ワークフロー
プロジェクトに対して 1 つまたは複数のワークフローを構成できます。
基本的に、ワークフローの目的は、プロセスをステップの形式で表現し、特定の条件を満たすことによって開始ステップから終了ステップまでのタスクの進行を制限することです。
ワークフロー機能を使用すると、プロセス ステップ、ステップ間の遷移、およびステップや遷移に関連付けられた制約を定義できます。
プロジェクト管理者権限を持つメンバーのみがワークフローを作成および/または変更できます。
この記事では、まずワークフローがユーザーにどのように表示されるか、次にワークフローを構成する方法について説明します。
Beesbusyプロジェクトのワークフロープレゼンテーション
タスク内のワークフロー選択
プロジェクトでは複数のワークフローをアクティブにすることができます。そのため、各タスクに対して、どのワークフローを割り当てるかを指定する必要があります。
タスクのワークフロー タブでは、ドロップダウン メニューを使用して、このタスクのワークフローを選択するか、ワークフローをまったく選択しないことを選択できます。
知っておくと便利な情報：プロジェクトで作成されるすべての新規タスクにデフォルトで割り当てられるワークフローを選択できる設定オプションがあります。これにより、単一のワークフローがプロジェクト全体に適用される場合、タスクごとにワークフローを選択する必要がなくなります。このオプションを有効にするには、まずワークフローを設定して保存する必要があります。
タスクのワークフローステップの読み取り
ワークフローを選択すると、タスクのサイド パネルに、タスクが実行されるワークフロー ステップと次のステップが表示されます。
次のステップに進むために実行するアクション
次のステップに移動するアクションが設定されている場合は、次のステップの名前の下にそれらのアクションがリストされます。
必須のアクションには、アクション名の右側に赤い星印が表示されます。必須のアクションの場合、「確認」ボタンはアクションが完了した後にのみクリック可能になります。
現在のワークフローステップで実行するアクション
ワークフローで現在のステップでアクションを実行するように求められた場合、実行するアクションは現在のステップの名前の下、次のステップの名前の上に表示されます。
これまで、主要なユーザー インターフェイス要素について説明してきました。次に、ワークフローを作成して構成する方法を説明します。
ワークフローの作成と構成
ワークフローの作成
ワークフローを作成するにはどうすればいいですか?
プロジェクト設定の「ワークフロー」セクションに移動します。
ワークフローがすでに作成されている場合は、このセクションに表示されます。
新しいワークフローを作成して設定する場合は、「ワークフローを追加」をクリックします。
「新しいワークフロー」ウィンドウが表示され、いくつかのフィールドに入力します。
「名前」と「説明」フィールドのみが必須です。
プロジェクトにロールがある場合は、ここで1つ以上の「特権ロール」を指定できます。プロジェクトでデフォルトのロールを持つメンバーは、ここでデフォルトのロールが特権ロールとして指定されている場合、ワークフロー制約をオーバーライドできます。ロールについて詳しくは、次のリンクをクリックしてロールに関する記事をご覧ください。 https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/roles/
ラベルを選択すると、プロジェクト内でどのワークフローがどのタスクに割り当てられているかをより簡単に視覚的に把握できます。これは、プロジェクトで複数のワークフローがアクティブで、すべてのタスクが同じワークフローに従っていない場合に特に便利です。
「プロジェクトのデフォルトのワークフロー」チェックボックスは、その名前が示すように、プロジェクトで作成された新しいタスクに関連するワークフローを自動的に割り当てます。
「作成」をクリックしてこれらの要素を検証し、ワークフローの構成を開始します。
これらの要素はすべて、ワークフロー名の右側にある 3 つの小さなドットをクリックし、「編集」をクリックすることで後で変更できます。
ご覧のとおり、このメニューからワークフローを複製または削除することもできます。
ワークフローの構造化
ワークフローを構成する要素は次のとおりです。
- 開始ステップと終了ステップ。
- 1 つ以上の中間ステップ。
- これらのステップ間の遷移。
ワークフローを作成するときにデフォルトで表示される 3 つの要素は次のとおりです。
ステップを追加する場合は、左上にある「ステップを追加」ボタンをクリックします。
ステップをドラッグ アンド ドロップして、希望の順序に配置できます。
ステップ名の右側にある円をドラッグして 1 つのステップを別のステップにリンクすると、遷移が自動的に表示されます。
いくつかの追加手順を含むワークフローの例を次に示します。
この例からわかるように、1つのステップの後には複数のステップを任意に選択できます。タスクでは、現在のステップを終了したときにどのステップに進むかを選択する必要があります。
ワークフローの設定作業が失われないように、右上の「保存」ボタンを定期的にクリックすることを忘れないでください。
トランジションの設定
トランジションをクリックすると、トランジション設定ウィンドウが開きます。
遷移の最初の 3 つの要素は、タスクの「ワークフロー」サイド パネルでユーザーに表示されます。
「ラベル」フィールド
遷移ラベルは、タスクサイドパネルに次のステップの名前として表示されます。
「メッセージ」フィールド
遷移メッセージはサイドパネルのメッセージボックスに表示されます。これは、ユーザーが実行するアクションを理解する上で重要な役割を果たします。
「アクション」フィールド
実行されるアクションは、オプションか必須かを問わず、メッセージの下に表示されます。
どのようなアクションが可能ですか？ドロップダウンメニューには、コメントの入力、達成時間の入力、初期時間の入力、計画時間の入力、添付ファイルの追加、特殊フィールドの入力、通知の送信、タスクメンバーに割り当てられた役割の確認などの選択肢があります。
1 つ以上のアクションを選択できます。
アクションを選択したら、チェックボックスを使用してそのアクションを必須にすることができます。
アクションが必須であるため、完了するまでプロセスは次のステップに進めません。したがって、必須ではないアクションはプロセスをブロックするものではなく、単に推奨されるものです。
必須アクションについては、誰がいつアクションを実行したかを制御することはできませんのでご注意ください。例えば、次のステップに進むためにコメントをリクエストした場合、既に自分または他のユーザーがコメントを入力していると、必須アクションは完了したものとみなされます。これは、役割や時間入力などにも当てはまります。したがって、リクエストされたアクションを適切に完了するのはユーザーの責任であり、上記のメッセージで明確に説明することが重要です。
説明フィールドは、ワークフローで選択されたアクションを説明するために使用できます。このフィールドは、タスクのサイドパネルではユーザーには表示されません。
「移行アクションを実行するために必要な役割」フィールド
移行アクション (タスクをワークフローの次のステップに移動する) を実行するメンバーに必要な 1 つ以上のロールを選択できます。
この場合、必須（またはオプション）のアクションがすべて完了していても、これらのロールのいずれかがプロジェクトのデフォルトロールとして設定されているメンバーだけが、タスクのワークフローサイドパネルの「確認」ボタンをクリックして、タスクを次のステップに移動できます。
この情報は、タスクのワークフロー サイド パネルには表示されません。
遷移設定の検証
選択が完了したら、ウィンドウの下部にある「確認」ボタンをクリックして、トランジション設定を保存します。
ステップの設定
ステップをクリックすると、次の設定ウィンドウが表示されます。
「ラベル」フィールド
ラベルはステップの名前です。
「タスクリスト」フィールド
タスクリストフィールドを使用すると、対象のステップをプロジェクト内のタスクリストにリンクできます。これは必須ではありません。このオプションは、プロジェクト内の各タスクリストがプロセス内の各ステップを表すカンバンプロセスで特に便利です。例えば、以下のプロジェクトでは、プロセスの進行に応じてタスクが1つのタスクリストから別のタスクリストに移動されます。
タスクはバックログ内で認定され、「開発」に移動され、次に「テスト」に移動されます。
ワークフロー ステップがタスク リストと一致し、条件が満たされた場合、タスクは遷移検証ごとに 1 つのタスク リストから別のタスク リストから自動的に移動します。
ここでは、たとえば、「テスト」ステップが「テスト」タスク リストに添付されています。
したがって、前のステップから「テスト対象」ステップに移動するタスクは、自動的に「テスト対象」と呼ばれるタスク リストに配置されます。
「タイプ」フィールド
次に、「デフォルト状態」または「双方向状態」の遷移タイプを選択します。「デフォルト」ステップは、前のステップと次のステップ間の単純な遷移として機能するステップです。「双方向」ステップは、ワークフローにおける「行き止まり」ステップです。つまり、次のステップはありません。タスクは、そのステップで必要なアクションを完了した後、前のステップに戻ります。
たとえば、「修正する」ステップは双方向のステップです。
実際、完了したタスク（例：IT開発）は「テスト」ステップでテストする必要があります。テストがうまくいかなかった場合、タスクは「修正」ステップに進みます。この作業が修正されると、タスクはテストに戻ります。テストが成功すると、タスクはワークフローの最後、つまり「解決済み」ステージに到達できます。
双方向タイプの選択は遷移に影響を与えます。双方向になり、往路と復路の両方で構成が可能になります。
「アクション」フィールド
最後に、ステップで実行するアクションを1つ以上選択できます。これらはトランジションで提案されているアクションと同じですが、「通知」アクションと「タスクメンバーにロールを割り当てる」アクションは除きます（これら2つのアクションは次のステップへのトランジションの準備を目的としているため、トランジションにのみ配置されます）。これらのアクションは必須にすることも、任意にすることもできます。
ワークフローの有効化
ワークフローの構造化と構成が完了したら、右上隅の「保存」ボタンをクリックすることを忘れないでください。
次に、ワークフローをプロジェクトで使用できるようにするには、「アクティブ化」ボタンをクリックします。
必要に応じて、同じボタンをクリックしていつでもワークフローを非アクティブ化できます。
複数のワークフローバージョンの構成
右上隅の「新しいバージョン」ボタンを使用すると、ワークフローの新しいバージョンを起動できます。
これにより、別のバージョンですでに構成されているワークフローへの変更をテストし、最適なバージョンを選択できます。
バージョンを切り替えるには、バージョン番号のドロップダウン メニューから選択します。
