs spéciaux.
En effet, si vous souhaitez créer un champ identique à un champ déjà archivé, un message d'erreur apparaît : « Un champ spécial portant cette étiquette existe déjà ».
Vous devez ensuite vous rendre dans les Archives pour le désarchiver ou le supprimer afin d'en créer un nouveau portant le même nom.
Utilisation de champs spéciaux
Ajout d'un champ spécial
Si vous disposez des droits d'administrateur sur un projet, vous pouvez gérer les champs spéciaux à utiliser dans la section « Champs spéciaux » des paramètres du projet.
Accédez au projet auquel vous souhaitez ajouter un champ, puis à ses paramètres. Faites défiler jusqu'à la section « Champs spéciaux ». Cliquez sur le menu déroulant « Ajouter un champ spécial » dans la catégorie de votre choix : Projet, Tâches ou Journal de temps. Une liste déroulante affichera les champs spéciaux créés précédemment par le compte administrateur.
L'ajout d'un champ spécial à un membre ne peut être effectué que par le membre lui-même.
Cela se fait dans le profil, dans la section « Champs spéciaux » :
Affichage des champs spéciaux
L'affichage des champs spéciaux varie selon les éléments :
- Membres : les champs spéciaux réservés aux membres sont accessibles directement depuis votre profil > Informations > Champs spéciaux :
- Projets : les champs du projet sont accessibles dans les paramètres du projet.
- Tâches : les champs des tâches sont accessibles dans la barre latérale des tâches du projet. Cliquez sur une tâche, puis sur l’icône « Champs spéciaux ».
- Temps : Les champs de temps sont accessibles dans les tâches du projet, dans l’onglet « Qui », à condition que vous ayez saisi du temps sur une période spécifique :
Bon à savoir : lors du partage d’un projet, seuls les membres ayant le même abonnement que vous peuvent voir vos champs.
Suppression d'un champ spécial
Après avoir ajouté un champ spécial à un projet, une tâche ou une période, la suppression d'un champ spécial s'effectue de la manière suivante : accédez aux paramètres du projet, allez dans la section des champs spéciaux, placez votre curseur sur le champ que vous souhaitez supprimer, cette icône apparaîtra à côté du nom du champ, cliquez dessus et une confirmation de suppression sera demandée.
Vous ne pouvez supprimer un champ spécial que si vous êtes le créateur ou l'administrateur du projet concerné.
Pour aller plus loin :
- Vous pouvez valoriser les champs spéciaux dans les exportations Excel des projets : https://www.beesbusy.com/resources/features/time-management/time-display/
- Vous pouvez utiliser l'outil de recherche en interrogeant des champs spécifiques : http://beesbusy.com/resources/features/display/the-beesbusy-search-tool/
- Vous pouvez filtrer les champs dans les vues de projet ou dans les projets multiples : https://www.beesbusy.com/resources/features/display/filters/