ポータルとは何ですか？
ポータルとは、Beesbusyのサブスクリプション管理者が生成するウェブページのことです。
このページでは、ユーザーはログインして、簡略化されたBeesbusyのインターフェースを通じてリクエストを送信できます。また、既に送信したリクエストの履歴を確認することもできます。
Beesbusy側では、リクエストは、それらを受け入れるように設計されたプロジェクト内のタスクに変換されます。
依頼とプロジェクトタスクの連携により、依頼者と依頼処理担当者間のコミュニケーションが可能になり、リアルタイムでの情報同期も実現します。
この記事では、まずポータルインターフェースについて説明し、次に管理者がポータルを作成および構成する方法を学びます。
ポータルへのアクセス
ユーザーが提供されたURLを使用してWebブラウザ経由でポータルにアクセスすると、ログインページが表示されます。
Beesbusyアカウントをお持ちでない場合は、ユーザー名とパスワードを入力するか、SSOコネクタを使用して、こちらからアカウントを作成できます。
いずれにしても、このポータルを利用するのにBeesbusyのライセンスは必要ありません。アクセスは無料です。
リクエストする
ポータルでリクエストを送信するには、「新規タスク」ボタンをクリックしてください。
管理者の設定によっては、「プロジェクト」ドロップダウンメニューからリクエストの送信先を選択できる場合があります。
リクエストを送信するには、「タスクを作成」をクリックしてください。
リクエストを変更する
依頼内容を変更したり、情報を追加したり、添付ファイルを追加したりする場合は、タスク名の左側にある鉛筆アイコンをクリックしてください。
タスクが開き、対象プロジェクトの管理者によって付与された権限に基づいて編集できるようになります。
対象プロジェクトにワークフロー、役割、および/または特殊フィールドが含まれている場合、これらの情報はタスク上に表示されます。
ポータルデータの表示をカスタマイズする
ポータル内では、表示内容をさまざまな方法でカスタマイズできます。
選別
列ヘッダーをクリックすると、その基準でタスクを並べ替えることができます。
例えば、すべてのタスクを作成日順に表示したい場合は、「作成日」をクリックします。
すると、タスクが作成日順に並び、最も古いタスクがリストの一番下に表示されます。「作成日」列のヘッダーをもう一度クリックすると、並び順が逆になります。
グループ化
「グループ化」ドロップダウンメニューを使用すると、タスクを以下の基準でグループ化して表示できます。
- クリエイター
- タスクリスト
- プロジェクト
- ワークフローステップ
例えば、ここではタスクはワークフローのステップごとにグループ化されています。
フィルタ
この画面の右上隅にある漏斗アイコンをクリックすると、フィルターを使用することもできます。 
フィルターの詳細については、ここをクリックして、このトピックに関するオンライン ヘルプ記事を参照してください。 https://www.beesbusy.com/resources/features/display/filters/
列幅
ヘッダーを区切る垂直線をドラッグ アンド ドロップすることで、列の幅を変更できます。
これにより、列の数に合わせて列の表示を調整したり、ニーズに応じて特定の情報を読みやすくしたりすることができます。
列の追加/削除
ポータル管理者が承認していれば、特別なフィールドや役割など、追加情報を表示するための列を追加できます。
列を追加できるかどうかは、どうすればわかりますか？簡単です。ポータル設定にアクセスできる歯車アイコンが表示されていれば、管理者がこの機能を有効にしています。 
歯車アイコンが表示されていない場合は、列を追加できません。
歯車アイコンをクリックすると、ポータル設定にアクセスできます。
ポータルに列を追加するには、「列を追加」をクリックしてください。
列名にマウスカーソルを合わせると表示される「－」ボタンを使って列を削除することもできます。
列の順序を変更する
ポータルへの列の追加や削除を設定できる場合は、設定セクションで列をドラッグアンドドロップして、最適な順序に並べ替えることで、列の表示順序を変更することもできます。
その他のポータルインターフェース要素
検索ツール
検索ツールを使用すると、タスク名とそのコメント内を検索できます。
受信および送信されたバズへのアクセス
ポータルでは、右上のベルアイコンをクリックすることで、受信および送信した通知にアクセスできます。
ポータルに戻るには、左上隅にあるBeesbusyのロゴをクリックしてください。
プロフィール
プロフィールにアクセスして、氏名（姓と名）、使用言語、通知設定を変更できます。
ポータルサイトの作成方法
ポータルを作成するには、Beesbusyのサブスクリプションの管理者である必要があります。
Beesbusyの管理者アカウントで、右上隅のドロップダウンメニューからアクセスできるプロフィール（1）に移動し、次にプロフィールの「購読設定」（2）タブに移動します。
「ポータル」セクション（3）で、「新しいポータルを作成」（4）をクリックします。
設定ウィンドウが開きます。以下に説明するオプションが表示されます。
ポータル名
これはポータルに付ける名前です。複数のポータルがある場合、この名前によってそれぞれのポータルを区別することができます。
ポータルに表示される名前
チェックボックスをオンにすると、ポータル名がポータルサイト、つまり応募者インターフェースに表示されます。
ポータルで管理されるプロジェクト
ドロップダウンメニューから、ポータルから作成されたタスクの受信者となるプロジェクト、またはポータルからアクセスできるプロジェクトのタスクを選択します。
「ポータルに表示されるラベル」フィールド（1）を使用すると、これらのプロジェクトがポータルでどのように命名されるかを選択できます。
複数のプロジェクトにアクセスできるように設定している場合は、ポータルでデフォルトで選択されているプロジェクトを選択できます（2）。
デフォルトで選択されているプロジェクトのみを表示する
このオプションを選択すると、ポータルのユーザーは選択したプロジェクト内でのみタスクを作成できるようになります。
しかし、ポータルで管理されているすべてのプロジェクトのタスクは引き続き表示できます。
コメントの編集または削除を承認する
このチェックボックスがオフになっている場合、ポータルの利用者は、たとえ修正権限を持っていても、自分のコメントを編集または削除することはできません。
このチェックボックスがオンになっている場合、ポータルの利用者は、読み取り専用権限であっても、自分のコメントを編集または削除できます。
添付ファイルの削除を承認する
このチェックボックスがオフになっている場合、ポータルのユーザーは、たとえ変更権限を持っていても、添付ファイルを削除することはできません。
このチェックボックスがオンになっている場合、ポータルのユーザーは、読み取り専用権限しか持っていない場合でも、添付ファイルを削除できます。
タスク番号を表示
ここでは、プロジェクト内のタスク番号を表示するか、固有の参照番号を表示するかを選択できます。
詳細については、以下をご覧ください。
https://www.beesbusy.com/resources/features/project/unique-task-and-project-numbers/
ポータル要素
ポータルで使用する特別なフィールドと役割を選択します。これらの要素は、リスト内、作成ウィンドウ、更新ウィンドウ内での配置をカスタマイズできます。詳細は以下をご覧ください。
専門分野についてさらに詳しく知りたい場合は、以下をご覧ください。
https://www.beesbusy.com/resources/features/user-account-profile/special-fields/
役割の詳細については、以下をご覧ください。
https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/roles/
リスト
「ポータルでアクセス可能な列の設定を許可する」のチェックボックスをオンにすると、ポータルのユーザーが、ポータルで表示している内容に応じて、ポータルの列を整理できるようになります。これにより、ユーザーは列の追加や削除、順序の変更が可能になります。
ポータルのユーザーに表示する項目を選択します。特別なフィールドや役割などの列を追加できます。また、ポータル作成時にデフォルトで表示される列の一部を削除することもできます。例えば、タスクの作成者などです。さらに、ドラッグ＆ドロップで列の順序を変更することも可能です。
Windows
ここでは、以下のウィンドウを設定できます。
- タスクの作成
- タスクの更新／変更
ドロップダウンメニューを使って、両方のウィンドウ構成を切り替えることができます。
仕組みはこうです。
右側のビルダープレビューには、ポータル内のユーザーのタスクに表示される項目が表示されます。
ユーザーウィンドウから一部の項目を削除するには、項目の右側にある×印をクリックします。
左側には、利用可能な要素の一覧が表示されます。項目の右側にあるプラス記号をクリックすると、その項目がビルダープレビューに移動され、ポータルユーザーのタスクに表示されるようになります。
更新ウィンドウの設定では、一部の項目がウィンドウのヘッダーに表示され、その他の項目はヘッダーの下の「主要コンテンツ」と呼ばれる領域に表示されることがわかります。
ウィンドウに表示する項目が読み取り専用項目（白色）か編集可能項目（オレンジ色）かを確認することもできます。たとえば、ポータルのユーザーは作成日やタスク参照を編集できません。
デフォルトでは、アイテムは1列に表示されますが、「2列」ボタンをクリックすると、2列のレイアウトが作成されます。
項目の右側にあるボタンを使用して、項目を列にどのように配置するかを選択してください。
- 左側の列に配置してください：
- 右側の列に配置してください。
- 全幅を使用する：
- 同じ行に既に左側に1つ、右側にもう1つのアイテムがある場合は、行の順序を入れ替えてください。
最後に、「保存」をクリックして変更内容を保存することを忘れないでください。または、「アクティブバージョン」をクリックして、以前の状態に戻してください。
ポータル経由で作成されたメンバーに関連付けられたデフォルトの権限
ポータルで管理されるプロジェクトにおいて、メンバーにどのような権限を与えるかを選択してください。
プロジェクトにおけるメンバーの権利について詳しく知りたい場合は、以下の記事をお読みください。
https://www.beesbusy.com/resources/features/project/share-project-with-members-manage-access-rights/
新規ポータルユーザー向けのBuzzへのデフォルトの自動購読
ユーザーが受け取る自動通知を設定します。
詳細を知るには：
https://www.beesbusy.com/resources/features/project/automatic-notifications-in-a-project/
新しいポータルユーザー管理
誰かがポータルにログインすると、自動的に追加されます。
- 購読管理者（およびポータル管理者）のメンバーリストへ。
- ポータルで管理されているプロジェクトに対して、「ポータル経由で作成されたメンバーに関連付けられたデフォルトの権限」セクションで設定した権限を付与します。
リンクの生成と再生
「ポータルを作成」ボタンをクリックすると、ウェブページが生成されます。生成されたリンクはアクセス可能になり、ポータルを利用する必要のある人に共有できます。
「リンクを再生成」ボタンをクリックすると、ウェブページのURLが変更されます。これはポータルの設定には影響しませんが、以前のリンクは機能しなくなります。
ポータルを編集または削除するにはどうすればよいですか？
購読設定のポータルセクションでは、すべてのポータルにアクセスできます。
ポータルを編集または削除するには、右側の3つの点のメニューをクリックしてください。
