Qual é a base documental?
A base documental de um projeto permite:
- Veja todos os anexos que foram atribuídos a este projeto ou às tarefas deste projeto.
- Gerencie os anexos (adicione, exclua, visualize).
Visualizando a base documental
Para acessar todos os anexos atribuídos às tarefas de um projeto, acesse o projeto de sua escolha e clique no clipe de papel no canto superior direito da tela.
É possível distinguir entre:
- Os anexos atribuídos às tarefas com nomes na coluna “tarefa” do quadro.
- Os anexos foram adicionados diretamente ao projeto sem um nome na coluna "tarefa".
É possível pré-visualizar alguns anexos clicando no ícone de olho à direita das linhas dos anexos. A pré-visualização só é permitida em determinados formatos:
- Imagem/bmp.
- Texto/htm.
- Texto/html.
- Imagem/jpg.
- Imagem/jpeg.
- Aplicativo/pdf.
- Imagem/png.
- Imagem/tiff.
- Texto/simples.
Os anexos podem ser baixados clicando no ícone de seta para baixo.
Caso não encontre um anexo, você pode procurá-lo por palavras ou números usando a barra de pesquisa na parte superior da base de dados de documentos:
Gerenciando a base documental
Adicionar documentos a um projeto
Você pode adicionar anexos ao projeto a partir da base documental.
Para isso, acesse a base de dados documentais do projeto e clique no botão “Adicionar anexo”, com o seletor posicionado em “Projeto”.
Você pode escolher entre:
- Adicionar um arquivo.
- Adicione um link.
Adicionar um arquivo
Para adicionar um arquivo, basta clicar em “um arquivo” e uma janela será exibida para que você selecione o arquivo salvo em seu computador.
Após selecionado, o anexo será exibido na base de documentos com um ícone de download para abrir o arquivo.
Adicione um link
Para adicionar um link, clique em “Adicionar um link”. Esta janela será exibida:
Preencha os campos “Nome” e “Link” e clique em “Confirmar”.
Assim como acontece ao adicionar um arquivo, o link será exibido no banco de dados de documentos com um ícone de seta apontando para a direita, que permite abrir o link.
Adicionando documentos às tarefas a partir da base documental.
Você também pode adicionar documentos às tarefas a partir da base documental.
Para isso, acesse o banco de dados de documentos do projeto e clique no botão “Adicionar anexo”, com o seletor posicionado em “Tarefa”.
Em seguida, você poderá selecionar a tarefa à qual deseja adicionar o anexo.
Para gerenciar anexos diretamente nas tarefas do projeto, clique no seguinte link: https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/attachment-task/
Exclusão de um documento da base documental
Para excluir documentos de um projeto, acesse a base de documentos desse projeto e clique na lixeira à direita do documento desejado.
É bom saber: excluir um documento é permanente.
Exibição de anexos de acordo com os direitos do usuário.
- Acesso somente leitura limitado: membros com status de "acesso somente leitura limitado" no projeto só podem visualizar os anexos das tarefas que lhes foram atribuídas.
- Edição limitada: Os membros com status de "edição limitada" no projeto podem ler e adicionar anexos apenas nas tarefas que lhes foram atribuídas. Eles só podem excluir anexos que adicionaram.
- Somente leitura: Os membros com permissão "somente leitura" no projeto podem visualizar todos os anexos, mas não podem excluí-los nem adicioná-los.