Czas jest często synonimem złożoności w organizacjach. Dlatego zrozumienie go jest kluczowe, aby efektywnie pracować, motywować zespoły i osiągać wyznaczone cele. Niniejszy artykuł przedstawia dwa klucze do sukcesu, pozwalające odzyskać spokój i przejrzystość poprzez tworzenie realistycznych harmonogramów.
Jak ci idzie w pracy?
„Mamy mnóstwo do zrobienia”, „Nie wiem, gdzie się zwrócić”, „Mamy projekty realizowane w każdym kierunku”… to najczęstsze odpowiedzi na tradycyjne pytanie: „Jak idzie praca?”
Podstawowa obserwacja leżąca u podstaw tych odpowiedzi jest taka sama, niezależnie od sektora czy roli danej osoby: każdemu jest ciężko!
Zespoły są pod coraz większą presją, a liczba zadań do wykonania w coraz krótszych terminach teoretycznych rośnie. Rotacja, wypalenie zawodowe i inne problemy są konsekwencją tej presji na pracowników.
Dotyczy to w szczególności kadry kierowniczej średniego szczebla, która musi zarządzać swoimi zadaniami, nadzorować pracę swoich zespołów i/lub klientów i partnerów oraz raportować swoim przełożonym.
Nawet najbardziej zorganizowane osoby tworzą harmonogramy, aby zaplanować zadania i śledzić postępy, ale odpowiedź jest zawsze ta sama: „Jestem przytłoczony”.
Jak mogą wyjść z tej sytuacji, odzyskać spokój ducha i przejrzystość?
Dwa klucze do spokoju
Istnieją dwa podstawowe klucze:
- Oceń czas
Należy ocenić czas potrzebny na ukończenie każdego zadania, w tym spotkań, zadań pobocznych, małych zadań cyklicznych itp.
- Zaplanuj czas
Należy zapewnić zespołom przejrzystość i uszanować ograniczenia każdego, aby zagwarantować spójność i mobilizację wszystkich interesariuszy.
Ocena czasu potrzebnego do wykonania zadań i uwzględnienie ograniczeń są niezbędne, aby zarówno zespół, jak i jednostka mogli pracować efektywnie.
Wdrożenie tych dwóch kluczy do sukcesu wymaga stworzenia realistycznych harmonogramów, przy jednoczesnym zwróceniu szczególnej uwagi na:
- Rozróżnij czas potrzebny na wykonanie zadania (obciążenie pracą) od czasu trwania zadania. Najczęstszym błędem jest mylenie obciążenia pracą z czasem trwania zadania.
Objętość pracy wynosi 4 dni, ale czas trwania zadania wynosi 10 dni, ponieważ w tym czasie należy zająć się innymi tematami.
- Weź pod uwagę godziny urlopowe i godziny pracy każdej osoby. Mogą się one różnić w zależności od osoby (4/5, 35h, 36h, 38h30 itd.).
Obciążenie pracą przypisane osobie pracującej 28 godzin w ciągu 1 tygodnia nie może być takie samo jak obciążenie przypisane osobie pracującej 35 godzin tygodniowo.
Rozróżnianie czasu trwania zadania i obciążenia pracą
Różnica między czasem trwania zadania a przypisanym mu obciążeniem pracą nie jest intuicyjna i jej zrozumienie wymaga pewnej praktyki.
Ponadto oszacowanie czasu potrzebnego na ukończenie zadania może być skomplikowane i czasochłonne, gdyż często wymaga komunikacji między różnymi stronami zainteresowanymi.
Zbyt wiele osób zaniedbuje ten etap i poprzestaje na planowaniu zadań bez oszacowania czasu potrzebnego na ich ukończenie. W rezultacie powstają niedokładne harmonogramy, które jeszcze przed rozpoczęciem prac.
Osoba może mieć zaplanowanych osiem zadań na tydzień, mimo że obciążenie pracą nad każdym zadaniem wynosi tylko jeden dzień.
Weź pod uwagę możliwości i ograniczenia
Ocena możliwości jest bardziej intuicyjna, ale często okazuje się niekompletna, ponieważ nie uwzględnia wszystkich ograniczeń (spotkania, nieobecności itp.), a obciążenie pracą danej osoby jest nieznane lub nie jest monitorowane.
Dana osoba może mieć w danym dniu jedno zadanie obejmujące cały dzień pracy, nawet jeśli ma tego dnia dwa punkty zespołowe.
W tym przypadku ich obciążenie pracą wynosi 150% (100% przypada na zadanie, a 50% na punkty zespołowe) na dany dzień, co sprawia, że nie są w stanie dotrzymać harmonogramu.
Rolą menedżera jest takie rozdysponowanie obciążenia pracą, aby zapewnić, że obciążenie każdego członka zespołu wynosi blisko 100% w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca, w zależności od metody monitorowania i poziomu autonomii zespołu.
Ta praca polegająca na ocenie i planowaniu czasu, z uwzględnieniem indywidualnych możliwości, jest kluczowa i nieoceniona. Dla kierownika projektu satysfakcjonujące jest zapewnienie przejrzystości, umożliwienie zespołom efektywnej pracy i dotrzymywanie terminów.
Gdy już zrozumiesz te kluczowe czynniki sukcesu, stworzenie realistycznego harmonogramu będzie bardzo skutecznym narzędziem, które pozwoli Ci zoptymalizować pracę członków Twojego zespołu na podstawie ich umiejętności, kolejności zadań, nieobecności, postępu realizacji zadań itp.
Jest to zatem prawdziwe narzędzie do zwiększania wydajności i produktywności, które dodatkowo przyczynia się do zadowolenia wszystkich zainteresowanych stron z ukończonej na czas pracy!