Raportowanie
Raportowanie to funkcja umożliwiająca tworzenie spersonalizowanych pulpitów nawigacyjnych. Jest ona szczególnie przydatna do śledzenia czasu.
Raporty prezentowane są w formie tabeli, a mechanizm ich tworzenia jest podobny do mechanizmu tabel przestawnych w programie Excel.
Aby utworzyć raport, przejdź do „Pulpitu nawigacyjnego”, następnie do zakładki „Raportowanie” i kliknij przycisk „Nowe raportowanie”:
Następnie otwiera się okno podręczne umożliwiające utworzenie raportu:
Jak widać, lewa sekcja służy do konfiguracji raportowania, a prawa sekcja wyświetla dane raportowania po skonfigurowaniu.
W tym artykule dowiesz się, jak skonfigurować raportowanie, a następnie jak wyświetlać dane.
Parametry raportowania
Wybór jednego lub więcej projektów
Po kliknięciu przycisku „Wybierz projekty” otworzy się okno dialogowe umożliwiające wybranie projektów w trybie prostym lub zaawansowanym.
Tryb prosty umożliwia wybieranie projektów pojedynczo lub wszystkich projektów jednym kliknięciem:
Tryb zaawansowany umożliwia zdefiniowanie dynamicznego zakresu raportowania poprzez wybranie jednego lub więcej pól specjalnych:
Wybór formatu
To menu umożliwia wybór różnych formatów przyszłych raportów. Pierwsze 2 są najczęściej używane:
- Tabela: prosta tabela w wierszach i kolumnach:
- Mapa cieplna tabeli: pola w tabeli są kolorowane mniej lub bardziej intensywnie w zależności od zawartej wartości: im wyższa wartość, tym mocniej pokolorowane będzie pole:
- Mapa cieplna kolumn tabeli.
- Mapa cieplna wierszy tabeli.
Rodzaj kalkulacji
To menu oferuje różne sposoby obliczania wartości wyświetlanych w raporcie:
- Suma: dodaje wartości.
- Liczyć.
- Policz unikalne wartości.
- Suma po sumie.
- Suma kontra Suma: porównanie typów czasu ze sobą.
- Suma jako ułamek całkowity.
- Suma jako wiersze ułamkowe.
Wybór opcji
W zależności od wybranej metody obliczeń możesz mieć możliwość wyboru jednej z poniższych opcji:
To jest ten rodzaj czasu, który chcesz śledzić w raportach.
W przypadku obliczeń „Suma po sumie” i „Suma kontra suma” należy wybrać dwie opcje, na przykład „Planowany czas” i „Całkowity czas”.
Po wybraniu opcji czasowej należy określić, czy raport ma być generowany w dniach czy godzinach:
Wybieranie elementów wierszy i kolumn
Po zdefiniowaniu zakresu i metod obliczania i prezentowania danych możesz teraz utworzyć raport, wybierając elementy wyświetlane w wierszach i kolumnach:
Jeśli chcesz, aby listy zadań były wyświetlane w wierszu, kliknij znak „+” po prawej stronie pozycji „Lista zadań” i wybierz pozycję „Nazwa listy zadań”. Pojawi się ona pod tabelą wyboru:
Niezależnie od tego, czy wyświetlasz dane w wierszach, czy w kolumnach, możesz wybrać wiele elementów do wyświetlenia. Na przykład, jeśli raportujesz wiele projektów, możesz wyświetlić w wierszach zarówno nazwy projektów, jak i nazwy list zadań:
Możesz zmienić kolejność tych elementów, przeciągając je i upuszczając jeden na drugi. Zmienia to kolejność, w jakiej są one prezentowane w tabeli raportowania.
Wyświetlanie danych raportowania
Po zakończeniu konfiguracji przejdź do prawej strony, aby uzyskać dostęp do raportów.
Musisz:
- Podaj nazwę raportu.
- Wybierz kolor.
- Wybierz okres.
- Zapisz.
Jeśli w ustawieniach wiersza lub kolumny wybrano opcję wyświetlania „Daty czasu”, należy także wybrać okres (dzień, tydzień, miesiąc, kwartał, rok).
Na przykład poniżej przedstawiono raport z częstotliwością miesięczną, obliczony na podstawie danych obejmujących okres czterech miesięcy:
W każdym razie, dopiero po pierwszym zapisaniu raportu możesz kliknąć przycisk „Odśwież dane”, co umożliwi Ci uzyskanie zaktualizowanych danych do raportu:
Po kliknięciu „Odśwież dane” Beesbusy przedstawi Ci raport:
Jeśli raportowanie nie spełnia Twoich oczekiwań, możesz zmienić jego ustawienia. Następnie konieczne będzie ponowne odświeżenie danych, aby zobaczyć efekt nowych ustawień.
Jeśli chcesz, możesz je również zmodyfikować później.
Wszystkie zapisane raporty pojawiają się jako karty na karcie „Raportowanie” na pulpicie nawigacyjnym:
Możesz je usunąć lub zmodyfikować, korzystając z menu z trzema kropkami w prawym górnym rogu.
Po kliknięciu raportu zostanie on otwarty, co umożliwi jego przeglądanie, odświeżenie danych, a także wydrukowanie go w formacie PDF lub wyeksportowanie do programu Excel:
