Présentation générale
L’agenda est un récapitulatif de l’ensemble des tâches sur lesquelles un utilisateur est affecté. Il se présente sous un format mensuel, avec les tâches qui sont positionnées sur les jours.
Pour voir votre agenda, rendez-vous dans le menu déroulant utilisateur (en haut à droite onglet Agenda).
Voici comment se présente votre agenda :
Modification d’une tâche
Cliquez sur une tâche de votre agenda pour l’ouvrir et avoir accès au détail de la tâche : vous pourrez la modifier et y ajouter du contenu.
Paramètres de visualisation de l’agenda
- Vous pouvez vous déplacer d’un mois à l’autre dans l’agenda en utilisant les flèches entourant l’icône représentant un calendrier en haut à gauche.
- En haut à droite de l’agenda, il y a une autre image de calendrier qui permet d’afficher ou de masquer les week-ends en un simple clic
- En haut à droite de l’agenda, un menu déroulant vous permet d’accéder à plusieurs vues : Planifiés, Réalisés, Planifiés + Réalisés.
Le contenu de ces vues est détaillé ci-dessous dans la partie « Visualisation des temps ».
La couleur de la tâche dans l’agenda correspond à la couleur de son projet.
Positionnez le curseur de votre souris sur le nom d’une tâche pour visualiser à quel projet et liste de tâches elle appartient, son pourcentage d’avancement, sa date de début, sa date de fin, sa durée et son numéro de référence unique pour vos projets et vos tâches.
Pour le reste des options d’affichage, vous pouvez aussi en cochant ou décochant en haut à droite :
- Afficher ou masquer les tâches affectées : si la case n’est pas cochée, seules les tâches avec des temps sont visibles.
- Afficher ou masquer les temps : si la case n’est pas cochée, les temps ne sont pas visibles.
Visualisation des temps
Les vues
Les différentes vues de l’agenda :
- Vue des temps planifiés
Cette vue présente les tâches et les temps planifiés avec les taux d’occupation correspondants.
Si la case « Afficher les tâches affectées » n’est pas cochée, les tâches sans temps planifiés ne sont pas visibles.
- Vue des temps réalisés
Cette vue présente les tâches et les temps réalisés avec les taux d’occupation correspondants.
Si la case « Afficher les tâches affectées » n’est pas cochée, les tâches sans temps réalisés ne sont pas visibles.
- Vue des temps planifiés et réalisés
L’ensemble des tâches y est représenté, les tâches planifiées et les tâches réalisées, avec les taux d’occupation correspondants.
Si la case « Afficher les tâches affectées » n’est pas cochée, les tâches sans temps ne sont pas visibles.
La donnée de temps située à gauche est le temps planifié, et celle de droite est le temps réalisé.
Bon à savoir : lors de la saisie d’un temps réalisé, la zone de saisie est entourée d’une bordure bleu.
Les taux d’occupation
Les taux d’occupation sont visibles au niveau du jour, de la semaine et du mois.
Dans la vue des temps planifiés et réalisés, il y a 2 taux d’occupation, un pour les temps planifiés (à gauche) et un pour les temps réalisés (à droite).
Un pictogramme fait apparaitre le temps occupé en vert et le temps disponible en gris. Ce pictogramme comporte le pourcentage du temps affecté (ex. 1 journée = 100%).
Cela permet de savoir si la personne concernée a encore du temps disponible, ou à l’inverse si elle est en surcharge de travail sur une journée. Le pictogramme prend une couleur rouge pour attirer votre attention.
Création d’une tâche dans l’agenda
Il est possible de créer une tâche à partir de l’agenda.
Pour cela, cliquez sur le bouton 
Il faut compléter les éléments ci-dessous :
Le tâche que vous avez créée est automatiquement reporté dans la vue « Quoi » du projet.
Vous pouvez aussi accéder à la création de tâche grâce au bouton 
Saisir ses temps et ses indisponibilités
Déplacer des temps planifiés
Vous pouvez déplacer du temps planifié en glisser-déposer, avant ou après le jour où le temps a été saisi. Un encadré bleu indiquera qu’il est possible de déplacer le temps sélectionné au jour voulu.
Le déplacement de temps planifié n’est possible que sous certaines conditions :
- Avoir le statut de créateur/administrateur ou le droit à la modification du projet auquel appartient la tâche concernée.
- Être sur la vue des temps planifiés de l’agenda.
Attention, des contraintes de planification (lien+jalon) peuvent empêcher le déplacement d’un temps.
Saisir ses temps
Vous pouvez saisir du temps planifié ou du temps réalisé sur une tâche d’un de vos projets, même si la tâche n’apparaît pas dans votre agenda (la tâche apparaît dans votre agenda si elle est planifiée sur la période consultée et si vous y êtes affectée.)
Pour cela, cliquez sur le bouton
Complétez la feuille de temps qui s’ouvre :
Le temps que vous avez renseigné est automatiquement reporté dans l’onglet « Qui » de la tâche et dans le récapitulatif des temps dans les différentes vues.
Vous aussi accéder à la feuille des temps grâce au bouton
Saisir ses indisponibilités
Vous pouvez ajouter vos indisponibilités à votre agenda en cliquant sur le bouton
puis « Indisponibilité ».
Renseignez la feuille d’indisponibilité qui s’ouvre :
Votre indisponibilité génère automatiquement un taux d’occupation, visible dans votre agenda avec la durée et la période de l’indisponibilité.
Bon à savoir : pour visualiser l’agenda d’un autre membre, rendez-vous dans votre liste de Membres, cliquez sur le membre en question, son agenda se trouve dans la section Agenda (Voir l’article Profil d’un membre : https://www.beesbusy.com/ressources/fonctionnalites/membres/profil-dun-membre/ )
L’agenda d’un membre n’offre pas les mêmes possibilités, Il y a une vue temps planifiés et une vue temps réalisés.
Vous pouvez voir apparaître des tâches non accessibles, qui matérialisent les tâches d’un projet auquel vous n’avez pas accès. Ces tâches sont de couleur grise.
Dans le cas où vous participez à un projet dont vous n’êtes pas administrateur, et que le membre dont vous regardez le calendrier est positionné sur des tâches confidentielles auxquelles vous ne participez pas, ces tâches confidentielles vont également apparaître sous la dénomination de « Tâche non accessible », mais elles seront de la couleur du projet.
De la même façon, si vous êtes en statut lecture seule limitée ou modification limitée sur un projet, les tâches de ce membre seront nommées « Tâche non accessible ». Ces tâches seront de la couleur du projet auquel elles appartiennent.
En jaune : la tâche fait partie d’un projet sur lequel vous collaborez en et où votre statut est en modification limitée ou en lecture seule limitée. Elle pourrait aussi être une tâche confidentielle.
En gris : la tâche fait partie d’un projet dont vous ne faites pas partie.