La façon la plus simple de gérer vos ressources et leur disponibilité est de créer une tâche d’une durée équivalente au temps à passer par les ressources pour réaliser cette tâche.
Par exemple, Michel doit identifier des supports de communication dans le cadre d’un projet de création d’un logo et fournir le résultat de ses recherches à son collègue Damien avant le 16 juin pour que celui-ci puisse entamer son travail de création graphique. Il prévoit que cette tâche va lui prendre 5 jours de travail.
1/ Il crée une tâche « Identification des supports de communication » :
2/ Il indique dans l’onglet Quand que la tâche se déroulera le du 9 au 15 juin :
En procédant ainsi, vous disposez d’une vue de l’occupation des ressources qui coïncide avec la durée des tâches sur le planning.
Ainsi, la vue Qui du projet nous présente directement la charge de travail par ressource sur le projet :
Cette façon de procéder trouve toute sa valeur dans la vue Calendriers en mode Multi-projets, où l’on peut suivre la charge de travail des ressources sur l’ensemble des projets sur lesquels elles sont affectées :
Dans cette vue, on remarque immédiatement des modifications à apporter dans le planning. Par exemple, le jeudi 24 juin, Damien va devoir travailler une journée sur la tâche Proposition de piste graphiques, mais aussi une journée complète sur la tâche R&D BZK part 3. Ce qui lui fait deux jours de travail à faire en une journée… Il va donc falloir faire un choix et décaler une des deux tâches.
Pour conclure, faire coïncider la durée des tâches et le temps à passer par les ressources permet de visualiser la disponibilité des ressources en consultant le planning des tâches de l’ensemble des projets. Beesbusy rend cela très intuitif grâce à la vue Qui du projet et à la vue Calendriers en mode Multi-projets où la personne en charge du planning aura une vue d’ensemble.
Cependant, cette façon de faire trouvera sa limite dès lors que l’on sera obligé de distinguer la durée d’une tâche de la charge de travail des ressources qui lui sont affectées. Dès lors, il y a aura lieu de mettre en place une vraie gestion des temps, impliquant la saisie de temps sur chaque tâche pour les ressources concernées.