リソースとその可用性を管理する最も簡単な方法は、リソースがタスクを完了するのにかかる時間に等しいタスクを作成することです。
これらのタスクを完了するのにかかる時間と同じ量のタスクを作成します
例えば、オリビアはロゴデザインプロジェクトのためのコミュニケーションメディアを特定し、同僚のウィリアムがグラフィックデザイン作業を開始できるように、6月24日までに調査結果を彼に提供する必要があります。彼女はこの作業に3日かかると予測しています。
1/彼女は「コミュニケーションメディアを特定する」というタスクを作成します。
2/ タスクの「いつ」タブで、タスクが6月21日から6月23日に行われることを示します。
こうすることで、スケジュール上のタスクの期間と一致するリソースの占有状況を把握できるようになります。
したがって、プロジェクトの「Who」ビューには、プロジェクトのリソース別の作業負荷が直接表示されます。
この方法は、マルチプロジェクト モードのカレンダー ビューでその真価を発揮します。このビューでは、影響を受けるすべてのプロジェクトのリソースの作業負荷を追跡できます。
このビューでは、スケジュールの変更点がすぐに分かります。例えば、6月1日（火）には、オリビアは「新しいロゴのデザイン」プロジェクトに半日、さらに別のプロジェクトに丸2日を費やす必要があります。つまり、彼女は1日で2日半分の仕事をこなさなければなりません。そのため、3つのタスクのうち2つをシフトする必要があるでしょう。
まとめると、タスクの期間とリソースに費やす時間を一致させることで、すべてのプロジェクトのスケジュールを参照しながら、リソースの可用性を視覚化できるようになります。Beesbusyでは、プロジェクトの「担当者」ビューとマルチプロジェクトモードのカレンダービューにより、非常に直感的にこれを実現しています。これにより、計画担当者は全体像を把握できます。
この方法の主な限界
しかし、タスクの所要時間と作業量、そして割り当てられたリソースを区別する必要がある場合、このアプローチには限界があります。そのため、関係するリソースの各タスクにおける時間を記録するなど、リアルタイム管理を実装する必要があります。