Il flusso di lavoro
È possibile configurare uno o più flussi di lavoro per un progetto.
In sostanza, l'obiettivo di un flusso di lavoro è rappresentare un processo sotto forma di passaggi e limitare la progressione delle attività dal passaggio iniziale a quello finale soddisfacendo determinate condizioni.
La funzionalità del flusso di lavoro consente di definire le fasi del processo, le transizioni tra le fasi, nonché i vincoli associati alle fasi e/o alle transizioni.
Solo i membri con diritti di amministratore del progetto possono creare e/o modificare un flusso di lavoro.
In questo articolo imparerai innanzitutto come i flussi di lavoro sono visibili all'utente e poi come configurarli.
Presentazione del flusso di lavoro nel progetto Beesbusy
Selezione del flusso di lavoro nell'attività
È possibile avere più flussi di lavoro attivi su un progetto. Pertanto, per ogni attività, è necessario specificare a quale flusso di lavoro è assegnata.
Nella scheda Flusso di lavoro dell'attività, un menu a discesa consente di scegliere il flusso di lavoro per questa attività o nessun flusso di lavoro:
È utile sapere che esiste un'opzione di configurazione che consente di scegliere un flusso di lavoro che verrà assegnato automaticamente a tutte le nuove attività create nel progetto. Questo evita di dover selezionare un flusso di lavoro per ogni singola attività, qualora un unico flusso di lavoro si applichi all'intero progetto. Per attivare questa opzione, è necessario prima aver configurato e salvato il flusso di lavoro.
Lettura dei passaggi del flusso di lavoro nell'attività
Una volta scelto il flusso di lavoro, il pannello laterale dell'attività mostra la fase del flusso di lavoro in cui si trova l'attività, nonché la fase successiva:
Azioni da eseguire per passare alla fase successiva
Se sono state configurate azioni per passare al passaggio successivo, queste vengono elencate sotto il nome del passaggio successivo:
Se sono obbligatorie, queste azioni sono contrassegnate da una stella rossa a destra del nome. In caso di azioni obbligatorie, il pulsante "Conferma" è cliccabile solo dopo aver completato le azioni.
Azioni da eseguire nel passaggio corrente del flusso di lavoro
Se il flusso di lavoro richiede di eseguire azioni nel passaggio corrente, le azioni da eseguire vengono visualizzate sotto il nome del passaggio corrente e sopra il nome del passaggio successivo:
Ora che hai visto questi elementi principali dell'interfaccia utente, scoprirai come creare e configurare un flusso di lavoro.
Creazione e configurazione del flusso di lavoro
Creazione del flusso di lavoro
Come creare un flusso di lavoro?
Vai alle impostazioni del progetto, sezione "Flusso di lavoro".
Se sono già stati creati dei flussi di lavoro, questi appariranno in questa sezione.
Se vuoi creare e configurare un nuovo flusso di lavoro, clicca su "Aggiungi un flusso di lavoro".
Apparirà quindi una finestra "Nuovo flusso di lavoro", con diversi campi da compilare:
Sono obbligatori solo i campi “Nome” e “Descrizione”.
Se hai dei ruoli nel tuo progetto, puoi designare uno o più "Ruoli Privilegiati" qui. I membri con un ruolo predefinito nel progetto potranno ignorare i vincoli del flusso di lavoro se il loro ruolo predefinito è designato come ruolo privilegiato qui. Per saperne di più sui ruoli, consulta l'articolo sui ruoli cliccando sul seguente link: https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/roles/
È possibile scegliere un'etichetta per visualizzare più rapidamente, all'interno del progetto, quale flusso di lavoro è assegnato a quale attività. Questa funzionalità è particolarmente utile se nel progetto sono attivi più flussi di lavoro e, pertanto, non tutte le attività seguono lo stesso flusso di lavoro.
La casella di controllo "Flusso di lavoro predefinito nel progetto", come suggerisce il nome, assegna automaticamente il flusso di lavoro pertinente a qualsiasi nuova attività creata nel progetto.
Fare clic su "Crea" per convalidare questi elementi e iniziare a configurare il flusso di lavoro.
Tutti questi elementi possono essere modificati in seguito cliccando sui 3 piccoli punti a destra del nome del flusso di lavoro, quindi su “Modifica”.
Come puoi vedere, è anche possibile duplicare o eliminare un flusso di lavoro tramite questo menu.
Strutturare il flusso di lavoro
Ecco gli elementi che compongono un flusso di lavoro:
- Un passaggio iniziale e uno finale.
- Uno o più passaggi intermedi.
- Transizioni tra questi passaggi.
Questi sono i tre elementi che ti vengono presentati di default quando crei il flusso di lavoro:
Se desideri aggiungere un passaggio, clicca sul pulsante "Aggiungi passaggio" in alto a sinistra:
È possibile trascinare e rilasciare i passaggi per posizionarli nell'ordine desiderato.
Quando si collega un passaggio a un altro trascinando il cerchio a destra del nome del passaggio, la transizione appare automaticamente.
Ecco un esempio di flusso di lavoro con alcuni passaggi aggiuntivi:
Come puoi vedere da questo esempio, un passaggio può essere seguito da più passaggi a tua scelta. Nell'attività, dovrai quindi scegliere a quale passaggio l'attività deve passare quando esce dal passaggio corrente:
Ricordatevi di cliccare regolarmente sul pulsante "Salva" in alto a destra per non perdere il lavoro svolto durante la configurazione del flusso di lavoro:
Configurazione delle transizioni
Quando fai clic su una transizione, si apre la finestra delle impostazioni della transizione:
I primi 3 elementi delle transizioni saranno visibili all'utente nel pannello laterale "Flusso di lavoro" dell'attività:
Il campo “Etichetta”
L'etichetta di transizione è ciò che appare come nome del passaggio successivo nel pannello laterale dell'attività.
Il campo “Messaggio”
Il messaggio di transizione viene visualizzato nella casella dei messaggi del pannello laterale. Svolge un ruolo fondamentale nell'aiutare gli utenti a comprendere le azioni da eseguire.
Il campo “Azioni”
Le azioni da eseguire, facoltative o obbligatorie, vengono visualizzate sotto il messaggio.
Quali azioni sono possibili? Un menu a discesa offre le seguenti opzioni: inserisci un commento, inserisci il tempo raggiunto, inserisci il tempo iniziale, inserisci il tempo pianificato, aggiungi un allegato, inserisci un campo speciale, invia una notifica e controlla i ruoli assegnati ai membri dell'attività:
È possibile selezionare una o più azioni.
Dopo aver selezionato un'azione, puoi renderla obbligatoria utilizzando la casella di controllo.
La natura obbligatoria dell'azione impedisce al processo di passare alla fase successiva fino al suo completamento. Pertanto, le azioni non obbligatorie non sono bloccanti, ma semplicemente consigliate.
Si prega di notare che, per quanto riguarda le azioni obbligatorie, non vi è alcun controllo su chi le esegue o quando vengono eseguite. Ad esempio, se si richiede un commento per passare alla fase successiva e un commento è già stato inserito da voi o da qualcun altro, l'azione obbligatoria si considera completata. Questo vale anche per ruoli, inserimenti di tempo, ecc. È quindi responsabilità dell'utente completare correttamente le azioni richieste, da qui l'importanza di spiegarle chiaramente nel messaggio presentato sopra.
Il campo descrizione è disponibile per documentare l'azione scelta nel flusso di lavoro. Non sarà visibile all'utente nel pannello laterale dell'attività.
Il campo “Ruolo/i richiesto/i per eseguire l’azione di transizione”
È possibile selezionare uno o più ruoli che saranno richiesti al membro che desidera eseguire l'azione di transizione, ovvero spostare l'attività al passaggio successivo del flusso di lavoro.
In questo caso, anche se tutte le azioni obbligatorie (o facoltative) vengono completate, solo i membri con uno di questi ruoli impostato come predefinito nel progetto potranno spostare l'attività al passaggio successivo facendo clic sul pulsante "Conferma" nel pannello laterale del flusso di lavoro dell'attività.
