Relatórios
A funcionalidade de relatórios permite criar painéis personalizados. É particularmente útil para o controle de tempo.
Os relatórios são apresentados em formato de tabela, e seu mecanismo de construção é semelhante ao das tabelas dinâmicas do Excel.
Para criar seu relatório, acesse o “Painel de Controle”, depois a guia “Relatórios” e clique no botão “Novo relatório”:
Uma janela pop-up será aberta, permitindo que você crie seu relatório:
Como você pode ver, a seção da esquerda é usada para configurar os relatórios, e a seção da direita exibe os dados dos relatórios depois de configurados.
Neste artigo, você verá como configurar os relatórios e, em seguida, como exibir os dados.
Parâmetros de relatório
Escolha de um ou mais projetos
Ao clicar no botão “Selecionar Projetos”, uma janela pop-up será aberta, permitindo que você selecione projetos no modo Simples ou Avançado.
O modo simples permite selecionar projetos um por um ou todos os seus projetos com um único clique:
O modo avançado permite definir um escopo dinâmico para seus relatórios, selecionando um ou mais campos especiais:
Escolha do formato
Este menu permite que você escolha diferentes formatos para seus relatórios futuros, sendo os dois primeiros os mais utilizados:
- Tabela: tabela simples em linhas e colunas:
- Mapa de calor da tabela: as caixas da tabela são coloridas com maior ou menor intensidade dependendo do valor contido: quanto maior o valor, mais intensa será a cor da caixa.
- Mapa de calor das colunas da tabela.
- Mapa de calor das linhas da tabela.
Tipo de cálculo
Este menu oferece diferentes maneiras de calcular os valores exibidos no seu relatório:
- Soma: adiciona os valores.
- Contar.
- Contar valores únicos.
- Soma sobre soma.
- Soma versus Soma: compare os tipos de tempo entre si.
- Soma total em forma de fração.
- Soma em linhas de fração.
Escolher uma opção
Dependendo do método de cálculo escolhido, você poderá ou não ter a opção de selecionar uma das seguintes opções:
Este é o tipo de tempo que você deve monitorar em seus relatórios.
Para os cálculos de “Soma sobre Soma” e “Soma versus Soma”, você terá que escolher duas opções, por exemplo, “Tempo Planejado” e “Tempo Total”.
Quando uma opção de tempo for indicada, você deverá especificar se deseja que o relatório seja feito em dias ou em horas:
Selecionando elementos de linha e coluna
Após definir o escopo e os métodos para calcular e apresentar os dados, você pode agora criar seu relatório escolhendo os itens exibidos em linhas e colunas:
Se você quiser exibir as listas de tarefas em linha, clique no sinal de + à direita de “Lista de tarefas” e selecione o item “Nome da lista de tarefas”. Ele aparecerá abaixo da tabela de seleção.
Seja em linhas ou colunas, você pode escolher vários itens para exibir. Por exemplo, se você estiver criando um relatório para acompanhar vários projetos, nas linhas você pode optar por exibir tanto os nomes dos projetos quanto os nomes das listas de tarefas:
Você pode alterar a ordem desses elementos arrastando-os e soltando-os uns sobre os outros. Isso altera a ordem em que esses elementos são apresentados na tabela de relatórios.
Exibição de dados de relatório
Após a conclusão da configuração, acesse o painel de relatórios no lado direito.
Você deve:
- Dê um nome ao relatório.
- Escolha uma cor.
- Escolha um período.
- Salve.
Se você optou por exibir a “Data dos horários” nas configurações de linha ou coluna, também deve escolher uma periodicidade (dia, semana, mês, trimestre, ano).
Por exemplo, aqui está um relatório com frequência mensal, calculado a partir de dados que abrangem um período de quatro meses:
Em todo caso, somente após salvar seu relatório pela primeira vez é que você poderá clicar no botão “Atualizar dados”, que permitirá obter os dados atualizados para o seu relatório:
Após clicar em “Atualizar dados”, o Beesbusy apresentará seus relatórios:
Se os relatórios não atenderem completamente às suas necessidades, você pode modificar as configurações. Em seguida, será necessário atualizar os dados novamente para ver o impacto das novas configurações.
Você também poderá modificá-lo posteriormente, se desejar.
Todos os seus relatórios salvos aparecerão como cartões na aba "Relatórios" do painel de controle:
Utilizando o menu de três pontos no canto superior direito, você pode excluí-los ou modificá-los.
Por fim, clicar em um relatório o abre, permitindo que você o visualize, atualize os dados e também o imprima como um PDF ou o exporte para o Excel:
