チームワークを促進し、生産性を最適化するように設計された共同作業ツールが数多く登場しています。
しかし、これらのツールが目的を達成することは稀で、ユーザーからすぐに放棄されてしまいます。場合によっては、ソリューションが全ユーザーに展開される前に放棄されてしまうこともあります。
同時に、チームはますます多くのタスクを、ますます短くなる理論上の期限内に完了させなければならず、負担が増大しています。従業員へのこうしたプレッシャーは、離職率、燃え尽き症候群、その他の問題を引き起こします。
逆説的な状況
自分たちを組織化するために利用できるツールがますます増えているにもかかわらず、私たちはなぜこのような一見矛盾した状況に陥ってしまうのでしょうか?
ツールの急増が個人の過労につながるのでしょうか?
ツールの急増は確かに私たちの行動を断片化し、努力の分散につながりますが、それが主な理由ではありません。私たちは常にこれらの問題に直面してきましたが、今日では利用可能なツールが増えたため、これらの問題はさらに顕著になっています。
どのようなツールを使用するかに関係なく、効果的に作業し、タスクを調整し、期限を守るためには使用する方法が必要です。
では、この方法とは何でしょうか？方法は1つだけですか、それとも複数ありますか？
方法はいくつかあると思うかもしれませんが、実際には 1 つしかありません。
実際、現実的なスケジュールを作成し、チームが効果的に作業できるようにする唯一の方法は、チームの他の制約を考慮しながら作業負荷を評価し、計画を立てることです。
2つの例
最もよくある 2 つの例:
例1：
月曜日の朝のチームミーティング:
クリスティン、マネージャー:「ジャン、この作業を完了するにはどれくらい時間がかかりますか?」
ジャン:「10日かかります。」
クリスティン: 「来週の金曜日までに終わるんですよね?」
ジャン:「はい。」
クリスティン: 「わかりました」
2週間後、月曜日の朝のチームミーティング:
クリスティン: 「それで、ジャン、終わったの?」
ジャン:「いいえ、まだ終わらせる時間がありませんでした。」
クリスティン: 「ああ、それは残念ですね。エリックが次のプロジェクトに取り掛かってくれることを期待していたんです。」
ジャン：「分かってるよ。でも、他のことで忙しかったんだ。フレデリックと問題解決に取り組まなきゃいけなかったし、サイモンと別のプロジェクトにも取り組んでたし、先週はずっと計画していた休みも取れたしね。」
クリスティン:「それではいつ終わると思いますか?」
ジーン: 「よく分かりませんが、今週末までにはそうなることを願っています。」
ジャンはクリスティーヌの失望を感じ取ります。仕事が延期されるのでチームの周りで不安を感じ、もうコミットする勇気がありません。
期限が守られておらず、クリスティンは作業がいつ完了するかを把握していないため、次のステップを正確に計画することができません。
例2：
マネージャーのピエールは、チームのすべてのタスクを計画し、可視化しました。彼は各タスクに1人または複数のメンバーを割り当て、タスクの順序に注意を払いながらスケジュールを作成し、主要なステップを示すマイルストーンを設定しました。
ピエールは、週の始まりとして月曜日の朝に仕事の結果を発表します。
全員がロードマップを持って出発し、翌週の月曜日に再度会合を開き、今後の作業内容を確認し、次のタスク（次のスプリント）を開始することに同意しました。ピエールは、作業が確実に完了するという確信と自信を得ました。
残念ながら、多大な努力と綿密な計画にもかかわらず、チームメンバーは誰もスケジュールに間に合わず、タスクを完了することができませんでした。
プレゼンテーション会議中に誰も計画に異議を唱えなかったため、ピエールは困惑してイライラし、チームの取り組みに疑問を抱いています。
ピエールはスケジュールとロードマップを作成してチームメンバーの作業を楽にしようと努力しましたが、チームメンバーはピエールの期待に応えられなかったことに失望しています。
タスクが時間どおりに完了しなかった理由を誰も本当に理解しておらず、このシナリオが容赦なく繰り返され、チーム間に緊張と燃え尽きが生じます。チームは最善を尽くそうと奮闘するか、逆に、同様に有害な離脱につながります。
問題の原因：作業負荷計画の欠如
私たちはどうしてこのような状況に陥るのでしょうか。また、これら 2 つのシナリオにはどのような共通点があるのでしょうか。
どちらの場合も、問題の原因は同じです。つまり、既存の制約を考慮して作業負荷が計画されていないのです。
例1では、ジーンは作業量を10日間と見積もっていますが、作業量と期間を同一視しています。また、彼は2週間（週5日）で作業を完了できると述べています。
しかし、ジーンはこの期間中に発生する可能性のある他のタスクや制約（社内の問題、進行中の別のプロジェクト、以前から予定していた休暇など）を考慮していません。これらの他のタスクと制約は、この期間に5日間の作業負荷となり、延期することはできません。
現実的な計画とは、10日間の作業負荷と5日間の制約を同じ期間に配分することです。したがって、合計作業負荷は15日間となり、作業完了までの現実的な期間は15日間、つまり3週間となります。
2つ目の例では、タスクの作業負荷は評価されていません。この場合、ピエールは、各タスクの作業負荷が1日分しかないにもかかわらず、チームメンバー1人につき週8つのタスクを簡単にスケジュールできます。
したがって、問題のチーム メンバーが週が始まる前であってもスケジュールを満たすことは不可能です。
現実的な計画
現実的な計画を立てるには、各タスクの作業負荷を評価し、それに応じてスケジュールを組む必要があります。ピエールはすぐに、5日間でスケジュールを完了するのは不可能だと気づきます。そこで、3つのタスクを翌週に移動することができます。この演習のもう1つの利点は、タスクの優先順位付けを行い、どのタスクを1週目に残し、どのタスクを2週目に移動するかを決定することです。
現実的なスケジュールを立て、効率的に仕事をするための鍵、そして唯一の方法は、制約条件を考慮しながら作業負荷を評価し、配分することです。会議や予期せぬ出来事（必ず起こるものですが…）などに伴う作業負荷も計画しておくことをお勧めします。
目標は、計画と監視の方法、およびチームの自主性のレベルに応じて、各チーム メンバーの稼働率が日、週、月で 100% に近づくようにすることです。
従業員の休暇時間と労働時間も考慮することが重要です。これらは従業員によって異なります（4時間/5時間、35時間、36時間、38.5時間など）。
週 28 時間勤務する人に割り当てられる作業負荷は、週 35 時間勤務する人に割り当てられる作業負荷と同じにすることはできません。
占有率の計算では、これらの要素を考慮して警告を発し、現実的なスケジュールを作成できるようにする必要があります。
重要な仕事
この仕事は非常に重要かつ貴重です。可視性を提供し、チームが効率的に作業し、期限を守れるようにすることは、プロジェクトマネージャーにとってやりがいのあることです。
ただし、タスクの期間とそれに割り当てられた作業負荷の区別は直感的ではなく、基本的な反射神経を養うための学習が必要です。
一度理解してしまえば、これは非常に強力なツールになります。30 日間の作業負荷があるとしても、プロジェクトに 3 人のフルタイム担当者を割り当てれば、10 日間で作業を完了できます。
その後、さらに進んで、チームメンバーのスキル、タスクの順序、欠勤、タスクの進捗状況などに基づいて、チームメンバーの貢献を最適化できます。
まさにパフォーマンスと生産性を高めるツールです。