Planowanie jest istotnym i niezbędnym etapem w zarządzaniu projektami. Polega ono na opracowaniu harmonogramu projektu. Wymaga uwzględnienia wszystkich aspektów projektu w określonych ramach czasowych.
Statystycznie rzecz biorąc, większość projektów, które kończą się niepowodzeniem, często spektakularnym, zawdzięcza swoją porażkę słabemu planowaniu kierownika projektu. Oto 8 powtarzających się błędów, które mogą nieodwracalnie doprowadzić Twój projekt do katastrofy.
1) Słabo zdefiniowane cele i wskaźniki KPI
Jednym z podstawowych zadań planowania projektu jest określenie jego celów. Ten etap zarządzania projektem powinien służyć doprecyzowaniu i zdefiniowaniu celu projektu. Wiele projektów kończy się porażką nie z powodu złej oceny ryzyka lub błędów w planowaniu, ale z powodu braku jasnych celów i zadań dla wszystkich zaangażowanych.
Jednocześnie, trudno będzie pomyślnie ukończyć projekt, jeśli nie zakomunikujesz jego celów zespołom. Musisz upewnić się, że cele zostały zdefiniowane i jasno zakomunikowane interesariuszom projektu. Interesariusze ci muszą rozumieć powody swojego zaangażowania w projekt.
2) Planowanie bez opanowania kluczowych kamieni milowych projektu
W zarządzaniu projektami pewne zadania są uważane za krytyczne. Nie można ich opóźnić ani odłożyć na później bez ryzyka opóźnienia całego projektu, a co gorsza, całkowitego jego zniszczenia.
Dlatego już na etapie planowania menedżerowie muszą upewnić się, że zdefiniowali ścieżkę krytyczną projektu. Działania lub zadania wchodzące w skład ścieżki krytycznej są tak współzależne, że jedno nie może się rozpocząć bez wcześniejszego ukończenia drugiego.
Opanowanie kluczowych kamieni milowych projektu poprzez zdefiniowanie jego ścieżki krytycznej pozwala na lepsze zarządzanie terminami. Jest to kluczowy element oceny efektywności zarządzania projektem.
3) Niekompletna ocena niezbędnych zasobów
Planowanie i alokacja zasobów z najwyższą starannością, zgodnie z celami strategicznymi, to konieczność w zarządzaniu projektami. Niedopełnienie tego obowiązku jest jednym z najbardziej szkodliwych błędów dla wykonalności projektu.
Chociaż właściwa ocena i alokacja zasobów są absolutnie niezbędne, są one również złożone. Wąskie gardła często powstają, gdy zasoby nie są odpowiednio oceniane i alokowane. Dlatego kluczowe jest szczegółowe oszacowanie kosztów i unikanie niedoszacowania lub minimalizowania niezbędnych zasobów.
Istnieje wiele narzędzi do zarządzania programami, które umożliwiają kierownikom projektów podejmowanie decyzji dotyczących alokacji zasobów, zapewniając jednocześnie zgodność z celami strategicznymi i zależnościami w ramach projektu.
W każdym przypadku właściwe rozwiązanie powinno zapewniać przegląd dostępności zasobów i umiejętności wymaganych w przyszłych projektach. Ułatwi to udostępnienie wymaganych umiejętności, czy to poprzez zwiększenie liczby szkoleń, czy uruchomienie kampanii rekrutacyjnych. Będziesz mieć również możliwość przewidywania niezbędnych zasobów i inicjowania procesów mających na celu rozwiązanie ewentualnych niedoborów. Wczesna identyfikacja potencjalnych konfliktów zasobów dotyczy wszystkich zasobów. Podobnie, wpływają one na towary do zakupu, sprzęt produkcyjny itp.
4) Słaba ocena obciążenia pracą
Proces planowania powinien z góry określić czas (w godzinach, dniach lub tygodniach) oraz nakład pracy potrzebny do wykonania każdego zadania. Proces ten definiuje całkowity czas trwania projektu.
Jednak szacunki nakładu pracy nie zawsze są dokładne. Dzieje się tak, ponieważ rzadko angażowani są wszyscy interesariusze projektu. Kto jednak lepiej niż oni powie, ile czasu uważają za niezbędne do wykonania zadań? Dlatego kluczowe jest zaangażowanie wszystkich interesariuszy projektu. Na przykład, to deweloper jest odpowiedzialny za oszacowanie czasu potrzebnego na stworzenie pierwszej wersji roboczej strony internetowej. Możesz również czerpać inspirację z podobnych doświadczeń projektowych, aby uzyskać jak najbardziej realistyczny szacunek.
Wreszcie, planowanie obciążenia pracą musi być realistyczne. Oznacza to rozłożenie obciążenia pracą z uwzględnieniem ograniczeń. Realistyczny harmonogram uwzględnia również urlopy i godziny pracy każdego pracownika. Jednym ze wskaźników jest wskaźnik wykorzystania, który idealnie powinien wynosić blisko 100%.
Tego typu prace planistyczne są niezwykle istotne, gdyż pozwalają zagwarantować pracownikom dobre warunki pracy i dotrzymać terminów.
5) Planowanie jednokryterialne
Często zdarza się, że kierownicy projektów opierają się na jednym kryterium planowania swoich projektów, zwłaszcza gdy chcą szybko je ukończyć. W tym kontekście najczęściej wymienianym kryterium jest dostępność zasobów ludzkich. Jednak ten rodzaj planowania nie uwzględnia umiejętności pracowników, ich zainteresowania projektem ani aspiracji.
Niewątpliwie planowanie oparte na jednym kryterium może wydawać się atrakcyjne. Może jednak stwarzać liczne przeszkody w realizacji projektu. Co zatem należy zrobić? Należy wybrać rozwiązanie, które zapewnia kompleksowy obraz elementów niezbędnych do planowania. Obejmuje to mapę umiejętności z poziomami wiedzy specjalistycznej i aspiracji, zainteresowaniem lub brakiem zainteresowania projektem lub klientem, dostępnością pracowników itp.
6) Brak ustanowienia planu zarządzania ryzykiem
Jednym z klasycznych błędów w planowaniu projektu jest operowanie dużą liczbą obszarów niejasnych i niepewnych. Ignorowanie ryzyka nieodłącznie związanego z projektem lub jego nieidentyfikowanie może szybko doprowadzić do katastrofy.
Ponieważ zero ryzyka jest niemożliwe, menedżerowie muszą zidentyfikować różne zagrożenia związane z celami, terminami, zarządzaniem zasobami ludzkimi i stosowanymi technologiami. Po zidentyfikowaniu, ryzyka te należy uszeregować według ważności. Następnie należy określić najlepszą strategię spośród zidentyfikowanych rozwiązań.
7) Brak wdrożenia jasnego procesu pracy
Jeśli nie wdrożysz wystarczająco jasnej i odpowiedniej metody zarządzania projektem, sprawy mogą szybko się skomplikować w trakcie jego realizacji. Struktura jest niezbędna, aby skupić się na celach i nie stracić z oczu celu. To częsty błąd, ponieważ wdrożenie procesu pracy jest kluczem do skutecznego zarządzania projektem. Brak solidnej metody zarządzania utrudnia definiowanie i strukturyzację pracy.
Wybór metodologii zależy jednak od charakteru projektu i to właśnie on ułatwi osiągnięcie wyznaczonych celów. Należy jednak dokładnie rozważyć metody pracy i środowisko, w którym będzie ona wykonywana.
8) Brak odpowiedniego rozwiązania do planowania projektu
Wraz z pojawieniem się oprogramowania do zarządzania projektami, menedżerowie i kierownicy projektów mają teraz do dyspozycji liczne rozwiązania umożliwiające lepsze planowanie, alokację zadań i skuteczną komunikację w zespole. Nadal jednak muszą zdecydować, które z nich najlepiej sprawdzą się w danym projekcie.
Niekorzystanie z rozwiązań, które ułatwiają życie i pracę, to absurdalny błąd. Wybór niewłaściwych aplikacji może również negatywnie wpłynąć na produktywność zespołu. Dlatego, aby wybrać najlepsze rozwiązanie do zarządzania projektami, należy wziąć pod uwagę swoje potrzeby i priorytety, branżę, w której działasz, oraz specyfikę projektu.
Najlepiej omówić to z zespołem. Warto również rozważyć zapewnienie wszystkim szkoleń, aby rozwiązanie było optymalnie wykorzystywane w fazie realizacji.
Wniosek
Planowanie jest kluczowym i niezbędnym etapem w zarządzaniu projektami. Wymaga uwzględnienia każdego aspektu projektu. Złożoność tego etapu często wymusza unikanie błędów, które mogą mieć fatalne skutki dla projektu. Dlatego kluczowe jest dobranie odpowiedniego rozwiązania do zarządzania projektami, precyzyjne oszacowanie niezbędnych zasobów i odpowiedniego obciążenia pracą, wdrożenie jasnego procesu pracy, a na koniec zdefiniowanie i priorytetyzacja zadań. Planowanie projektu zgodne z tymi kluczowymi zasadami i unikanie wymienionych błędów ma większe szanse na powodzenie projektu.