Najprostszym sposobem zarządzania zasobami i ich dostępnością jest utworzenie zadania, którego czas wykonania jest równy czasowi potrzebnemu zasobom na jego wykonanie.
Utwórz zadania o czasie równym czasowi potrzebnemu na ich wykonanie
Na przykład Olivia musi zidentyfikować środki komunikacji dla projektu logo i przekazać swojemu koledze Williamowi wyniki badań przed 24 czerwca, aby mógł rozpocząć pracę nad projektem graficznym. Przewiduje, że to zadanie zajmie jej 3 dni.
1/ Tworzy zadanie: „Zidentyfikuj środki komunikacji”:
2/ W zakładce „Kiedy” zadania wskazuje, że zadanie będzie miało miejsce w dniach od 21 do 23 czerwca:
Dzięki temu możesz sprawdzić zajętość zasobów na podstawie czasu trwania zadań uwzględnionych w harmonogramie.
W ten sposób widok „Kto” w projekcie bezpośrednio pokazuje obciążenie pracą według zasobu w projekcie:
Ten sposób postępowania w pełni sprawdza się w widoku Kalendarze w trybie Wieloprojektowym, gdzie można śledzić obciążenie zasobów we wszystkich projektach, których dotyczą:
W tym widoku od razu zauważysz zmiany w harmonogramie. Na przykład, we wtorek 1 czerwca Olivia będzie musiała poświęcić pół dnia na projekt „Zaprojektuj nowe logo”, ale także dwa pełne dni na inne projekty. To daje jej dwa i pół dnia pracy w ciągu jednego dnia. Będziesz więc musiał dokonać wyboru i przesunąć dwa z trzech zadań.
Podsumowując, dopasowanie czasu trwania zadań do czasu przeznaczonego na zasoby umożliwia wizualizację ich dostępności poprzez sprawdzenie harmonogramów wszystkich projektów. Beesbusy sprawia, że jest to bardzo intuicyjne dzięki widokowi „Kto” w projekcie oraz widokowi Kalendarzy w trybie Multi-projektów, gdzie osoba odpowiedzialna za planowanie będzie miała pełny podgląd.
Głównym ograniczeniem tej metody
Jednak to podejście będzie miało swoje ograniczenia, gdy konieczne będzie rozróżnienie między czasem trwania zadania a obciążeniem pracą i przydzielonymi do niego zasobami. Konieczne będzie zatem wdrożenie zarządzania czasem rzeczywistym, obejmującego rejestrowanie czasu poświęconego na każde zadanie przez zaangażowane zasoby.