L'agenda individuale
L'agenda è una panoramica di tutti i compiti assegnati a un utente. È presentata in formato mensile, con i compiti posizionati nei giorni.
Per visualizzare l'agenda, clicca su Agenda nella barra laterale sinistra:
Ecco come si presenta la tua agenda:
Il colore dell'attività nell'agenda corrisponde al colore del suo progetto.
Posiziona il puntatore del mouse sul nome di un'attività per vedere a quale progetto e elenco di attività appartiene, la sua percentuale di completamento, la sua data di inizio, la sua data di fine, la sua durata, il suo numero di riferimento univoco per i tuoi progetti e attività, i suoi campi speciali, se applicabili.
Modifica di un'attività
Clicca su un'attività nella tua agenda per aprirla e avere accesso ai dettagli dell'attività: potrai modificarla e aggiungervi contenuti.
Impostazioni della vista agenda
- È possibile spostarsi da un mese all'altro nell'agenda utilizzando le frecce attorno all'icona del calendario in alto a sinistra:
- In alto a destra dell'agenda c'è un'altra icona del calendario che consente di mostrare o nascondere i fine settimana con un solo clic:
- In alto a destra dell'agenda, un menu a tendina consente di gestire la visualizzazione delle attività: Nascondi tempo, Pianificate, Raggiunte, Pianificate + Raggiunte:
Il contenuto di queste visualizzazioni è descritto in dettaglio di seguito nella sezione "Visualizzazione e modifica degli orari".
- Nell'angolo in alto a destra, un pulsante consente di aprire il pannello di gestione della sincronizzazione dell'agenda, delle esportazioni o delle importazioni:
Per saperne di più sulle possibili opzioni di sincronizzazione, consulta l'articolo:
Infine, puoi selezionare o deselezionare due caselle nell'angolo in alto a destra:
- Visualizza attività assegnate: se la casella non è selezionata, saranno visibili solo le attività con tempi pianificati o raggiunti.
- Mostra orari attività: se la casella non è selezionata, non sarà più possibile vedere se l'attività è pianificata per l'intera giornata o per un periodo di tempo specifico:
Visualizza e modifica gli orari
Le visualizzazioni
Le diverse modalità di visualizzazione dei dati nell'agenda:
- Tempo pianificato
Questa vista mostra gli orari previsti con i relativi tassi di occupazione.
Se la casella "Visualizza attività assegnate" non è selezionata, le attività senza orari pianificati non saranno visibili.
- Tempo raggiunto
Questa vista mostra i tempi raggiunti con i corrispondenti tassi di occupazione.
Se la casella "Visualizza attività assegnate" non è selezionata, le attività senza tempi raggiunti non saranno visibili.
- Visualizzazione dei tempi previsti e raggiunti
Qui vengono mostrati tutti i tempi, sia quelli previsti che quelli raggiunti, con i relativi tassi di occupazione.
Se la casella "Visualizza attività assegnate" non è selezionata, le attività senza orario non saranno visibili.
I dati temporali a sinistra rappresentano il tempo pianificato, mentre quelli a destra rappresentano il tempo raggiunto.
Buono a sapersi: quando si inserisce un tempo raggiunto, il campo di inserimento è circondato da un bordo blu.
Tassi di occupazione
I tassi di occupazione sono visibili a livello giornaliero, settimanale e mensile.
Considerando i tempi previsti e quelli realizzati, si hanno 2 tassi di occupazione, uno per i tempi previsti (a sinistra) e uno per i tempi realizzati (a destra).
Un pittogramma mostra il tempo occupato in verde e il tempo disponibile in grigio. Questo pittogramma mostra la percentuale di tempo assegnata (ad esempio 1 giorno = 100%).
Ciò consente di sapere se la persona interessata ha ancora tempo a disposizione o, al contrario, se è sovraccarica di lavoro in un dato giorno. Il pittogramma è colorato di rosso per attirare la vostra attenzione.
Numero di ore lavorate al giorno
Il calcolo del tasso di occupazione tiene conto del numero di ore lavorate al giorno, ovvero della disponibilità giornaliera a svolgere le attività.
Le ore lavorate devono essere specificate in cima all'agenda; ogni giorno della settimana equivale a un certo numero di ore.
Gli orari che indichi in cima al calendario, ad esempio per il lunedì, si applicano a cascata a tutti i lunedì della tua agenda:
Tuttavia, nulla impedisce di modificare il valore predefinito per un giorno specifico, tenendo conto di un'eccezione. Ad esempio, di seguito, il numero di ore lavorate mercoledì 3 settembre è stato modificato:
Accesso diretto ai campi speciali
Per visualizzare i campi speciali, fare clic sui tre punti nell'angolo in alto a destra dell'attività:
Si aprirà una finestra in cui potrai visualizzare e modificare i campi speciali.
Creazione di un'attività nell'agenda
È possibile creare un'attività dall'agenda.
Per farlo, clicca sul pulsante “Registra” e poi su “Nuovo compito”.
Devono essere compilati i seguenti elementi:
È possibile creare un'attività in un progetto dall'agenda solo se si dispone del livello di diritti corretto sul progetto.
È possibile accedere alla creazione delle attività anche tramite il pulsante + presente a destra di ogni giorno del mese corrente.
Registra il registro temporale e il periodo di indisponibilità
Spostamento orari previsti
È possibile spostare l'orario pianificato trascinandolo e rilasciandolo, prima o dopo il giorno in cui è stato inserito. Un riquadro blu indicherà che è possibile spostare l'orario selezionato al giorno desiderato:
Lo spostamento temporale pianificato è possibile solo a determinate condizioni:
- È necessario avere lo stato di creatore/amministratore o il diritto di modifica del progetto a cui appartiene l'attività.
- È necessario essere nella visualizzazione degli orari pianificati dell'agenda.
Tieni presente che i vincoli di pianificazione (collegamento+milestone) potrebbero impedire lo spostamento di un orario.
Registra i tuoi tempi
Puoi inserire il tempo pianificato o completato per un'attività in uno dei tuoi progetti, anche se l'attività non appare nella tua agenda (l'attività appare nella tua agenda se è pianificata per il periodo che stai visualizzando e se ti è stata assegnata).
Per farlo, clicca sul pulsante "Registra" sopra il tuo diario, poi su "Ora".
Compila il foglio presenze che si apre:
L'orario inserito viene automaticamente riportato nella scheda "Chi" dell'attività e nel riepilogo orario nelle diverse visualizzazioni.
È possibile accedere alla scheda attività anche tramite il pulsante + a destra del nome e della data di ogni giorno.
Aggiungi un periodo di riposo
Puoi aggiungere la tua indisponibilità all'agenda cliccando sul pulsante "Registra", quindi su "Giorno libero".
Compila il modulo di indisponibilità che si apre:
Il tuo periodo di indisponibilità genera automaticamente un tasso di occupazione, visibile nella tua agenda con la durata e il periodo di indisponibilità.
Buono a sapersi: per visualizzare l'agenda di un altro membro, vai all'elenco dei membri e clicca sul membro che desideri visualizzare. Puoi accedere alla sua agenda cliccando sull'icona dell'agenda sotto le sue iniziali o l'immagine del profilo. (Vedi l'articolo Profilo del membro: https://www.beesbusy.com/resources/features/members/member-profile/).
È possibile accedere alle agende degli altri membri anche tramite l'agenda del team, cliccando sull'icona dell'agenda a destra dei nomi dei membri, come indicato nell'articolo sull'argomento disponibile qui: https://www.beesbusy.com/resources/features/agenda/how-can-i-easily-view-my-teams-workload-plan/
Puoi visualizzare le attività non accessibili, ovvero le attività di un progetto a cui non hai accesso. Queste attività sono colorate in grigio.
Se stai partecipando a un progetto di cui non sei l'amministratore e il membro di cui stai consultando il calendario ha attività riservate a cui non sei assegnato, queste attività riservate appariranno anche con il nome "Attività non accessibile", ma saranno del colore del progetto.
Allo stesso modo, se si è in stato di sola lettura o di sola modifica su un progetto, le attività di quel membro saranno denominate "Attività non accessibile". Queste attività avranno il colore del progetto a cui appartengono.
In rosa: l'attività fa parte di un progetto a cui stai collaborando e il cui stato è "Modifica limitata" o "Sola lettura limitata". Potrebbe anche trattarsi di un'attività riservata.
In grigio: l'attività fa parte di un progetto di cui non fai parte.