Tout savoir sur l’export des tâches

Comment exporter les tâches de vos projets et les temps qui leurs sont affectés

Dans Beesbusy, vous pouvez exporter les tâches de vos projets, ainsi que les temps de travail des membres correspondant à ces tâches, à partir des vues Quand et Qui des projets.

L’export à partir de la vue Quand d’un projet vous donne l’ensemble des tâches du projet par liste de tâche, alors que l’export à partir de la vue Qui vous donne l’ensemble des tâches du projet en fonction des membres affectés à ces tâches.

Pour faire cette extraction, vous devez d’abord cliquer sur le bouton Nouveau bouton pour exporter le récapitulatif des temps du projet situé en haut à droit de votre projet :

 

Une fenêtre vous proposant des options d’export s’ouvre :

Pop up des options d'export

 

Vous avez plusieurs options :

  1. Exporter les données de temps sur une plage choisie, pour analyser seulement la période choisie et non l’ensemble du projet.
  2. Afficher les données dans l’export en jours (arrondis au besoins), ou en heures, ou en jours et heures.
  3. Choisir un format d’export :
    • Export détaillé : retrouvez toutes les données au même format que dans Beesbusy, avec des sections regroupant les temps par liste, membre… Le fichier est au format .xls
    • Export brut Excel : retrouvez toutes vos données les unes à la suite des autres, sans totaux ou regroupements. Le fichier est au format .xls
    • Export brut CSV : retrouvez toutes vos données les unes à la suite des autres, sans totaux ou regroupements. Le fichier est au format .csv
  4. Exclure les tâches sans temps.
  5. Exclure les tâches non affectées.
  6. Affichage des champs spéciaux.

 

Le résultat est un export respectant vos options, que vous pourrez exploiter librement. Ici, sur la période choisie, vous avez les tâches du projet extraites sous Excel, ordonnées par listes de tâches (export fait à partir de la vue Quand) :

Export ordonné par liste de tâches

L’ensemble de ce processus d’extraction est aussi applicable dans les vues Gantt et Calendriers en mode Multi-projets.

Bon à savoir : Si vous faites un export à partir des vues Qui ou Calendriers, les indisponibilités saisies dans l’agenda des membres seront affichées sur l’export.

Les filtres sont pris en compte dans l’export des feuilles des temps

Lorsque vous filtrez vos vues par étiquette ou tout autre filtre (smart-tag, etc.), seules les tâches affichées en fonction des filtres seront exportées.

Ci-dessous, la vue Quand a été filtrée par l’étiquette bleue, et par conséquent seules les tâches ayant une étiquette bleue apparaissent :

Ajoutez des filtres dans la vue Quand

En procédant à un export alors ce que filtre est actif, celui-ci sera pris en compte en plus des options d’export sélectionnées.

A l’export, vous avez uniquement les tâches correspondant aux options d’export choisies ET au(x) filtre(s) appliqué(s) sur la vue. Cette évolution permet donc d’affiner les exports de multiples façons.

Ici, les 4 tâches de la vue Quand filtrée par l’étiquette bleue, avec les membres affectés et leurs temps :

Export filtre étiquette

Comme pour l’export sans filtre, l’export avec application de filtre fonctionne aussi sur les vues Gantt et Calendriers en mode Multi-projets.