Caratteristiche essenziali per organizzare, pianificare e gestire il proprio lavoro
Beesbusy è stato creato sia per utenti occasionali che per esperti.
Calendario di
Kanban
Visualizza tutte le tue attività in elenchi personalizzati:
- Organizza il tuo lavoro come preferisci.
- Una volta completata l'attività, contrassegnala come completata.
- Sposta un'attività da un elenco all'altro con un clic.
Il diagramma di Gantt
Con la vista Quando, pianificare i tuoi progetti diventa semplice:
- Pianifica, sposta e riprogramma le tue attività trascinandole e rilasciandole.
- Struttura il tuo programma con collegamenti e traguardi.
- Confronta il programma attuale con la sua versione iniziale.
Cruscotti
Gestisci le tue attività e i tuoi progetti in modo visivo e complessivo:
- Individuale: tutte le tue attività suddivise per categoria (in corso, in ritardo, ecc.).
- Personalizzato: crea indicatori specifici per te e per il tuo team.
- Globale: portfolio di progetti personalizzabili per monitorare l'avanzamento di tutti i tuoi progetti.
Pianificazione delle risorse
Calendari multi-progetto
Pianifica il carico di lavoro in tempo reale e su più progetti contemporaneamente:
- Visualizza gli interventi dei membri sui diversi progetti.
- Trai vantaggio da una visione complessiva del carico di lavoro dei tuoi team.
- Accedi ai dettagli della pianificazione e, se necessario, regola il carico di lavoro delle tue risorse.
- Ottimizza la produttività dei tuoi team.
Agenda individuale
Personalizza, pianifica e monitora le tue ore lavorative:
• Modifica il tuo orario di lavoro.
• Visualizza i compiti che ti sono stati assegnati.
• Inserire l'orario di lavoro previsto e/o effettivamente svolto.
• Gestisci i tuoi periodi di indisponibilità (ferie, malattia, ecc.).
• Visualizza i tuoi tassi di occupazione.
Agenda del team
Prendete decisioni strategiche a lungo termine basandovi su una visione consolidata dei carichi di lavoro dei vostri team:
• Filtra per team, reparto o tipo di competenza per visualizzare la disponibilità.
• Ingrandisci la visualizzazione per un periodo mensile, semestrale o annuale, a seconda delle tue esigenze di previsione.
• Trova risposte alle tue domande: il team può assumersi un nuovo progetto? Entro quando? È necessario assumere personale?
Gestione del tempo
Pianificazione del carico di lavoro
Nella scheda "Chi" dell'attività, sono disponibili diverse opzioni, a seconda delle esigenze:
- Prima di pianificare il carico di lavoro del membro, è importante visualizzare la sua disponibilità.
- Seleziona l'unità di tempo più adatta alle tue esigenze: ora o giorno.
- Utilizza la funzione di pianificazione intelligente per tenere conto delle fasce orarie giornaliere configurate: orario di inizio, pause, fine giornata...
Configuratore di tempo
Suddividi automaticamente il tempo stimato in periodi di durata variabile:
- Seleziona il periodo di pianificazione: la durata dell'attività o date personalizzate.
- Stima il carico di lavoro che dovrai distribuire nel corso del periodo.
- Specificare se la risorsa deve rimanere disponibile per altri incarichi in determinati giorni.
Reportistica
Crea i tuoi report personalizzati per progetto o per portfolio di progetti:
- Seleziona gli elementi da visualizzare in righe e colonne.
- Tieni traccia dei tempi impiegati per progetto, attività, risorsa, ecc.
- Confronta le previsioni con i risultati effettivi.
Funzionalità per adattare Beesbusy alla tua organizzazione e alle tue esigenze
ChromaLuxe
Configura portali per la creazione di richieste personalizzati in base alle tue esigenze:
- Offri ai tuoi utenti un'interfaccia semplice per la creazione di richieste.
- Elabora le richieste direttamente all'interno di Beesbusy.
- Utilizzate i portali per scopi interni (gestione ticket IT, richieste HR, ecc.) o per attività rivolte ai clienti (test di accettazione, supporto operativo, ecc.).
Campi personalizzati
Crea i tuoi campi personalizzati per gestire le informazioni di cui hai bisogno:
- Scegli il tipo di campo desiderato: elenco a discesa, casella di controllo, campo di testo, ecc.
- Applica i tuoi campi agli elementi pertinenti: progetti, attività, registrazioni orarie, ecc.
- Sfrutta queste informazioni personalizzate nella dashboard globale, nel portale e in tutte le visualizzazioni utilizzando filtri basati su questi campi personalizzati.
Workflow
Riporta i vincoli del tuo flusso di lavoro nelle tue lavagne Kanban:
- Definisci visivamente le fasi del tuo flusso di lavoro.
- Seleziona le azioni necessarie per passare da una fase all'altra.
- Garantire la conformità alle procedure rendendo queste azioni obbligatorie.
Domande frequenti
Cos'è un diagramma di Gantt?
Il diagramma di Gantt consente di visualizzare la programmazione delle attività in una pianificazione, di seguirne il completamento e l'avanzamento complessivo del progetto.
Il diagramma di Gantt materializza anche i collegamenti tra le attività, nel caso in cui alcune di esse siano condizionate dalla realizzazione di altre. Permette inoltre di visualizzare facilmente le scadenze principali sotto forma di milestone.
Il coordinamento del progetto e dei compiti associati si basa sulla costruzione e sull'aggiornamento del presente programma di progetto in base alla realizzazione operativa del lavoro.
La pianificazione del progetto sarà tanto più rilevante in quanto integrerà i vincoli di carico di lavoro delle varie risorse coinvolte nel progetto.
Qual è la definizione di carico di lavoro?
Il carico di lavoro è il tempo necessario per completare un'attività. È diverso dalla durata dell'attività stessa.
Infatti, un membro del progetto può avere un carico di lavoro di 2 giorni per portare a termine un compito la cui durata è di 5 giorni.
Ad esempio, un imbianchino lavorerà un giorno per applicare il primo strato di vernice, aspetterà 3 giorni prima di tornare al lavoro un giorno per applicare il secondo strato. La durata del compito "Dipingere la facciata" è effettivamente di 5 giorni, ma il carico di lavoro di questo compito è di 2 giorni.
La distinzione tra carico di lavoro e durata del compito consente poi al membro di posizionarsi su altri compiti fino a 3 giorni (carico di lavoro), di parallelizzare i compiti del membro e di ottimizzare il suo tempo di lavoro.
Al contrario, non è possibile per un membro del progetto lavorare 7 giorni su un'attività che dura 5 giorni. Pertanto, se il carico di lavoro di un membro è di 7 giorni su un'attività che dura 5 giorni, la durata dell'attività nella pianificazione deve essere modificata in modo che duri almeno quanto il carico di lavoro del membro, garantendo così la coerenza della pianificazione. In questo esempio, è anche possibile distribuire il carico di lavoro tra più risorse.
Il carico di lavoro è una componente essenziale della gestione del tempo per garantire la coerenza della pianificazione, ottimizzare la parallelizzazione e la sequenziazione delle attività in base alla disponibilità delle risorse del progetto.
Cos'è la gestione del tempo?
La gestione del tempo integra la nozione di carico di lavoro in diverse forme per ottenere una pianificazione precisa e coerente:
- Il tempo iniziale corrisponde al carico di lavoro previsto (il pittore avrà 2 giorni di lavoro per applicare 2 mani di vernice, oppure la società di consulenza ha commissionato a un consulente un incarico di 2 giorni).
- Il tempo impiegato corrisponde al lavoro svolto (il pittore o il consulente ha lavorato 1 giorno).
- Il tempo rimanente è il tempo necessario per completare il lavoro. Normalmente si ottiene sottraendo il tempo di lavoro svolto dal tempo di lavoro iniziale, ma può variare in seguito a una valutazione negativa all'inizio o a eventi operativi imprevisti (ad esempio, il pittore o il consulente si accorge dopo il primo giorno di aver bisogno di un giorno in più. Tempo iniziale = 2; Tempo realizzato = 1; Tempo rimanente = 2).
- Il tempo totale è la somma del tempo impiegato e del tempo rimanente. Questo valore può differire dal tempo iniziale in caso di una valutazione errata all'inizio o di imprevisti operativi (Tempo iniziale = 2; Tempo impiegato = 1; Tempo rimanente = 2; Tempo totale = 3). Questo tempo totale deve quindi essere pianificato (Tempo pianificato) per una pianificazione completa e per il buon andamento del progetto.
Pochissime soluzioni di project management offrono funzionalità di gestione del tempo elaborate distinguendo queste nozioni. La maggior parte delle applicazioni di project management si limita a inserire il tempo, ma questo non è sufficiente se si desidera avere una visione del carico di lavoro rimanente per pianificarlo e identificarne l'impatto sulla pianificazione del progetto.
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Personalizzazione
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