Le temps est très souvent synonyme de complexité dans les organisations. Aussi, il est nécessaire de l’appréhender pour travailler dans de bonnes conditions, mobiliser les équipes et atteindre les objectifs fixés. Cet article vous présente les 2 clés de succès pour retrouver sérénité et visibilité en construisant des plannings réalistes.
Comment ça va au boulot ?
« Un max de taf », « On a de quoi faire », « Je ne sais plus où donner de la tête », « On a des projets dans tous les sens » … sont les réponses les plus fréquentes à la traditionnelle question « Comment ça va au boulot ? ».
Le constat derrière ces réponses est identique quel que soit le secteur d’activité et la fonction de l’individu : c’est compliqué pour tout le monde !
Les équipes sont de plus en plus sollicitées avec un nombre croissant de tâches à réaliser dans des délais théoriques toujours plus courts. Le turn-over, les burn-out, etc. sont les conséquences de cette pression qui pèse sur les collaborateurs.
Cela est d’autant plus vrai pour les managers intermédiaires qui doivent gérer leurs tâches, piloter les travaux de leurs équipes et/ou de leurs clients et partenaires et rendre compte à leur hiérarchie.
Les plus organisés élaborent des plannings pour planifier les tâches et suivre l’avancement des travaux mais la réponse reste invariablement la même : « Je suis sous l’eau ».
Comment sortir de cette situation et retrouver de la sérénité et de la visibilité ?
Les 2 clés de la sérénité
Il y a 2 clés essentielles :
- Evaluer le temps
Il faut évaluer le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche y compris les réunions, les points divers, les petites tâches récurrentes, etc.
- Planifier le temps
Il est nécessaire de donner de la visibilité aux équipes et de respecter les contraintes de chacun pour permettre un alignement et la mobilisation de toutes les parties prenantes.
L’évaluation du temps nécessaire à la réalisation des tâches et la prise en compte des contraintes sont essentielles pour permettre à son équipe et à soi-même de travailler dans de bonnes conditions.
La mise en œuvre de ces 2 clés de succès se traduit par l’établissement de plannings réalistes en faisant attention à :
- Distinguer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche (la charge de travail) de la durée d’une tâche. La confusion entre charge de travail et durée de la tâche est l’erreur la plus répandue.
La charge de travail est de 4 jours mais la durée de la tâche est de 10 jours car il y a d’autres sujets à traiter sur la période.
- Prendre en compte les congés et le temps de travail de chacun. Celui-ci peut en effet différer d’un individu à l’autre (4/5ème, 35h, 36h, 38h30, etc.).
La charge de travail affectée sur 1 semaine à une personne travaillant 28h ne peut pas être la même que celle affectée à une personne qui travaille 35h par semaine.
Distinguer la durée de la tâche et la charge de travail
La distinction entre la durée d’une tâche et la charge de travail allouée à une tâche n’est pas naturelle et nécessite un peu de pratique afin d’être manipulée aisément.
Par ailleurs, l’évaluation du temps nécessaire à la réalisation d’une tâche peut être complexe et consommatrice car elle nécessite souvent des échanges entre les différents intervenants.
Aussi, trop de personnes n’effectuent pas ce travail et s’arrêtent à la planification des tâches sans évaluer le temps nécessaire pour leur réalisation avec pour conséquence de générer des plannings erronés avant même d’avoir commencé à travailler…
Un individu peut avoir 8 tâches planifiées dans la semaine alors même que la charge de travail de chaque tâche est d’une journée…
Prendre en compte la capacité et les contraintes
La prise en compte de la capacité est quant à elle plus innée mais elle est souvent partielle car toutes les contraintes ne sont pas prises en compte (réunions, absences, etc) et le taux d’occupation de la personne n’est pas connu et/ou n’est pas suivi.
Un individu peut avoir 1 tâche un jour donné avec une charge de travail d’une journée alors même qu’il a 2 points d’équipe ce jour-là.
Dans ce cas, son taux d’occupation est de 150% (100% pour la tâche et 50% pour les points d’équipe) sur cette journée et il est par conséquent impossible pour lui de tenir son planning.
Le travail du manager est de ventiler la charge de travail pour faire en sorte que le taux d’occupation de chaque membre de l’équipe soit proche des 100% sur la journée, sur la semaine ou sur le mois en fonction du mode de suivi et du degré d’autonomie des équipes.
Ce travail d’évaluation et de planification du temps en tenant compte de la capacité des individus est déterminant et précieux. Il est valorisant pour un chef de projet, un manager, de donner de la visibilité, de permettre à ses équipes de travailler dans de bonnes conditions et de tenir ses délais.
Une fois ces facteurs clés de succès assimilés, la construction d’un planning réaliste constitue un outil très puissant qui permet d’optimiser les travaux des membres de son équipe en fonction de leurs compétences, de l’enchainement des tâches, des absences, de l’avancement des tâches, etc.
Il s’agit alors d’un véritable outil de performance et de productivité qui contribue également à la satisfaction de toutes les parties prenantes d’un travail réalisé dans les temps !