作業の整理、計画、管理に不可欠な機能
Beesbusyは、たまに使うユーザーとエキスパートの両方を対象として作られています。
プロジェクトマネジメント
かんばん
すべてのタスクをカスタム リストに表示します。
- 希望に応じて作業を整理します。
- タスクが完了したら、完了としてマークします。
- 1 回のクリックでタスクをあるリストから別のリストに移動します。
ガントチャート
「いつ」ビューを使用すると、プロジェクトの計画が簡単になります。
- タスクのスケジュール設定、移動、再スケジュールは、ドラッグ＆ドロップで行えます。
- リンクとマイルストーンを使ってスケジュールを構成しましょう。
- 現在のスケジュールを当初のスケジュールと比較してください。
ダッシュボード
タスクやプロジェクトを視覚的に、かつ包括的に管理しましょう。
- 個人：すべてのタスクをカテゴリ別（進行中、期限切れなど）に表示します。
- カスタマイズ：あなた自身とあなたのチームのために、特定の指標を作成できます。
- グローバル：すべてのプロジェクトの進捗状況を追跡できる、カスタマイズ可能なプロジェクトポートフォリオ。
リソースのスケジューリング
複数プロジェクトカレンダー
複数のプロジェクトで同時にリアルタイムで作業負荷を計画する：
- さまざまなプロジェクトにおけるメンバーの介入を表示します。
- チームのワークロードの全体的なビューからメリットを得られます。
- スケジュール詳細を確認し、必要に応じてリソースの作業負荷を調整してください。
- チームの生産性を最適化します。
個人アジェンダ
勤務時間をカスタマイズ、計画、追跡する：
・勤務時間を調整する。
・割り当てられたタスクを表示します。
・計画した作業時間および／または実際に作業した作業時間を入力してください。
・不在期間（休暇、病欠など）を管理する。
• 稼働率を確認する。
チームアジェンダ
チームの作業負荷を包括的に把握した上で、長期的な戦略的意思決定を行う。
• チーム、部署、またはスキルタイプで絞り込んで、空き状況を確認してください。
・予測ニーズに応じて、月次、半年次、または年次のビューにズームインできます。
• 疑問点への回答を見つけましょう：チームは新しいプロジェクトに取り組めますか？いつから始められますか？採用は必要ですか？
時間管理
ワークロード計画
タスクの「担当者」タブでは、ニーズに応じてさまざまなオプションが利用可能です。
- メンバーの作業負荷を計画する前に、そのメンバーの作業可能状況を視覚的に把握しましょう。
- ご自身に最適な時間単位（時間または日）を選択してください。
- スマートスケジューリング機能を使用して、設定済みの毎日の時間枠（開始時間、休憩時間、終了時間など）を考慮に入れましょう。
時刻設定ツール
推定時間を、さまざまな長さの期間に自動的に割り当てます。
- 計画期間を選択してください：タスクの期間、または任意の日付。
- その期間に配分しなければならない作業量を見積もってください。
- 特定の日に、そのリソースを他の作業のために利用可能にしておく必要があるかどうかを指定します。
レポート作成
プロジェクト別またはプロジェクトポートフォリオ別に独自のレポートを作成する：
- 行と列に表示する項目を選択してください。
- プロジェクト、タスク、リソースなどごとに作業時間を記録します。
- 予測結果と実際の結果を比較してください。
Beesbusyを組織やニーズに合わせてカスタマイズできる機能
ポータル
用途に合わせてカスタマイズされたリクエスト作成ポータルを設定します。
- ユーザーが簡単に注文を作成できるシンプルなインターフェースを提供してください。
- Beesbusy内で直接リクエストを処理します。
- ポータルは、社内目的（ITチケット発行、人事関連の依頼など）または顧客対応業務（受け入れテスト、運用サポートなど）に活用してください。
カスタムフィールド
必要な情報を管理するために、独自のフィールドを作成しましょう。
- 必要なフィールドタイプを選択してください：値リスト、チェックボックス、テキストフィールドなど。
- 該当する項目（プロジェクト、タスク、時間入力など）にフィールドを適用してください。
- このカスタム情報を、グローバルダッシュボード、ポータル、およびこれらのカスタムフィールドに基づくフィルターを使用するすべてのビューで活用してください。
ワークフロー
カンバンボードにワークフローの制約を反映させましょう。
- ワークフローの各段階を視覚的に定義する。
- 次の段階に進むために必要な操作を選択してください。
- これらの措置を義務化することで、プロセス遵守を徹底する。
よくある質問
ガントチャートとは何ですか?
