L’agenda d’un utilisateur

Présentation générale

L’agenda est un récapitulatif de l’ensemble des tâches sur lesquelles un utilisateur est affecté. Il se présente sous un format mensuel, avec les tâches qui sont positionnées sur les jours.

Pour voir votre agenda, rendez-vous dans le menu déroulant utilisateur (en haut à droite), puis allez dans votre Profil, onglet Agenda.

L'agenda personnel d'un utilisateur

Bon à savoir : pour visualiser l’agenda d’un autre membre, rendez-vous dans l’espace Membres, cliquez sur le membre en question, son agenda se trouve dans la section Agenda.

Modification d’une tâche

Cliquez sur une tâche de votre agenda pour avoir accès au détail de la tâche : vous pourrez la modifier et y ajouter du contenu.

Paramètres de visualisation de l’agenda

Vous pouvez vous déplacer dans l’agenda en utilisant l’icône représentant un calendrier en haut à gauche.

En haut à droite de l’agenda, il y a une autre image de calendrier qui permet d’afficher ou de masquer les week-ends.

La couleur de la tâche dans l’agenda correspond à la couleur de son projet.

Positionnez le curseur de votre souris sur une tâche pour visualiser à quel projet et liste de tâches elle appartient, sa date de début, sa date de fin et sa durée.

Pour le reste des options d’affichage, vous pouvez aussi, en cochant ou décochant en haut à droite :

  • afficher ou masquer les tâches affectées;
  • afficher ou masquer les temps planifiés;
  • afficher ou masquer les temps réalisés;
  • afficher ou masquer les temps totaux.

Visualisation de la charge de travail

Si du temps de travail est planifié pour la réalisation d’une tâche, cette charge va se matérialiser dans le calendrier sous forme d’un pictogramme faisant apparaître le temps occupé, en vert, et le temps disponible, en gris. Ce pictogramme comporte le pourcentage du temps affecté (ex. 1 journée = 100%). Si la personne concernée est en surcharge de travail sur une journée, le pictogramme prend une couleur rouge pour attirer votre attention.

On retrouve le total du temps affecté sous forme de pictogramme au niveau du jour, de la semaine et du mois. Cela permet de savoir si la personne concernée a encore du temps disponible, ou à l’inverse si elle est en surcharge.

Charge de travail dans l'agenda

Saisir ses temps et ses indisponibilités

Saisir ses temps

Vous pouvez saisir du temps réalisé sur une tâche d’un de vos projets, même si la tâche n’apparaît pas dans votre agenda.

(La tâche apparaît dans votre agenda si elle est planifiée et si vous y êtes affectée.)

Pour cela, cliquez sur le bouton Saisir su temps réalisé ou indisponibilités au dessus de votre agenda, puis « Temps ».
Complétez la feuille de temps qui s’ouvre :

feuille de saisie des temps

Le temps réalisé que vous avez renseigné est automatiquement reporté dans l’onglet « Qui » de la tâche et dans le récapitulatif des temps dans les différentes vues.

Saisir ses indisponibilités

Vous pouvez ajouter vos indisponibilités à votre agenda en cliquant sur le bouton Saisir du temps réalisé ou indisponibilités

puis « Indisponibilité ».

Renseignez la feuille d’indisponibilité qui s’ouvre :

ajouter une indisponibilité

Votre indisponibilité génère automatiquement un taux d’occupation, visible dans votre agenda.

Congés

Tâches non accessibles

Si vous regardez l’agenda d’un autre membre, vous allez voir apparaître des « tâches non accessibles », qui matérialisent les tâches d’un projet auquel vous n’avez pas accès car il n’est pas partagé avec vous. Ces tâches sont de couleur grise.

Dans le cas où vous participez à un projet dont vous n’êtes pas administrateur, et que le membre dont vous regardez le calendrier est positionné sur des tâches confidentielles auxquelles vous ne participez pas, ces tâches confidentielles vont également apparaître sous la dénomination de « tâche non accessible », mais elles seront de la couleur du projet.