Le reporting est une fonctionnalité qui vous permet de produire des tableaux de bord sur-mesure. Il est particulièrement utile pour le suivi des temps.
Les reportings sont présentés sous forme de tableaux, et leur mécanisme de construction est similaire à celui de tableaux croisés dynamiques dans Excel.
Pour créer votre reporting, rendez-vous dans « Tableau de bord », puis dans l’onglet « Reporting » et cliquez sur le bouton « Nouveau reporting » :
Une pop-up s’ouvre alors, vous permettant de construire votre reporting :
Comme vous pouvez le voir, la partie de gauche sert à paramétrer le reporting, et la partie de droite affiche les données du reporting une fois le paramétrage fait.
Dans cet article vous allez voir dans un comment paramétrer le reporting, puis comment afficher les données.
Paramétrage du reporting
Choix d’un ou plusieurs projets
Tout d’abord, grâce au menu déroulant « Projet » en haut à gauche, choisissez le ou les projets faisant l’objet de votre reporting.
Choix du format
Ce menu vous permet de choisir différents formats pour votre futur reporting, les 2 premiers étant les plus utilisés :
- Tableau : tableau simple en lignes et colonne :
- Carte thermique du tableau : les cases du tableau sont colorées de façon plus ou moins forte en fonction de la valeur contenue : plus la valeur est importante, plus la case sera colorée :
- Carte thermique des colonnes de tables
- Carte thermique des lignes du tableau
Type de calcul
Ce menu vous propose différentes façons de calculer les valeurs affichées dans votre reporting :
- Somme : additionne les valeurs.
- Compter
- Compter les valeurs uniques
- Somme sur Somme
- Somme versus Somme : permet de comparer des types de temps entre eux.
- Somme en tant que fraction du total
- Somme en tant que fraction des lignes
Choix d’une option
En fonction du mode de calcul choisi, vous aurez ou non la possibilité de choisir une option parmi les options suivantes :
Il s’agit du type de temps que vous voulez suivre dans votre reporting.
Pour les calculs « Somme sur Somme » et Somme versus Somme », vous aurez à choisir 2 options, par exemple « Temps planifié » et « Temps total ».
Lorsque une option de temps est indiquée, vous devez ensuite préciser si vous souhaiter un reporting en jours ou en heures :
Choix des éléments en ligne et en colonne
Après avoir définit le périmètre et les modalités de calcul et de présentation des données, vous pouvez maintenant construire votre reporting en choisissant les éléments affichés en ligne et en colonne :
Si vous souhaitez avoir les listes de tâche en ligne, cliquez sur le + à droite de « Liste de tâche », et sélectionnez l’élément « Nom de la liste de tâches ». Celui-ci apparaît alors sous le tableau de sélection :
Que ce soit en ligne ou en colonne, vous pouvez choisir plusieurs éléments à afficher. Par exemple, si vous faites un reporting pour suivre plusieurs projets, en ligne vous pouvez choisir d’afficher les noms des projets et les noms des listes de tâches :
Vous pouvez modifier l’ordre de ces éléments en les glissant-déposant l’un au-dessus de l’autre. Cela modifie l’ordre de présentation de ces éléments dans le tableau de reporting.
Affichage des données du reporting
Une fois le paramétrage terminé, rendez-vous dans la partie de droite pour obtenir le reporting.
Vous devez :
- Nommer le reporting
- Choisir une couleur
- Choisir une période
- Sauvegarder
Si vous avez choisi d’afficher les dates des temps dans le paramétrage des lignes ou des colonnes, vous devez également choisir une périodicité (jour, semaine, mois, trimestre, année).
Par exemple, voici un reporting avec une périodicité mensuelle, calculé à partir de données s’étalant sur une période de 4 mois :
Dans tous les cas, ce n’est qu’après avoir sauvegardé une première fois votre reporting que vous pourrez cliquer sur le bouton « Rafraîchir les données », qui vous permettra d’obtenir les données actualisées de votre reporting :
Après que vous ayez cliqué sur « Rafraîchir les données », Beesbusy vous présente votre reporting :
Si le reporting ne convient pas tout à fait à votre besoin, vous pouvez en modifier le paramétrage. Ensuite il faudra à nouveau rafraîchir les données pour voir l’impact de votre nouveau paramétrage.
Vous pourrez également le modifier ultérieurement si vous le souhaitez.
Tous vos reportings sauvegardés apparaissent ensuite sous forme carte dans l’onglet « Reporting » du tableau de bord :
Grâce au menu des trois petits points en haut à droite, vous pouvez les supprimer ou les modifier.
Enfin, en cliquant sur un reporting, celui-ci s’ouvre, vous permettant de le consulter, d’en rafrâchir la donnée, et également d’en faire une impression PDF ou un export Excel :