ガント チャートを使用すると、計画上のタスクのスケジュールを視覚化し、タスクの完了とプロジェクト全体の進捗状況を追跡できます。
ガントチャートは、タスク間の関連性を、他のタスクの達成状況に応じて明確に示します。また、主要な期限をマイルストーンの形で簡単に視覚化することもできます。
プロジェクトと関連タスクの調整は、作業の運用上の実現に応じてこのプロジェクト スケジュールを構築および更新することに基づいています。
プロジェクトスケジュールは、プロジェクトに関係するさまざまなリソースの作業負荷の制約を統合するため、さらに重要になります。
ワークロードの定義は何ですか？
作業負荷とは、タスクを完了するのにかかる時間の量です。タスクの所要時間とは異なります。
実際、プロジェクト メンバーは、期間が 5 日間のタスクを達成するために 2 日間の作業負荷を負うことがあります。
例えば、塗装工は1日かけて1層目の塗装を行い、3日待ってから1日後に2層目の塗装を行うとします。「ファサードの塗装」という作業期間は実際には5日間ですが、この作業にかかる作業量は2日間です。
作業負荷とタスクの期間を区別することで、メンバーは最大 3 日間 (作業負荷) にわたって他のタスクに自分自身を配置し、メンバーのタスクを並列化して、作業時間を最適化できるようになります。
逆に、プロジェクトメンバーが5日間のタスクに7日間取り組むことは不可能です。したがって、メンバーの作業負荷が5日間のタスクに7日間かかる場合、スケジュール内のタスクの期間は、少なくともメンバーの作業負荷と同じ長さになるように変更する必要があります。これにより、スケジュールの一貫性が確保されます。この例では、作業負荷を複数のリソースに分散させることも可能です。
ワークロードは、スケジュールの一貫性を確保し、プロジェクト リソースの可用性に応じてタスクの並列化と順序付けを最適化するための時間管理の重要なコンポーネントです。
時間管理とは何ですか?
時間管理では、正確で一貫した計画を実現するために、さまざまな形式で作業負荷の概念を統合します。
- 当初の所要時間は、作業の予測作業量です（塗装工は2日間かけて2回塗装を行う、あるいはコンサルティング会社はコンサルタント向けに2日間の業務を受注した、といった具合です）。
- 達成された時間は、実際に行われた作業量に対応しています（塗装業者またはコンサルタントが1日間作業した）。
- 残りの時間は、作業を完了するために必要な時間です。これは通常、作業開始時間から実際に行った作業時間を差し引くことで求められますが、開始時の評価が悪かったり、作業中に予期せぬ事態が発生したりした場合（塗装業者やコンサルタントが1日目以降に追加で1日必要だと気づいた場合など）によって変動する可能性があります。開始時間 = 2、完了時間 = 1、残り時間 = 2。
- 合計時間は、達成時間と残り時間の合計です。開始時の評価が悪かったり、運用上の不測の事態が発生した場合は、当初の予定時間とは異なる場合があります（当初時間＝2、達成時間＝1、残り時間＝2、合計時間＝3）。この合計時間を計画時間として設定することで、計画の完全性とプロジェクトの円滑な進行を確保できます。
これらの概念を区別することで、精緻な時間管理機能を提供するプロジェクト管理ソリューションはごくわずかです。ほとんどのプロジェクト管理アプリケーションは時間を入力することしか提案しませんが、残りの作業負荷を把握して計画を立て、プロジェクトスケジュールへの影響を特定したい場合、これでは不十分です。