Queste informazioni non sono visibili nel pannello laterale del flusso di lavoro dell'attività.
Convalida delle impostazioni di transizione
Una volta effettuate le scelte, clicca sul pulsante "Conferma" nella parte inferiore della finestra per salvare le impostazioni di transizione.
Configurazione dei passaggi
Quando si fa clic su un passaggio, viene visualizzata la seguente finestra di impostazioni:
Il campo “Etichetta”
L'etichetta è il nome del tuo passaggio.
Il campo “Elenco attività”
Il campo elenco attività consente di collegare la fase in questione a un elenco attività nel progetto. Questa opzione non è obbligatoria. È particolarmente utile in un processo Kanban, in cui ogni elenco attività nel progetto rappresenta una fase del processo. Ad esempio, nel progetto seguente, le attività vengono spostate da un elenco attività all'altro man mano che il processo procede:
Un'attività verrà qualificata nel backlog, quindi spostata in "Da sviluppare", poi in "Da testare" e così via.
Se i passaggi del flusso di lavoro corrispondono agli elenchi di attività e le condizioni sono soddisfatte, le attività verranno automaticamente spostate da un elenco di attività all'altro a ogni convalida di transizione.
Qui, ad esempio, il passaggio "Da testare" è allegato all'elenco delle attività "Da testare":
Pertanto, qualsiasi attività che passi da un passaggio precedente al passaggio "Da testare" verrà automaticamente inserita nell'elenco delle attività, denominato anche "Da testare".
Il campo “Tipo”
Successivamente, è possibile scegliere il tipo di transizione tra "Stato predefinito" o "Stato bidirezionale". Il passaggio "Predefinito" è un passaggio che funge da semplice transizione tra un passaggio precedente e uno successivo. Il passaggio "Bidirezionale" è un passaggio "senza uscita" nel flusso di lavoro: non esiste un passaggio successivo. L'attività tornerà quindi al passaggio precedente dopo aver completato le azioni richieste in quel passaggio.
Ad esempio, il passaggio "Per correggere" è un passaggio bidirezionale:
Infatti, un'attività completata (ad esempio, uno sviluppo IT) deve essere testata nella fase "Da testare". Se il test ha esito negativo, l'attività passa alla fase "Da correggere". Una volta che il lavoro è stato corretto, l'attività torna alla fase di test. Se il test ha esito positivo, l'attività può raggiungere la fine del flusso di lavoro, ovvero la fase "Risolto".
La scelta della tipologia bidirezionale ha un impatto sulla transizione: diventa anch'essa bidirezionale, con possibili configurazioni sia per il viaggio di andata che per quello di ritorno:
Il campo “Azioni”
Infine, puoi anche scegliere una o più azioni da eseguire durante la fase. Si tratta delle stesse azioni proposte nella transizione, ad eccezione dell'azione "Notifica" e dell'azione "Assegna ruoli ai membri dell'attività" (queste due azioni servono a preparare la transizione alla fase successiva, quindi sono presenti solo nelle transizioni). Puoi anche renderle obbligatorie o lasciarle facoltative.
Attivazione del flusso di lavoro
Una volta terminata la strutturazione e la configurazione del flusso di lavoro, non dimenticare di cliccare sul pulsante "Salva" nell'angolo in alto a destra.
Quindi, quando vuoi rendere il flusso di lavoro utilizzabile nel progetto, clicca sul pulsante "Attiva":
Se lo desideri, puoi disattivare il flusso di lavoro in qualsiasi momento cliccando sullo stesso pulsante.
Configurazione di più versioni del flusso di lavoro
Il pulsante "Nuova versione" nell'angolo in alto a destra consente di avviare una nuova versione del flusso di lavoro.
Ciò consente di testare le modifiche apportate a un flusso di lavoro già configurato in una versione separata e quindi scegliere la versione migliore.
Per passare da una versione all'altra, seleziona dal menu a discesa i numeri di versione:
