Cos'è un portale?
Un portale è una pagina web generata dall'amministratore di un abbonamento Beesbusy.
In questa pagina, gli utenti possono accedere per inviare richieste tramite un'interfaccia Beesbusy semplificata. Gli utenti possono anche tenere traccia delle richieste già inviate.
Per quanto riguarda Beesbusy, le richieste vengono trasformate in attività all'interno di progetti progettati per riceverle.
Il collegamento tra la richiesta e l'attività di progetto consente la comunicazione tra i richiedenti e coloro che elaborano le richieste, nonché la sincronizzazione delle informazioni in tempo reale.
In questo articolo, esplorerai innanzitutto l'interfaccia del portale e poi imparerai come l'amministratore crea e configura un portale.
Accesso al portale
Quando gli utenti accedono al portale tramite il loro browser web utilizzando l'URL fornito, vengono reindirizzati a una pagina di login.
Se non possiedono un account Beesbusy, possono crearne uno qui, utilizzando un nome utente e una password oppure un connettore SSO.
In ogni caso, non è richiesta alcuna licenza Beesbusy per utilizzare il portale: l'accesso è gratuito.
Fare una richiesta
Nel portale, per inviare una richiesta, clicca sul pulsante "Nuova attività".
A seconda delle impostazioni dell'amministratore, potresti essere in grado di scegliere la destinazione della richiesta dal menu a tendina "Progetto".
Fai clic su "Crea attività" per inviare la richiesta.
Modifica una richiesta
Se desideri modificare una richiesta, aggiungere informazioni, allegare un file, ecc., fai clic sull'icona della matita a sinistra del nome dell'attività.
L'attività si aprirà, consentendoti di modificarla in base alle autorizzazioni concesse dall'amministratore sul progetto di destinazione.
Se il progetto di destinazione include un flusso di lavoro, ruoli e/o campi speciali, queste informazioni verranno visualizzate nell'attività.
Personalizza la visualizzazione dei dati del portale
All'interno di un portale, è possibile personalizzare la visualizzazione in vari modi.
ordinamento
Fare clic su un'intestazione di colonna per ordinare le attività in base a quel criterio.
Ad esempio, se desideri visualizzare tutte le attività ordinate per data di creazione, fai clic su "Data di creazione".
Vedrai quindi le attività ordinate per data di creazione, con le più vecchie in fondo all'elenco. Fai nuovamente clic sull'intestazione della colonna "Data di creazione" per invertire l'ordine.
Raggruppamento
Utilizzando il menu a tendina "Raggruppamento", è possibile visualizzare le attività raggruppate per:
- Creator
- Elenco delle attività
- Progetto
- Fase del flusso di lavoro
Ad esempio, qui le attività sono raggruppate per fase del flusso di lavoro:
Filtri
È inoltre possibile utilizzare i filtri in questa visualizzazione facendo clic sull'icona a forma di imbuto nell'angolo in alto a destra. 
Per saperne di più sui filtri, puoi consultare l'articolo della guida online sull'argomento cliccando qui: https://www.beesbusy.com/resources/features/display/filters/
Larghezza della colonna
È possibile modificare la larghezza delle colonne trascinando e rilasciando le linee verticali che separano le intestazioni.
Ciò consente di adattare la visualizzazione delle colonne al numero di colonne o di rendere più leggibili determinate informazioni, a seconda delle proprie esigenze.
Aggiunta/rimozione di colonne
Se l'amministratore del portale lo ha autorizzato, è possibile aggiungere colonne per visualizzare informazioni aggiuntive, come campi speciali e/o ruoli.
Come fai a sapere se puoi aggiungere colonne? È semplice: se vedi un'icona a forma di ingranaggio che ti dà accesso alle impostazioni del portale, significa che l'amministratore ha abilitato questa funzionalità. 
Se non visualizzi l'icona a forma di ingranaggio, non puoi aggiungere colonne.
Facendo clic sull'icona a forma di ingranaggio, si accede alle impostazioni del portale:
Fai clic su “Aggiungi una colonna” per aggiungere una colonna al tuo portale:
È inoltre possibile rimuovere una colonna tramite il pulsante – che appare accanto al nome della colonna quando si passa il mouse sopra di essa:
Modifica dell'ordine delle colonne
Se è possibile configurare la rimozione e/o l'aggiunta di colonne al portale, è anche possibile modificarne l'ordine di visualizzazione trascinandole e rilasciandole nella sezione delle impostazioni, in modo da disporle nell'ordine desiderato.
Altri elementi dell'interfaccia del portale
Lo strumento di ricerca
Uno strumento di ricerca consente di effettuare ricerche all'interno dei nomi delle attività e dei relativi commenti:
Accesso al buzz ricevuto e inviato
Nel portale è possibile accedere alle notifiche ricevute e inviate cliccando sull'icona a forma di campanella in alto a destra:
Fai clic sul logo Beesbusy nell'angolo in alto a sinistra per tornare al portale.
Il profilo
Puoi accedere al tuo profilo per modificare nome e cognome, lingua di utilizzo e preferenze di notifica.
Come creare un portale?
Per creare un portale, è necessario essere amministratore di un abbonamento Beesbusy.
Nel tuo account amministratore di Beesbusy, vai al tuo Profilo (1), accessibile dal menu a tendina nell'angolo in alto a destra, e poi alla scheda "Impostazioni abbonamento" (2) del tuo profilo.
Nella sezione “Portale” (3), fare clic su “Crea un nuovo portale” (4):
Si aprirà una finestra delle impostazioni, con le opzioni descritte di seguito.
Nome del portale
Questo è il nome che darai al tuo portale. Ciò ti permetterà di distinguere i portali quando ne avrai diversi.
Nome visibile sul portale
Selezionando la casella, il nome del portale sarà visibile sul portale stesso, ovvero nell'interfaccia riservata ai candidati.
Progetti gestiti nel portale
Nel menu a tendina, selezionare i progetti che riceveranno le attività create dal portale, oppure le attività di ciascun progetto che saranno accessibili dal portale.
È possibile scegliere come questi progetti verranno denominati nel portale, grazie al campo “Etichetta visibile sul portale” (1).
Se hai reso accessibili diversi progetti, puoi scegliere un progetto selezionato di default nel portale (2).
Visualizza solo il progetto selezionato di default
Se selezioni questa opzione, gli utenti del portale potranno creare attività solo nel progetto selezionato.
Ma potranno comunque visualizzare le attività di tutti i progetti gestiti nel portale.
Autorizzare la modifica o la cancellazione di un commento
Se la casella non è selezionata, l'utente del portale non può modificare o eliminare i propri commenti, anche se dispone dei diritti di modifica.
Se la casella è selezionata, l'utente del portale può modificare o eliminare i propri commenti, anche se dispone di diritti di sola lettura.
Autorizzare la cancellazione di un allegato
Se la casella non è selezionata, l'utente del portale non può eliminare un allegato, anche se dispone dei diritti di modifica.
Se la casella è selezionata, l'utente del portale può eliminare un allegato, anche se dispone di diritti di sola lettura.
Visualizza il numero dell'attività
Qui puoi scegliere di visualizzare il numero dell'attività nel progetto oppure il numero di riferimento univoco.
Per saperne di più:
https://www.beesbusy.com/resources/features/project/unique-task-and-project-numbers/
Elementi del portale
Seleziona i campi e i ruoli speciali utilizzati nel portale. Puoi personalizzare il posizionamento di questi elementi nell'elenco e nelle finestre di creazione e aggiornamento, come spiegato di seguito.
Per saperne di più sui settori specialistici:
https://www.beesbusy.com/resources/features/user-account-profile/special-fields/
Per saperne di più sui ruoli:
https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/roles/
Lista
Seleziona la casella accanto a "Consenti la configurazione delle colonne accessibili nel portale" per permettere all'utente del portale di organizzare le colonne del proprio portale, in base a quanto hai reso visibile. Potrà quindi aggiungere o rimuovere colonne e modificarne l'ordine.
Scegli cosa sarà visibile nel portale agli utenti: puoi aggiungere colonne, come campi speciali o ruoli. Puoi anche rimuovere alcune delle colonne presenti di default quando crei il portale, ad esempio quella relativa all'autore dell'attività. Inoltre, puoi modificare l'ordine delle colonne tramite trascinamento.
Windows
Qui è possibile configurare le seguenti finestre:
- Creazione dell'attività
- Aggiornamento/modifica dell'attività
Passa da una configurazione di finestre all'altra tramite il menu a tendina:
Ecco come funziona:
Sulla destra, nell'anteprima del generatore, puoi vedere gli elementi che verranno visualizzati nell'attività dell'utente nel portale.
È possibile rimuovere alcuni elementi dalla finestra utente cliccando sulla croce a destra dell'elemento.
Sulla sinistra è presente un elenco degli elementi disponibili. Clicca sul segno più a destra dell'elemento per trasferirlo all'anteprima del builder, in modo che sia visibile nell'attività dell'utente del portale.
Nella configurazione della finestra di aggiornamento, noterete che alcuni elementi vengono visualizzati nell'intestazione della finestra, mentre altri vengono visualizzati al di sotto dell'intestazione, in una zona denominata "contenuto principale":
È inoltre possibile verificare se gli elementi che si sceglie di visualizzare nella finestra sono di sola lettura (in bianco) o modificabili (in arancione). Ad esempio, l'utente del portale non può modificare la data di creazione o il riferimento dell'attività:
Di default, gli elementi vengono visualizzati in una colonna, ma se fai clic sul pulsante "Due colonne", verrà creato un generatore di colonne.
Utilizza i pulsanti a destra degli elementi per scegliere come disporli nelle colonne:
- Posizionare nella colonna di sinistra:
- Posizionare nella colonna di destra:
- Utilizza la larghezza intera:
- Se nella stessa riga è già presente un elemento a sinistra e un altro a destra, inverti l'ordine delle righe:
Infine, non dimenticare di cliccare su "Salva" per salvare le modifiche. Oppure clicca su "Versione attiva" per ripristinare l'ordine precedente.
Autorizzazioni predefinite associate ai membri creati tramite il portale
Scegli quali diritti avranno i membri sui progetti gestiti nel portale.
Per saperne di più sui diritti dei membri nei progetti, si prega di leggere il seguente articolo:
https://www.beesbusy.com/resources/features/project/share-project-with-members-manage-access-rights/
Abbonamenti automatici predefiniti a Buzz per i nuovi utenti del portale
Configura quali notifiche automatiche riceverà l'utente.
Per saperne di più:
https://www.beesbusy.com/resources/features/project/automatic-notifications-in-a-project/
Nuova gestione utenti del portale
Quando qualcuno accede a un portale, viene aggiunto automaticamente:
- All'elenco dei membri del responsabile dell'abbonamento (e del responsabile del portale).
- Ai progetti gestiti nel portale, con i diritti configurati nella sezione "Autorizzazioni predefinite associate ai membri creati tramite il portale".
Generazione e rigenerazione dei collegamenti
Quando fai clic sul pulsante "Crea un portale", viene generata una pagina web. Il link è ora accessibile e puoi comunicarlo a chiunque abbia bisogno di utilizzare il portale.
Se fai clic sul pulsante "Rigenera link", modificherai l'URL della pagina web. Ciò non avrà alcun effetto sulle impostazioni del portale, ma il link precedente non sarà più funzionante.
Come modificare o eliminare un portale?
Nella sezione del portale dei parametri di abbonamento, puoi accedere a tutti i tuoi portali.
Fai clic sul menu con i tre puntini a destra per modificare o eliminare un portale.
