A maneira mais fácil de gerenciar seus recursos e sua disponibilidade é criar uma tarefa com duração igual ao tempo necessário para que os recursos a concluam.
Crie tarefas com duração igual ao tempo necessário para concluir essas tarefas.
Por exemplo, Olivia precisa identificar os meios de comunicação para um projeto de design de logotipo e fornecer ao seu colega William os resultados de sua pesquisa antes de 24 de junho, para que ele possa começar seu trabalho de design gráfico. Ela prevê que essa tarefa levará 3 dias.
1/ Ela cria a tarefa: “Identificar meios de comunicação”:
2/ Ela indica na aba “Quando” da tarefa que a tarefa ocorrerá entre 21 e 23 de junho:
Dessa forma, você terá uma visão da ocupação dos recursos que coincide com a duração das tarefas no cronograma.
Assim, a visão "Quem" do projeto mostra diretamente a carga de trabalho por recurso no projeto:
Essa forma de proceder mostra todo o seu valor na visualização de Calendários no modo Multiprojetos, onde é possível acompanhar a carga de trabalho dos recursos em todos os projetos nos quais eles estão envolvidos:
Nessa visualização, você notará imediatamente as mudanças a serem feitas no cronograma. Por exemplo, na terça-feira, 1º de junho, Olivia terá que trabalhar meio dia no projeto "Criar um novo logotipo", mas também dois dias inteiros em outros projetos diferentes. Isso significa que ela terá que fazer o trabalho de dois dias e meio em um único dia. Portanto, você terá que escolher e remanejar duas das três tarefas.
Em resumo, alinhar a duração das tarefas com o tempo a ser gasto em recursos permite visualizar a disponibilidade de recursos consultando os cronogramas de todos os projetos. O Beesbusy torna isso muito intuitivo graças à visualização "Quem" do projeto e à visualização de Calendários no modo Multi-projetos, onde o responsável pelo planejamento terá uma visão geral.
A principal limitação deste método
No entanto, essa abordagem terá suas limitações quando for necessário distinguir entre a duração de uma tarefa e a carga de trabalho e os recursos a ela alocados. Portanto, será necessário implementar o gerenciamento em tempo real, envolvendo o registro do tempo gasto em cada tarefa para os recursos em questão.