Indywidualny plan działania
Agenda to przegląd wszystkich zadań przypisanych użytkownikowi. Jest prezentowana w formacie miesięcznym, z zadaniami przypisanymi do poszczególnych dni.
Aby zobaczyć swój plan działania, kliknij Agenda na pasku bocznym po lewej stronie:
Oto jak wygląda Twój plan działania:
Kolor zadania w agendzie odpowiada kolorowi projektu, do którego należy.
Umieść wskaźnik myszy nad nazwą zadania, aby zobaczyć, do którego projektu i listy zadań należy dane zadanie, jaki jest jego stopień ukończenia, datę rozpoczęcia, datę zakończenia, czas trwania, unikalny numer referencyjny Twoich projektów i zadań oraz pola specjalne, jeśli ma to zastosowanie.
Edytowanie zadania
Kliknij zadanie w kalendarzu, aby je otworzyć i uzyskać dostęp do jego szczegółów: będziesz mógł je modyfikować i dodawać do niego treści.
Ustawienia widoku agendy
- Za pomocą strzałek wokół ikony kalendarza w lewym górnym rogu możesz poruszać się między miesiącami w harmonogramie:
- W prawym górnym rogu kalendarza znajduje się kolejna ikona kalendarza, która umożliwia wyświetlanie lub ukrywanie weekendów jednym kliknięciem:
- W prawym górnym rogu harmonogramu znajduje się menu rozwijane umożliwiające zarządzanie wyświetlaniem zadań: Ukryj czas, Zaplanowane, Wykonane, Zaplanowane + Wykonane:
Szczegółowy opis zawartości tych widoków znajduje się poniżej w sekcji „Zobacz i edytuj czasy”.
- W prawym górnym rogu znajduje się przycisk umożliwiający otwarcie panelu zarządzania synchronizacją agendy, eksportów lub importów:
Aby dowiedzieć się więcej o możliwych opcjach synchronizacji, zapoznaj się z artykułem:
Na koniec możesz zaznaczyć lub odznaczyć dwa pola w prawym górnym rogu:
- Wyświetl przypisane zadania: jeśli pole nie jest zaznaczone, widoczne są tylko zadania z zaplanowanym lub osiągniętym czasem.
- Pokaż czasy tasd: jeśli to pole nie jest zaznaczone, nie będzie już widać, czy zadanie jest zaplanowane na cały dzień czy na określony okres:
Zobacz i edytuj czasy
Widoki
Różne sposoby wyświetlania danych w agendzie:
- Zaplanowany czas
W tym widoku wyświetlane są planowane godziny i odpowiadające im wskaźniki obłożenia.
Jeśli pole wyboru „Wyświetl przypisane zadania” nie jest zaznaczone, zadania bez zaplanowanego czasu nie są widoczne.
- Osiągnięty czas
W tym widoku wyświetlane są osiągnięte czasy i odpowiadające im wskaźniki obłożenia.
Jeśli pole wyboru „Wyświetl przypisane zadania” nie jest zaznaczone, zadania bez podanych czasów wykonania nie są widoczne.
- Widok zaplanowanych i osiągniętych czasów
Tutaj podano wszystkie czasy, zarówno planowane, jak i osiągnięte, wraz z odpowiadającymi im wskaźnikami obłożenia.
Jeśli pole wyboru „Wyświetl przypisane zadania” nie jest zaznaczone, zadania bez określonego czasu nie są widoczne.
Dane czasowe po lewej stronie to czas planowany, a po prawej stronie to czas osiągnięty.
Warto wiedzieć: po wpisaniu osiągniętego czasu pole wprowadzania danych jest otoczone niebieską ramką.
Współczynniki obłożenia
Stopy obłożenia widoczne są na poziomie dnia, tygodnia i miesiąca.
Biorąc pod uwagę godziny planowane i zrealizowane, istnieją 2 wskaźniki obłożenia, jeden dla godzin planowanych (po lewej) i jeden dla godzin zrealizowanych (po prawej).
Piktogram pokazuje zajęty czas na zielono, a dostępny na szaro. Ten piktogram pokazuje procent przydzielonego czasu (np. 1 dzień = 100%).
Dzięki temu można sprawdzić, czy dana osoba ma jeszcze czas, czy też jest przeciążona pracą w danym dniu. Piktogram jest w kolorze czerwonym, aby przyciągnąć uwagę.
Liczba godzin przepracowanych dziennie
Przy obliczaniu wskaźnika obłożenia brana jest pod uwagę liczba godzin przepracowanych dziennie, innymi słowy Twoja dzienna dostępność do wykonywania zadań.
Przepracowane godziny muszą być określone na samym początku Twojego harmonogramu; każdy dzień tygodnia odpowiada określonej liczbie godzin.
Godziny wskazane u góry kalendarza, na przykład na poniedziałek, będą kaskadowo dotyczyć wszystkich poniedziałków w Twoim kalendarzu:
Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby w danym dniu zmodyfikować wartość domyślną, uwzględniając wyjątek. Na przykład, poniżej skorygowano liczbę godzin przepracowanych w środę, 3 września:
Bezpośredni dostęp do pól specjalnych
Aby wyświetlić pola specjalne, kliknij trzy kropki w prawym górnym rogu zadania:
Otworzy się okno, w którym możesz przeglądać i edytować pola specjalne.
Tworzenie zadania w agendzie
Możliwe jest utworzenie zadania z harmonogramu.
Aby to zrobić, kliknij przycisk „Nagraj”, a następnie „Nowe zadanie”.
Należy uzupełnić następujące elementy:
Możesz utworzyć zadanie w projekcie z poziomu agendy tylko wtedy, gdy masz odpowiednie uprawnienia w projekcie.
Dostęp do tworzenia zadań możesz uzyskać również za pomocą przycisku + po prawej stronie każdego dnia bieżącego miesiąca.
Rejestruj czas pracy i okresy niedostępności
Przenoszenie zaplanowanych czasów
Możesz przenieść zaplanowany czas, przeciągając i upuszczając, przed lub po dniu, w którym wprowadzono godzinę. Niebieskie pole wskaże, że można przenieść wybrany czas na wybrany dzień:
Zaplanowane przesunięcie czasowe jest możliwe tylko w określonych warunkach:
- Musisz mieć status twórcy/administratora lub uprawnienia do modyfikacji w projekcie, do którego należy zadanie.
- Musisz być w widoku zaplanowanych godzin w harmonogramie.
Należy pamiętać, że ograniczenia harmonogramu (link+kamień milowy) mogą uniemożliwić przeniesienie terminu.
Zapisz swoje czasy
Możesz wprowadzić planowany lub wykonany czas realizacji zadania w jednym ze swoich projektów, nawet jeśli zadanie to nie pojawia się w Twoim kalendarzu (zadanie pojawia się w kalendarzu, jeśli jest zaplanowane na przeglądany okres i jeśli jesteś do niego przypisany).
Aby to zrobić, kliknij przycisk „Nagraj” znajdujący się nad Twoim dziennikiem, a następnie „Czas”.
Wypełnij arkusz czasu, który się otworzy:
Wprowadzony czas jest automatycznie wyświetlany na karcie „Kto” w zadaniu oraz w podsumowaniu czasu w różnych widokach.
Dostęp do arkusza czasu pracy można uzyskać również za pomocą przycisku + po prawej stronie nazwy i daty każdego dnia.
Dodaj okres wolny
Możesz dodać swoją niedostępność do kalendarza, klikając przycisk „Zapisz”, a następnie „Dzień wolny”.
Wypełnij arkusz niedostępności, który się otworzy:
Okres nieobecności automatycznie generuje wskaźnik obłożenia, który jest widoczny w kalendarzu wraz z czasem trwania i okresem niedostępności.
Warto wiedzieć: aby wyświetlić agendę innego użytkownika, przejdź do swojej listy użytkowników i kliknij osobę, którą chcesz zobaczyć. Dostęp do jego agendy można uzyskać, klikając ikonę agendy pod inicjałami lub zdjęciem profilowym. (Zobacz artykuł Profil użytkownika: https://www.beesbusy.com/resources/features/members/member-profile/).
Dostęp do planów zajęć innych członków zespołu można uzyskać również poprzez plan zajęć zespołu, klikając ikonę planu zajęć po prawej stronie imion i nazwisk członków, jak wskazano w artykule na ten temat dostępnym tutaj: https://www.beesbusy.com/resources/features/agenda/how-can-i-easily-view-my-teams-workload-plan/
Możesz zobaczyć zadania niedostępne, czyli zadania projektu, do których nie masz dostępu. Zadania te są oznaczone kolorem szarym.
Jeśli bierzesz udział w projekcie, którego nie jesteś administratorem, a członek, którego kalendarz przeglądasz, ma poufne zadania, do których nie zostałeś przypisany, te poufne zadania również pojawią się pod nazwą „Zadanie niedostępne”, ale będą miały kolor projektu.
Podobnie, jeśli masz status „tylko do odczytu” lub „tylko do edycji” w projekcie, zadania tego członka będą miały nazwę „Zadanie niedostępne”. Będą one miały kolor projektu, do którego należą.
W kolorze różowym: zadanie jest częścią projektu, nad którym współpracujesz, a Twój status to ograniczony do edycji lub ograniczony do odczytu. Może to być również zadanie poufne.
Na szaro: zadanie jest częścią projektu, w którym nie bierzesz udziału.