Przepływ pracy
Można skonfigurować jeden lub kilka przepływów pracy dla projektu.
Zasadniczo celem przepływu pracy jest przedstawienie procesu w formie kroków i ograniczenie postępu zadań od kroku początkowego do kroku końcowego poprzez spełnienie pewnych warunków.
Funkcja przepływu pracy umożliwia definiowanie kroków procesu, przejść między krokami, a także ograniczeń związanych z krokami i/lub przejściami.
Tylko członkowie posiadający uprawnienia administratora projektu mogą tworzyć i/lub modyfikować przepływ pracy.
W tym artykule dowiesz się najpierw, w jaki sposób przepływy pracy są widoczne dla użytkownika, a następnie, jak skonfigurować przepływ pracy.
Prezentacja przepływu pracy w projekcie Beesbusy
Wybór przepływu pracy w zadaniu
W projekcie możesz mieć aktywnych wiele przepływów pracy. Dlatego dla każdego zadania musisz określić, który przepływ pracy jest do niego przypisany.
Na karcie Przepływ pracy zadania znajduje się menu rozwijane umożliwiające wybranie przepływu pracy dla tego zadania lub niewybieranie żadnego przepływu pracy:
Warto wiedzieć: istnieje opcja konfiguracji, która pozwala wybrać przepływ pracy, który będzie domyślnie przypisywany do wszystkich nowych zadań tworzonych w projekcie. Dzięki temu można uniknąć konieczności wybierania każdego zadania osobno, jeśli jeden przepływ pracy dotyczy całego projektu. Aby aktywować tę opcję, należy najpierw skonfigurować i zapisać przepływ pracy.
Odczyt kroków przepływu pracy w zadaniu
Po wybraniu przepływu pracy na panelu bocznym zadania wyświetlany jest krok przepływu pracy, w którym znajduje się zadanie, a także następny krok:
Czynności, które należy wykonać, aby przejść do następnego kroku
Jeśli skonfigurowano działania umożliwiające przejście do następnego kroku, są one wyświetlane pod nazwą następnego kroku:
Te akcje są oznaczone czerwoną gwiazdką po prawej stronie nazwy, jeśli są obowiązkowe. W przypadku akcji obowiązkowych przycisk „Potwierdź” można kliknąć dopiero po ich wykonaniu.
Akcje do wykonania w bieżącym kroku przepływu pracy
Jeśli przepływ pracy poprosi Cię o wykonanie czynności w bieżącym kroku, czynności do wykonania zostaną wyświetlone pod nazwą bieżącego kroku i nad nazwą następnego kroku:
Teraz, gdy zapoznałeś się już z głównymi elementami interfejsu użytkownika, dowiesz się, jak utworzyć i skonfigurować przepływ pracy.
Tworzenie i konfigurowanie przepływu pracy
Tworzenie przepływu pracy
Jak utworzyć przepływ pracy?
Przejdź do ustawień projektu, sekcji „Przepływ pracy”.
Jeśli przepływy pracy zostały już utworzone, pojawią się w tej sekcji.
Jeśli chcesz utworzyć i skonfigurować nowy przepływ pracy, kliknij „Dodaj przepływ pracy”.
Następnie pojawi się okno „Nowy przepływ pracy” z kilkoma polami do wypełnienia:
Wymagane jest wypełnienie tylko pól „Nazwa” i „Opis”.
Jeśli masz role w projekcie, możesz tutaj wyznaczyć jedną lub więcej „ról uprzywilejowanych”. Członkowie z domyślną rolą w projekcie będą mogli ominąć ograniczenia przepływu pracy, jeśli ich domyślna rola zostanie tutaj oznaczona jako rola uprzywilejowana. Aby dowiedzieć się więcej o rolach, zapoznaj się z artykułem na ten temat, klikając poniższy link: https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/roles/
Możesz wybrać etykietę, aby szybciej zwizualizować w projekcie, który przepływ pracy jest przypisany do którego zadania. Jest to szczególnie przydatne, gdy w projekcie aktywnych jest wiele przepływów pracy, a zatem nie wszystkie zadania podlegają temu samemu przepływowi pracy.
Pole wyboru „Domyślny przepływ pracy w projekcie”, jak sama nazwa wskazuje, automatycznie przypisuje odpowiedni przepływ pracy do każdego nowego zadania utworzonego w projekcie.
Kliknij „Utwórz”, aby zatwierdzić te elementy i rozpocząć konfigurowanie przepływu pracy.
Wszystkie te elementy można później modyfikować, klikając na 3 małe kropki po prawej stronie nazwy przepływu pracy, a następnie na „Edytuj”.
Jak widać, za pomocą tego menu można również powielić lub usunąć przepływ pracy.
Strukturyzacja przepływu pracy
Oto elementy składające się na przepływ pracy:
- Krok początkowy i krok końcowy.
- Jeden lub więcej etapów pośrednich.
- Przejścia między tymi krokami.
Oto trzy elementy prezentowane domyślnie podczas tworzenia przepływu pracy:
Jeśli chcesz dodać krok, kliknij przycisk „Dodaj krok” znajdujący się w lewym górnym rogu:
Możesz przeciągać i upuszczać kroki, aby ustawić je w żądanej kolejności.
Gdy połączysz jeden krok z drugim, przeciągając kółko znajdujące się po prawej stronie nazwy kroku, przejście pojawi się automatycznie.
Oto przykładowy przepływ pracy z kilkoma dodatkowymi krokami:
Jak widać na tym przykładzie, po kroku może następować wiele wybranych przez Ciebie kroków. W zadaniu musisz wybrać, do którego kroku zadanie ma przejść po opuszczeniu bieżącego kroku:
Pamiętaj, aby regularnie klikać przycisk „Zapisz” w prawym górnym rogu, aby nie utracić pracy nad konfiguracją przepływu pracy:
Konfigurowanie przejść
Po kliknięciu przejścia otwiera się okno ustawień przejścia:
Pierwsze 3 elementy przejść będą widoczne dla użytkownika na panelu bocznym „Przepływ pracy” zadania:
Pole „Etykieta”
Etykieta przejścia to nazwa wyświetlana jako nazwa następnego kroku w panelu bocznym zadania.
Pole „Wiadomość”
Komunikat o przejściu jest wyświetlany w polu komunikatu na panelu bocznym. Odgrywa on kluczową rolę w zrozumieniu przez użytkowników czynności, które mają zostać wykonane.
Pole „Akcje”
Działania, które należy wykonać (opcjonalne lub obowiązkowe), wyświetlane są poniżej komunikatu.
Jakie działania są możliwe? Menu rozwijane oferuje następujące opcje: wpisz komentarz, wpisz osiągnięty czas, wpisz czas początkowy, wpisz planowany czas, dodaj załącznik, wpisz pole specjalne, wyślij powiadomienie i zaznacz role przypisane członkom zadania:
Możesz wybrać jedną lub więcej akcji.
Po wybraniu akcji możesz ją uczynić obowiązkową, zaznaczając pole wyboru.
Obowiązkowy charakter działania blokuje proces przed przejściem do następnego kroku, dopóki nie zostanie on ukończony. Zatem działania nieobowiązkowe nie blokują, a jedynie są zalecane.
Należy pamiętać, że w przypadku działań obowiązkowych nie ma kontroli nad tym, kto je wykonuje ani kiedy zostały wykonane. Na przykład, jeśli poprosisz o komentarz, aby przejść do następnego kroku, a komentarz został już wprowadzony przez Ciebie lub kogoś innego, działanie obowiązkowe zostanie uznane za wykonane. Dotyczy to również ról, wpisów czasu itp. Dlatego obowiązkiem użytkownika jest prawidłowe wykonanie żądanych działań, stąd tak ważne jest ich jasne wyjaśnienie w powyższym komunikacie.
Pole opisu służy do dokumentowania wybranej czynności w przepływie pracy. Nie będzie ono widoczne dla użytkownika w panelu bocznym zadania.
Pole „Rola(y) wymagane do wykonania akcji przejścia”
Możesz wybrać jedną lub więcej ról, które będą wymagane od członka chcącego wykonać akcję przejściową, tj. przenieść zadanie do następnego kroku w przepływie pracy.
