A agenda individual
A agenda é uma visão geral de todas as tarefas atribuídas a um usuário. Ela é apresentada em formato mensal, com as tarefas organizadas por dia.
Para ver sua agenda, clique em Agenda na barra lateral esquerda:
Sua agenda ficará assim:
A cor da tarefa na agenda corresponde à cor do seu projeto.
Posicione o cursor do mouse sobre o nome de uma tarefa para ver a qual projeto e lista de tarefas ela pertence, sua porcentagem de conclusão, sua data de início, sua data de término, sua duração, seu número de referência exclusivo para seus projetos e tarefas e seus campos especiais, se aplicável.
Editar uma tarefa
Clique em uma tarefa na sua agenda para abri-la e ter acesso aos detalhes da tarefa: você poderá modificá-la e adicionar conteúdo a ela.
Configurações de visualização da agenda
- Você pode navegar entre os meses na agenda usando as setas ao redor do ícone do calendário no canto superior esquerdo:
- No canto superior direito da agenda, há outro ícone de calendário que permite mostrar ou ocultar os fins de semana com um único clique:
- No canto superior direito da agenda, um menu suspenso permite gerenciar a exibição das tarefas: Ocultar tempo, Planejadas, Concluídas, Planejadas + Concluídas:
O conteúdo dessas visualizações é detalhado abaixo na seção “Ver e editar horários”.
- No canto superior direito, um botão permite abrir o painel de gerenciamento de sincronização da agenda, exportações ou importações:
Para saber mais sobre as opções de sincronização disponíveis, consulte o artigo:
Por fim, você pode marcar ou desmarcar duas caixas no canto superior direito:
- Exibir tarefas atribuídas: se a caixa não estiver marcada, somente as tarefas com tempos planejados ou concluídos serão visíveis.
- Exibir horários da tarefa: se a caixa não estiver marcada, você não poderá mais ver se a tarefa está agendada para o dia todo ou para um período específico.
Veja e edite os horários.
As visualizações
As diferentes formas de apresentar os dados na agenda:
- Tempo planejado
Esta visualização mostra os horários planejados com as respectivas taxas de ocupação.
Se a caixa "Exibir tarefas atribuídas" não estiver marcada, as tarefas sem horários planejados não serão visíveis.
- Tempo alcançado
Esta visualização mostra os tempos alcançados com as respectivas taxas de ocupação.
Se a caixa "Exibir tarefas atribuídas" não estiver marcada, as tarefas sem tempos definidos não serão visíveis.
- Visão geral dos tempos planejados e realizados
Todos os horários, tanto os planejados quanto os realizados, são apresentados aqui, juntamente com as respectivas taxas de ocupação.
Se a caixa "Exibir tarefas atribuídas" não estiver marcada, as tarefas sem horário definido não serão exibidas.
Os dados de tempo à esquerda representam o tempo planejado, e os dados à direita representam o tempo realizado.
É bom saber: ao inserir um tempo obtido, o campo de entrada é cercado por uma borda azul.
Taxas de ocupação
As taxas de ocupação podem ser visualizadas em nível diário, semanal e mensal.
Considerando os tempos planejados e os tempos realizados, existem duas taxas de ocupação: uma para os tempos planejados (à esquerda) e outra para os tempos realizados (à direita).
Um pictograma mostra o tempo ocupado em verde e o tempo disponível em cinza. Este pictograma mostra a porcentagem de tempo alocado (ex.: 1 dia = 100%).
Isso permite saber se a pessoa em questão ainda tem tempo disponível ou, inversamente, se está sobrecarregada de trabalho em determinado dia. O pictograma é vermelho para chamar a atenção.
Número de horas trabalhadas por dia
O cálculo da taxa de ocupação leva em consideração o número de horas trabalhadas por dia, ou seja, sua disponibilidade diária para concluir tarefas.
As horas trabalhadas devem ser especificadas no topo da sua agenda; cada dia da semana corresponde a um determinado número de horas.
Os horários que você indicar na parte superior do calendário, por exemplo, para segunda-feira, aplicam-se em cascata a todas as segundas-feiras da sua agenda:
No entanto, nada impede que você, em um determinado dia, modifique o valor padrão para levar em consideração uma exceção. Por exemplo, abaixo, o número de horas trabalhadas na quarta-feira, 3 de setembro, foi ajustado:
Acesso direto aos campos especiais
Para exibir campos especiais, clique nos três pontos no canto superior direito da tarefa:
Uma janela será aberta, onde você poderá visualizar e editar os campos especiais.
Criar uma tarefa na agenda
É possível criar uma tarefa a partir da agenda.
Para isso, clique no botão “Gravar” e em “Nova tarefa”.
Os seguintes elementos devem ser preenchidos:
Você só pode criar uma tarefa em um projeto a partir da agenda se tiver o nível de permissões adequado para o projeto.
Você também pode acessar a criação de tarefas através do botão + à direita de cada dia do mês atual.
Registre o tempo de inatividade e o período de indisponibilidade.
Horários de mudança planejados
Você pode mover o horário planejado arrastando e soltando, para antes ou para depois do dia em que o horário foi inserido. Uma caixa azul indicará que é possível mover o horário selecionado para o dia desejado.
O deslocamento temporal planejado só é possível sob certas condições:
- Você precisa ter o status de criador/administrador ou o direito de modificar o projeto ao qual a tarefa pertence.
- Você precisa estar na visualização de horários planejados da agenda.
Tenha em atenção que as restrições de agendamento (ligação + marco) podem impedir que uma hora seja alterada.
Registre seus tempos
Você pode inserir o tempo planejado ou concluído em uma tarefa de um dos seus projetos, mesmo que a tarefa não apareça na sua agenda (a tarefa aparece na sua agenda se estiver planejada para o período que você está visualizando e se você estiver atribuído a ela).
Para fazer isso, clique no botão “Registrar” acima do seu diário e, em seguida, em “Hora”.
Preencha a folha de horas que se abrirá:
O horário inserido é automaticamente registrado na aba "Quem" da tarefa e no resumo de tempo nas diferentes visualizações.
Você também pode acessar a folha de ponto usando o botão + à direita do nome e da data de cada dia.
Adicione um período de inatividade
Você pode adicionar sua indisponibilidade à sua agenda clicando no botão “Registrar” e, em seguida, em “Dia de folga”.
Preencha o formulário de indisponibilidade que se abrirá:
Seu período de inatividade gera automaticamente uma taxa de ocupação, visível em sua agenda com a duração e o período de indisponibilidade.
É bom saber: para visualizar a agenda de outro membro, acesse sua lista de membros e clique no membro que deseja ver. A agenda dele pode ser acessada clicando no ícone de agenda abaixo das iniciais ou da foto do perfil. (Veja o artigo Perfil do membro: https://www.beesbusy.com/resources/features/members/member-profile/).
Você também pode acessar as agendas de outros membros por meio da agenda da equipe, clicando no ícone da agenda à direita dos nomes dos membros, conforme indicado no artigo sobre o assunto disponível aqui: https://www.beesbusy.com/resources/features/agenda/how-can-i-easily-view-my-teams-workload-plan/
Você pode visualizar tarefas não acessíveis, que são tarefas de um projeto às quais você não tem acesso. Essas tarefas são exibidas em cinza.
Se você estiver participando de um projeto do qual não é administrador e o membro cujo calendário você está visualizando tiver tarefas confidenciais às quais você não foi atribuído, essas tarefas confidenciais também aparecerão com o nome "Tarefa não acessível", mas terão a cor do projeto.
Da mesma forma, se você estiver com permissão de somente leitura ou somente edição em um projeto, as tarefas desse membro serão nomeadas como "Tarefa não acessível". Essas tarefas terão a cor do projeto ao qual pertencem.
Em rosa: a tarefa faz parte de um projeto em que você está colaborando e onde seu status é de edição limitada ou somente leitura limitada. Também pode ser uma tarefa confidencial.
Em cinza: a tarefa faz parte de um projeto do qual você não faz parte.