Conseils

S’organiser avec Beesbusy en 2020

8 janvier 2020

Mieux s’organiser pour se libérer du temps

Envie de booster votre productivité, de passer du temps avec vos proches, ou de commencer un nouveau loisir ? En 2020, pourquoi ne pas vous libérer du temps pour profiter de ce qui compte pour vous ?

Pour que 2020 soit synonyme de réussite dans vos projets, vous pouvez compter sur notre aide.

Découvrez nos 3 conseils pour tirer le meilleur parti possible de Beesbusy, organiser votre quotidien et profiter au mieux de votre temps.

 

1 : Clarifiez vos objectifs

Avant toute chose, définissez vos objectifs. Ils doivent être clairs et réalistes, pour vous motiver et vous aider à garder le cap, sans vous décourager.

Vous pouvez par exemple faire une liste de vos objectifs dans votre projet « to-do ». Ainsi, vous pourrez les relire dès que vous en avez besoin.

Ces objectifs pourront ensuite être découpés en tâches, étapes ou actions à suivre. En procédant de façon structurée, vous vous assurez de ne rien laisser de côté et de vous fournir un guide qui vous sera utile par la suite.

Vous pouvez par exemple utiliser la création rapide de tâches dans Beesbusy pour tout noter puis déplacer ces tâches dans différents projets ou les réorganiser au sein d’une même liste.

Avec l’indicateur de progression, vous pouvez évaluer où vous en êtes. Faites progresser votre degré d’avancement au fur et à mesure et savourez ces petites victoires.

Le conseil d’expert : fixez différents types d’objectifs (pour la semaine, pour l’année) et faites des bilans réguliers.

2 : Priorisez et hiérarchisez

Prenez le temps de définir le degré de priorité de chaque tâche ou objectif. Vous pourrez ensuite vous attaquer à vos tâches dans un ordre précis.

Pour cela, vous pouvez définir une tâche comme prioritaire, elle apparaîtra alors en haut de sa liste. Utilisez les étiquettes pour la hiérarchisation : par exemple, une couleur pour une priorité moyenne et une autre couleur pour une priorité basse.

Pour définir le degré de priorité d’une tâche, évaluez ce que vous apportera concrètement sa réalisation. Par exemple, un tâche qui vous apporte un nouveau client doit être traitée au plus vite. N’hésitez pas à relire vos objectifs pour définir au mieux vos priorités.

Pour obtenir une vision d’ensemble des tâches à traiter (prioritaires, en retard…), créez des listes dédiées dans votre tableau de bord personnel. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur ce qui est urgent sans distraction.

Le conseil d’expert : si une tâche peut se faire en moins de 2 minutes, faites-la tout de suite. Vous en serez débarrassé et votre esprit sera plus libre.

3 : Planifiez

Utilisez les fonctionnalités de planification de Beesbusy pour répartir vos tâches dans le temps. Indiquez une durée, une date de début et/ou de fin. De cette façon, vous ne laissez rien passer et vous vous assurez de pouvoir tout faire en temps et en heure.

Vous pouvez aussi créer des tâches récurrentes, ce qui vous permettra d’identifier clairement les actions à effectuer de façon régulière.

Tâches récurrentes dans Beesbusy.

Utilisez également la fonction rappel pour les tâches que vous avez peur d’oublier.

Vous obtiendrez un planning clair qui regroupe tout ce que vous avez à faire. Ainsi, plus d’oubli.

Dans Beesbusy, le nouveau diagramme de Gantt vous permet d’afficher encore plus de tâches et de visualiser leur statut (rouge : en retard, orange : en cours, gris : à venir). Vous pouvez même créer des liens pour afficher un enchaînement de tâches. Ce mode d’organisation, très visuel, vous fait gagner du temps.

Vous pourrez aussi identifier les périodes de surcharge et éventuellement répartir vos tâches pour optimiser votre planning.

Le conseil d’expert : en plus de la planification, les fonctionnalités d’affectation peuvent vous permettre de répartir et déléguer certaines tâches.

 

Voilà de quoi bien démarrer cette nouvelle année !