Jaka jest baza dokumentalna?
Dokumentacyjna baza projektu pozwala na:
- Wyświetl wszystkie załączniki przypisane do tego projektu lub do zadań w tym projekcie.
- Zarządzaj załącznikami (dodawaj, usuwaj, przeglądaj).
Oglądanie bazy dokumentalnej
Aby uzyskać dostęp do wszystkich załączników przypisanych do zadań projektu, przejdź do wybranego projektu i kliknij spinacz w prawym górnym rogu ekranu.
Można wyróżnić:
- Załączniki przypisane do zadań, których nazwy znajdują się w kolumnie „zadanie” na tablicy.
- Załączniki dodawane bezpośrednio do projektu bez nazwy w kolumnie „zadanie”.
Niektóre załączniki można wyświetlić podglądem, klikając ikonę oka po prawej stronie wiersza załącznika. Podgląd jest możliwy tylko w niektórych formatach:
- Obraz/bmp.
- Tekst/htm.
- Tekst/html.
- Obraz/jpg.
- Obraz/jpeg.
- Aplikacja/pdf.
- Obraz/png.
- Obraz/tiff.
- Tekst/zwykły.
Załączniki można pobrać klikając na ikonę strzałki w dół.
Jeśli nie możesz znaleźć załącznika, możesz go wyszukać po słowach lub liczbach, korzystając z paska wyszukiwania znajdującego się u góry bazy dokumentów:
Zarządzanie bazą dokumentalną
Dodawanie dokumentów do projektu
Do projektu można dodawać załączniki z bazy dokumentów.
Aby to zrobić, należy przejść do bazy dokumentów projektu i kliknąć przycisk „Dodaj załącznik”, ustawiając selektor na „Projekt”.
Możesz wybrać pomiędzy:
- Dodaj plik.
- Dodaj link.
Dodaj plik
Aby dodać plik, wystarczy kliknąć „plik”, a pojawi się okno umożliwiające wybranie pliku zapisanego na komputerze.
Po wybraniu załącznika zostanie on wyświetlony w bazie dokumentów z ikoną pobierania umożliwiającą otwarcie pliku.
Dodaj link
Aby dodać link, kliknij „Dodaj link”. Pojawi się takie okno:
Wypełnij pola „Nazwa” i „Link”, a następnie kliknij „Potwierdź”.
Podobnie jak w przypadku dodawania pliku, link zostanie wyświetlony w bazie danych dokumentów z ikoną strzałki skierowaną w prawo, umożliwiającą otwarcie linku.
Dodawanie dokumentów do zadań z bazy dokumentacyjnej
Można również dodawać dokumenty do zadań z bazy dokumentów.
Aby to zrobić, przejdź do bazy danych dokumentów projektu i kliknij przycisk „Dodaj załącznik”, ustawiając selektor na „Zadanie”.
Następnie możesz wybrać zadanie, do którego chcesz dodać załącznik.
Aby zarządzać załącznikami bezpośrednio w zadaniach projektu, kliknij poniższy link: https://www.beesbusy.com/resources/features/tasks/attachment-task/
Usuwanie dokumentu z bazy dokumentacyjnej
Aby usunąć dokumenty z projektu, przejdź do bazy dokumentów tego projektu i kliknij kosz po prawej stronie żądanego dokumentu.
Warto wiedzieć: usunięcie dokumentu jest nieodwracalne.
Wyświetlanie załączników zgodnie z uprawnieniami użytkownika
- Ograniczony dostęp tylko do odczytu: członkowie mający w projekcie status „ograniczony dostęp tylko do odczytu” mogą widzieć tylko załączniki zadań przypisanych do nich.
- Ograniczona edycja: Członkowie projektu ze statusem „ograniczona edycja” mogą czytać i dodawać załączniki tylko do zadań im przypisanych. Mogą usuwać tylko te załączniki, które sami dodali.
- Tylko do odczytu: Członkowie projektu mający uprawnienia „tylko do odczytu” mogą przeglądać wszystkie załączniki, ale nie mogą ich usuwać ani dodawać.