W takim przypadku, nawet jeśli wszystkie obowiązkowe (lub opcjonalne) działania zostaną wykonane, tylko członkowie, których jedna z tych ról jest ustawiona jako domyślna rola w projekcie, będą mogli przenieść zadanie do następnego kroku, klikając przycisk „Potwierdź” w bocznym panelu przepływu pracy zadania.
Informacje te nie są widoczne w panelu bocznym przepływu pracy zadania.
Sprawdzanie ustawień przejścia
Po dokonaniu wyboru kliknij przycisk „Potwierdź” u dołu okna, aby zapisać ustawienia przejścia.
Konfigurowanie kroków
Po kliknięciu kroku pojawi się następujące okno ustawień:
Pole „Etykieta”
Etykieta jest nazwą Twojego kroku.
Pole „Lista zadań”
Pole listy zadań pozwala powiązać dany krok z listą zadań w projekcie. Nie jest to obowiązkowe. Ta opcja jest szczególnie przydatna w procesie Kanban, gdzie każda lista zadań w projekcie reprezentuje krok w procesie. Na przykład w poniższym projekcie zadania są przenoszone z jednej listy zadań na drugą w miarę postępu procesu:
Zadanie zostanie zakwalifikowane w rejestrze zadań, a następnie przeniesione do etapu „Do opracowania”, potem do etapu „Do przetestowania” itd.
Jeśli kroki przepływu pracy odpowiadają listom zadań i spełnione są warunki, zadania będą automatycznie przenoszone z jednej listy zadań na drugą po każdej walidacji przejścia.
Tutaj na przykład krok „Do przetestowania” jest dołączony do listy zadań „Do przetestowania”:
Dlatego też każde zadanie przeniesione z poprzedniego kroku do kroku „Do przetestowania” zostanie automatycznie umieszczone na liście zadań, zwanej również „Do przetestowania”.
Pole „Typ”
Następnie możesz wybrać typ przejścia między „Stanem domyślnym” a „Stanem dwukierunkowym”. Krok „domyślny” to krok, który służy jako proste przejście między poprzednim a następnym krokiem. Krok „dwukierunkowy” to krok „ślepej uliczki” w przepływie pracy: nie ma kolejnego kroku. Zadanie powróci do poprzedniego kroku po wykonaniu czynności wymaganych w tym kroku.
Na przykład krok „Do naprawienia” jest krokiem dwukierunkowym:
Rzeczywiście, ukończone zadanie (np. projekt informatyczny) musi zostać przetestowane w kroku „Do przetestowania”. Jeśli test jest negatywny, zadanie przechodzi do kroku „Do poprawienia”. Po poprawieniu błędów zadanie wraca do testowania. Po pomyślnym teście zadanie może dotrzeć do końca przepływu pracy, czyli do etapu „Rozwiązane”.
Wybór typu dwukierunkowego ma wpływ na przejście: ono również staje się dwukierunkowe, z możliwymi konfiguracjami zarówno dla podróży w jedną, jak i w drugą stronę:
Pole „Akcje”
Na koniec możesz również wybrać jedną lub więcej akcji do wykonania w danym kroku. Są to te same akcje, które są proponowane w przejściu, z wyłączeniem akcji „Powiadomienie” i „Przypisz role członkom zadania” (te dwie akcje mają na celu przygotowanie przejścia do następnego kroku, dlatego są umieszczane tylko w przejściach). Możesz je również ustawić jako obowiązkowe lub pozostawić opcjonalne.
Aktywacja przepływu pracy
Gdy skończysz strukturyzować i konfigurować swój przepływ pracy, nie zapomnij kliknąć przycisku „Zapisz” w prawym górnym rogu.
Następnie, gdy chcesz, aby przepływ pracy był użyteczny w projekcie, kliknij przycisk „Aktywuj”:
Jeśli sobie tego życzysz, możesz w każdej chwili dezaktywować ten obieg pracy, klikając ten sam przycisk.
Konfigurowanie wielu wersji przepływu pracy
Przycisk „Nowa wersja” znajdujący się w prawym górnym rogu umożliwia uruchomienie nowej wersji przepływu pracy.
Dzięki temu możesz przetestować zmiany w przepływie pracy już skonfigurowanym w osobnej wersji, a następnie wybrać najlepszą wersję.
Aby przełączać się między wersjami, wybierz opcję z menu rozwijanego zawierającego numery wersji:
