O fluxo de trabalho
Você pode configurar um ou vários fluxos de trabalho para um projeto.
Basicamente, o objetivo de um fluxo de trabalho é representar um processo na forma de etapas e restringir a progressão das tarefas da etapa inicial à etapa final, atendendo a determinadas condições.
O recurso de fluxo de trabalho permite definir as etapas do processo, as transições entre as etapas, bem como as restrições associadas às etapas e/ou transições.
Somente membros com direitos de administrador do projeto podem criar e/ou modificar um fluxo de trabalho.
Neste artigo, você aprenderá primeiro como os fluxos de trabalho são visíveis para o usuário e, em seguida, como configurar um fluxo de trabalho.
Apresentação do fluxo de trabalho no projeto Beesbusy
Seleção do fluxo de trabalho na tarefa
Você pode ter vários fluxos de trabalho ativos em um projeto. Portanto, para cada tarefa, você deve especificar qual fluxo de trabalho está atribuído a ela.
Na aba Fluxo de Trabalho da tarefa, um menu suspenso permite que você escolha o fluxo de trabalho para esta tarefa, ou nenhum fluxo de trabalho:
É bom saber: existe uma opção de configuração que permite escolher um fluxo de trabalho que será atribuído por padrão a todas as novas tarefas criadas no projeto. Isso evita ter que selecionar um fluxo de trabalho tarefa por tarefa, caso um único fluxo de trabalho se aplique a todo o projeto. Para ativar essa opção, primeiro você precisa configurar e salvar o seu fluxo de trabalho.
Ler as etapas do fluxo de trabalho na tarefa
Após selecionar o fluxo de trabalho, o painel lateral da tarefa mostra a etapa em que ela se encontra, bem como a próxima etapa:
Ações a serem realizadas para avançar para a próxima etapa
Se as ações para avançar para a próxima etapa tiverem sido configuradas, elas serão listadas abaixo do nome da próxima etapa:
Essas ações têm uma estrela vermelha à direita do nome se forem obrigatórias. No caso de ações obrigatórias, o botão "Confirmar" só fica clicável depois que as ações forem concluídas.
Ações a serem executadas na etapa atual do fluxo de trabalho
Se o fluxo de trabalho solicitar que você execute ações na etapa atual, as ações a serem executadas serão exibidas abaixo do nome da etapa atual e acima do nome da próxima etapa:
Agora que você já viu esses principais elementos da interface do usuário, você descobrirá como criar e configurar um fluxo de trabalho.
Criar e configurar o fluxo de trabalho
Criando o fluxo de trabalho
Como criar um fluxo de trabalho?
Acesse as configurações do projeto, seção “Fluxo de trabalho”.
Se os fluxos de trabalho já tiverem sido criados, eles aparecerão nesta seção.
Se você deseja criar e configurar um novo fluxo de trabalho, clique em “Adicionar um fluxo de trabalho”.
Uma janela “Novo fluxo de trabalho” será exibida, com vários campos a serem preenchidos:
Somente os campos “Nome” e “Descrição” são obrigatórios.
Se você tiver funções em seu projeto, poderá designar uma ou mais "Funções Privilegiadas" aqui. Os membros com uma função padrão no projeto poderão ignorar as restrições do fluxo de trabalho se a função padrão deles for designada como uma função privilegiada aqui. Para saber mais sobre funções, consulte o artigo sobre funções clicando no link a seguir: https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/roles/
Você pode escolher um rótulo para visualizar mais rapidamente, dentro do projeto, qual fluxo de trabalho está atribuído a qual tarefa. Isso é particularmente útil se houver vários fluxos de trabalho ativos no projeto e, portanto, nem todas as tarefas seguirem o mesmo fluxo de trabalho.
A caixa de seleção “Fluxo de trabalho padrão no projeto”, como o próprio nome sugere, atribui automaticamente o fluxo de trabalho relevante a qualquer nova tarefa criada no projeto.
Clique em “Criar” para validar esses elementos e começar a configurar o fluxo de trabalho.
Todos esses elementos podem ser modificados posteriormente clicando nos 3 pequenos pontos à direita do nome do fluxo de trabalho e, em seguida, em “Editar”.
Como você pode ver, também é possível duplicar ou excluir um fluxo de trabalho por meio deste menu.
Estruturando o fluxo de trabalho
Aqui estão os elementos que compõem um fluxo de trabalho:
- Um passo inicial e um passo final.
- Uma ou mais etapas intermediárias.
- Transições entre essas etapas.
Estes são os três elementos que lhe são apresentados por padrão ao criar o fluxo de trabalho:
Clique no botão “Adicionar etapa” localizado no canto superior esquerdo se desejar adicionar uma etapa:
Você pode arrastar e soltar os degraus para posicioná-los na ordem desejada.
Ao conectar uma etapa a outra arrastando o círculo à direita do nome da etapa, a transição aparece automaticamente.
Aqui está um exemplo de fluxo de trabalho com algumas etapas adicionais:
Como você pode ver neste exemplo, uma etapa pode ser seguida por várias etapas de sua escolha. Na tarefa, você deverá escolher para qual etapa a tarefa deve prosseguir ao sair da etapa atual:
Lembre-se de clicar regularmente no botão “Salvar” no canto superior direito para não perder o trabalho de configuração do seu fluxo de trabalho:
Configurando transições
Ao clicar em uma transição, a janela de configurações da transição será aberta:
Os três primeiros elementos das transições ficarão visíveis para o usuário no painel lateral "Fluxo de Trabalho" da tarefa:
O campo “Rótulo”
O rótulo de transição é o nome que aparece como a próxima etapa no painel lateral da tarefa.
O campo “Mensagem”
A mensagem de transição é exibida na caixa de mensagens do painel lateral. Ela desempenha um papel fundamental em ajudar os usuários a entender as ações a serem executadas.
O campo “Ações”
As ações a serem executadas, sejam elas opcionais ou obrigatórias, são exibidas abaixo da mensagem.
Quais ações são possíveis? Um menu suspenso oferece as seguintes opções: inserir um comentário, inserir o tempo realizado, inserir o tempo inicial, inserir o tempo planejado, adicionar um anexo, inserir um campo específico, enviar uma notificação e verificar as funções atribuídas aos membros da tarefa.
Você pode selecionar uma ou mais ações.
Depois de selecionar uma ação, você pode torná-la obrigatória usando a caixa de seleção.
A natureza obrigatória da ação impede que o processo avance para a próxima etapa até que ela seja concluída. Portanto, ações não obrigatórias não são bloqueadoras; elas são simplesmente recomendadas.
Observe que, em relação às ações obrigatórias, não há controle sobre quem realiza a ação ou quando ela é realizada. Por exemplo, se você solicitar um comentário para avançar para a próxima etapa e um comentário já tiver sido inserido por você ou por outra pessoa, a ação obrigatória será considerada concluída. Isso também se aplica a funções, registros de tempo etc. Portanto, é responsabilidade do usuário concluir corretamente as ações solicitadas, daí a importância de explicá-las claramente na mensagem apresentada acima.
O campo de descrição serve para documentar a ação escolhida no fluxo de trabalho. Ele não ficará visível para o usuário no painel lateral da tarefa.
O campo “Função(ões) necessária(s) para realizar a ação de transição”
Você pode selecionar uma ou mais funções que serão necessárias para o membro que deseja executar a ação de transição, ou seja, mover a tarefa para a próxima etapa do fluxo de trabalho.
Nesse caso, mesmo que todas as ações obrigatórias (ou opcionais) sejam concluídas, somente os membros com uma dessas funções definidas como a função padrão no projeto poderão mover a tarefa para a próxima etapa clicando no botão “Confirmar” no painel lateral do fluxo de trabalho da tarefa.
Essas informações não estão visíveis no painel lateral do fluxo de trabalho da tarefa.
Validando as configurações de transição
Após selecionar as suas opções, clique no botão “Confirmar” na parte inferior da janela para salvar as configurações de transição.
Configurando as etapas
Ao clicar em uma etapa, a seguinte janela de configurações será exibida:
O campo “Rótulo”
A etiqueta é o nome da sua etapa.
O campo “Lista de tarefas”
O campo de lista de tarefas permite vincular a etapa em questão a uma lista de tarefas do seu projeto. Isso não é obrigatório. Essa opção é particularmente útil em um processo Kanban, onde cada lista de tarefas do projeto representa uma etapa do processo. Por exemplo, no projeto abaixo, as tarefas são movidas de uma lista de tarefas para outra à medida que o processo avança:
Uma tarefa será qualificada na lista de pendências, depois movida para "Desenvolver", em seguida para "Testar" e assim por diante.
Se as etapas do fluxo de trabalho corresponderem às listas de tarefas e as condições forem atendidas, as tarefas serão movidas automaticamente de uma lista de tarefas para outra a cada validação de transição.
Aqui, por exemplo, a etapa “Testar” está associada à lista de tarefas “Testar”:
Portanto, qualquer tarefa que passe de uma etapa anterior para a etapa “A Testar” será automaticamente colocada na lista de tarefas, também chamada de “A Testar”.
O campo “Tipo”
Em seguida, você pode escolher o tipo de transição entre “Estado Padrão” ou “Estado Bidirecional”. A etapa “Padrão” serve como uma transição simples entre uma etapa anterior e a próxima. A etapa “Bidirecional” é uma etapa sem saída no fluxo de trabalho: não há uma próxima etapa. A tarefa retornará à etapa anterior após concluir as ações necessárias nessa etapa.
Por exemplo, a etapa “Corrigir” é uma etapa bidirecional:
De fato, uma tarefa concluída (por exemplo, um desenvolvimento de TI) precisa ser testada na etapa "Testar". Se o teste for negativo, a tarefa passa para a etapa "Corrigir". Assim que o trabalho for corrigido, a tarefa retorna à fase de testes. Quando o teste for bem-sucedido, a tarefa pode chegar ao final do fluxo de trabalho, ou seja, à etapa "Resolvido".
A escolha do tipo bidirecional tem impacto na transição: ela também se torna bidirecional, com configurações possíveis tanto para a viagem de ida quanto para a de volta:
O campo “Ações”
Por fim, você também pode escolher uma ou mais ações para executar na etapa. Essas são as mesmas ações propostas na transição, com exceção da ação "Notificação" e da ação "Atribuir funções aos membros da tarefa" (essas duas ações servem para preparar a transição para a próxima etapa, por isso estão presentes apenas nas transições). Você também pode torná-las obrigatórias ou opcionais.
Ativando o fluxo de trabalho
Após concluir a estruturação e configuração do seu fluxo de trabalho, não se esqueça de clicar no botão “Salvar” no canto superior direito.
Em seguida, quando quiser tornar o fluxo de trabalho utilizável no projeto, clique no botão “Ativar”:
Se desejar, você pode desativar o fluxo de trabalho a qualquer momento clicando no mesmo botão.
Configurando várias versões de fluxo de trabalho
O botão “Nova versão”, localizado no canto superior direito, permite iniciar uma nova versão do fluxo de trabalho.
Isso permite testar alterações em um fluxo de trabalho já configurado em uma versão separada e, em seguida, escolher a melhor versão.
Para alternar entre as versões, escolha no menu suspenso com os números das versões:
